Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité explique comment Bentokai collecte, utilise et protège les données personnelles lorsque vous utilisez notre plateforme sur app.bentokai.com, y compris les fonctionnalités facultatives de connexion bancaire (open banking).

1. Qui nous sommes

Bentokai (« Bentokai », « nous ») exploite une plateforme de gestion d'entreprise destinée aux sociétés et à leurs marques. Pour les données personnelles décrites ici, Bentokai agit en qualité de responsable du traitement. Vous pouvez nous contacter à privacy@bentokai.com.

2. Informations que nous collectons

• Données de compte et de profil : nom, adresse e-mail, langue et préférences d'affichage, et données d'authentification (les mots de passe ne sont stockés que sous forme de hachages salés ; clés d'accès [passkeys] lorsque vous les activez).
• Contenu que vous ajoutez : les comptes, marques, contacts, informations de facturation et enregistrements similaires que vous créez dans la plateforme.
• Informations sur les comptes bancaires : lorsque vous choisissez de connecter un compte bancaire, les soldes et l'historique des transactions de ce compte (voir la section 3).
• Données techniques : sessions de connexion, informations sur l'appareil et le navigateur, adresse IP et localisation approximative (pays et fournisseur d'accès à internet, obtenus lors de la connexion et affichés sur votre page Sécurité), ainsi qu'un journal d'activité des actions effectuées dans le panneau, utilisés à des fins de sécurité et d'assistance.
• Engagement e-mail : pour les e-mails que la plateforme vous envoie (e-mails de factures et d'assistance ; les e-mails de sécurité, tels que la réinitialisation du mot de passe, ne sont pas suivis), nous enregistrons la distribution, l'ouverture éventuelle de l'e-mail (un pixel de suivi) et les liens cliqués, avec horodatage.

3. Informations sur les comptes bancaires et open banking

La fonctionnalité Trésorerie de Bentokai vous permet de connecter vos propres comptes bancaires afin de consulter leurs soldes et mouvements au sein de la plateforme. Cet accès est :

• Expressément autorisé par vous auprès de votre propre banque. Vous vous authentifiez directement sur la page de votre banque ou de votre prestataire : nous ne voyons ni ne stockons jamais vos identifiants de banque en ligne.
• En lecture seule. Nous récupérons uniquement les détails du compte, les soldes et les transactions. Bentokai n'initie aucun paiement et ne déplace aucun fonds.
• Fourni par des prestataires de services d'information sur les comptes (AISP) agréés — Enable Banking et, le cas échéant, GoCardless Bank Account Data — réglementés pour fournir un accès open banking au titre de la DSP2. Ils facilitent la connexion à votre banque sur votre instruction.

Les soldes et transactions importés servent uniquement à afficher vos informations financières au sein de votre espace de travail Bentokai et ne sont visibles que par les utilisateurs auxquels vous avez accordé l'accès à cette marque.

4. Comment nous utilisons vos données et nos bases légales

• Pour fournir le service auquel vous avez souscrit (exécution d'un contrat).
• Pour connecter et afficher vos données bancaires (votre consentement explicite, que vous pouvez retirer à tout moment en déconnectant le compte).
• Pour assurer la sécurité du service : authentification, prévention de la fraude et journal d'activité (notre intérêt légitime à exploiter un service sécurisé).
• Pour lire les documents que vous importez : lorsque vous importez une facture au format PDF et qu'elle ne peut pas être lue automatiquement, un extrait de son texte (jusqu'aux ~12 000 premiers caractères) est envoyé à notre prestataire d'IA (Anthropic) afin d'identifier les champs de la facture, dans le seul but de terminer l'importation que vous avez demandée. Le même prestataire assure les traductions facultatives de l'interface.
• Pour mesurer l'engagement e-mail : distribution, ouvertures et clics sur les liens des e-mails de la plateforme (notre intérêt légitime à confirmer que les e-mails transactionnels vous parviennent).
• Pour respecter les obligations légales lorsqu'elles s'appliquent.

5. Partage et sous-traitants

Nous ne vendons pas de données personnelles. Nous les partageons uniquement avec des prestataires de services agissant pour notre compte dans le cadre d'accords appropriés, et seulement dans la mesure nécessaire à la fourniture du service :

• notre hébergeur ;
• les prestataires d'open banking nommés à la section 3, lorsque vous connectez un compte ;
• Anthropic, PBC (États-Unis) — traite le texte extrait des factures lorsque vous utilisez l'importation de PDF décrite à la section 4, ainsi que le texte des traductions du catalogue et du centre d'aide ;
• ip-api.com — reçoit votre adresse IP lors de la connexion afin de fournir les informations de pays et de fournisseur d'accès affichées sur votre page Sécurité.

6. Transferts internationaux

Vos données sont principalement traitées au sein de l'Espace économique européen. Les prestataires d'extraction de documents par IA et de géolocalisation à la connexion nommés à la section 5 traitent des données aux États-Unis ; pour ces transferts et tout autre transfert hors de l'EEE, nous nous appuyons sur des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

7. Conservation des données

Nous conservons vos données tant que votre compte est actif et aussi longtemps que nécessaire pour fournir le service. Lorsque vous déconnectez un compte bancaire, les soldes et transactions stockés sont supprimés de cette connexion. Vous pouvez nous demander de supprimer votre compte et les données associées comme décrit ci-dessous.

8. Vos droits

Conformément au RGPD, vous avez le droit d'accéder à vos données personnelles, de les rectifier, de les effacer, d'en limiter le traitement ou de vous y opposer, à la portabilité des données et au retrait de votre consentement à tout moment. Pour exercer ces droits, contactez privacy@bentokai.com. Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de votre autorité locale de protection des données (en Espagne, l'Agencia Española de Protección de Datos).

9. Sécurité

Nous protégeons les données par le chiffrement en transit, le hachage des identifiants et le chiffrement au repos des champs sensibles, tels que les coordonnées et les identifiants financiers connectés. L'accès est encadré par des autorisations par utilisateur.

10. Cookies

Nous n'utilisons que les cookies strictement nécessaires pour vous maintenir connecté et mémoriser des préférences de base. Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires ni de suivi tiers.

11. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. Les modifications substantielles seront reflétées ici.

12. Contact

Questions sur cette politique ou vos données : privacy@bentokai.com.