Política de Privacitat

Aquesta Política de Privacitat explica com Bentokai recull, utilitza i protegeix les dades personals quan fas servir aquest lloc web i la nostra plataforma a app.bentokai.com, incloses les funcions opcionals de connexió bancària (open banking) i de xarxes socials, el connector per a aplicacions d'IA i l'API (a api.bentokai.com), i quan visites un lloc web o fas servir una pàgina que un dels nostres clients gestiona amb Bentokai.

1. Qui som

Bentokai està operat per Umai Media, S.L. (NIF ESB26634485), Calle San Gerardo 50, 28035 Madrid, Espanya («Umai Media», «nosaltres»). Ens pots contactar a privacy@bentokai.com.

Quan som responsables del tractament. Umai Media, S.L. és el responsable del tractament de les dades personals de les persones que tenen un compte a Bentokai i el fan servir (les seves dades de compte, de perfil i d'autenticació), de les dades de seguretat i tècniques descrites a la secció 2 i de les dades que es tracten a través d'aquest lloc web. Aquesta política descriu principalment aquest tractament.

Quan tractem dades per compte dels nostres clients. Les dades de negoci que els nostres clients introdueixen a Bentokai, com ara els seus contactes, els clients i proveïdors de les seves factures i altres registres, les persones que apareixen a les transaccions bancàries que importen i les dades personals d'altres persones als perfils de xarxes socials que connecten (com ara els noms i el contingut de comentaris, ressenyes i missatges), les tracta Umai Media per compte del client, d'acord amb el contracte d'encàrrec del tractament de la secció 12 de les nostres Condicions del Servei. El mateix passa amb les dades de les persones a qui els nostres clients atenen a través de Bentokai: els visitants dels seus llocs web, les persones que hi fan cerques i les persones que se subscriuen a les seves pàgines d'estat o fan servir els seus portals de suport i de projectes (vegeu la secció 2). Pel que fa a aquestes dades, el client és el responsable del tractament i decideix per a què i com s'utilitzen; nosaltres actuem únicament seguint les seves instruccions.

2. Informació que recollim

Dades de compte i perfil: nom, correu electrònic, idioma i preferències de visualització, i dades d'autenticació (les contrasenyes s'emmagatzemen únicament com a hash amb sal; claus d'accés [passkeys] quan les actives).
Contingut que hi afegeixes: els comptes, marques, contactes, dades de facturació i registres similars que crees a la plataforma, i les factures de proveïdors que lliuren les integracions i les bústies de correu que connecta una marca (per trobar factures en una bústia, Bentokai llegeix el remitent, l'assumpte i les dades dels adjunts dels seus missatges, i mai no modifica la bústia). Les dades personals d'altres persones que figuren en aquests registres, com ara contactes, clients i proveïdors, són dades de negoci que tractem per compte del client (vegeu la secció 1).
Informació de comptes bancaris: quan decideixes connectar un compte bancari, els saldos i l'historial de transaccions d'aquest compte (vegeu la secció 3). Les persones que apareixen en aquestes transaccions formen part de les dades de negoci del client (vegeu la secció 1).
Dades de xarxes socials: quan una marca connecta els seus perfils de xarxes socials, l'autorització de cadascun, les dades públiques dels perfils, el contingut publicat a través de Bentokai, les estadístiques de rendiment dels perfils i de les seves publicacions i, si la marca activa la safata d'entrada, els comentaris, ressenyes i missatges que reben (vegeu la secció 4, que explica també quina part d'aquestes dades tractem per compte del client).
Aplicacions d'IA connectades: quan connectes una aplicació d'IA a Bentokai mitjançant el connector descrit a la secció 7 de les nostres Condicions del Servei, les dades que l'aplicació facilita sobre si mateixa (com ara el seu nom, el seu lloc web, les adreces a les quals torna després que l'aprovis i, en una aplicació que es registra ella mateixa a Bentokai, l'adreça IP des de la qual es va registrar); un registre de cada connexió (qui la va fer, amb quina aplicació, si l'aplicació pot fer canvis, on torna, quan es va fer i quan caduca, i quan es va fer servir per última vegada i des de quina adreça IP), que es mostra a la teva pàgina de Seguretat, on pots acabar la connexió; i els codis i tokens que l'aplicació fa servir per accedir a Bentokai, que emmagatzemem només com a hash irreversible (SHA-256), a partir del qual no es poden recuperar. L'adreça IP des de la qual una aplicació es registra o sol·licita tokens també s'utilitza breument per prevenir abusos (limitació del nombre de sol·licituds). El que una aplicació connectada llegeix de Bentokai o hi canvia, com ara els contactes d'una marca o els informes de la seva analítica web, forma part de les dades de negoci del client (vegeu la secció 1).
Claus d'API: de cada clau d'API creada per a una marca (vegeu la secció 7 de les nostres Condicions del Servei), el seu nom, el seu accés (lectura, o lectura i modificació), la seva marca, la persona que la va crear (el seu nom i la seva adreça de correu electrònic, que es queden amb la clau encara que aquesta persona se'n vagi), quan es va crear, la seva caducitat si se'n va triar una, i quan i des de quina adreça IP es va fer servir per última vegada. La clau en si només es desa com a hash irreversible (SHA-256) i els seus 16 primers caràcters, a partir dels quals no es pot recuperar, ni tan sols per part nostra. L'adreça IP des de la qual es fa cada canvi amb una clau queda anotada juntament amb aquest canvi al registre d'activitat (secció 8). Quan una sol·licitud feta amb una clau porta una clau d'idempotència, un valor que permet al programari del client repetir una sol·licitud sense crear dues vegades el mateix contacte o la mateixa nota, desem un registre que indica que aquesta sol·licitud va crear aquest contacte o aquesta nota (identificadors i un hash de la sol·licitud únicament, mai el seu contingut), que es fa servir durant 24 hores i s'elimina en el transcurs del dia següent. El que el programari del client llegeix o canvia mitjançant una clau, com ara els contactes d'una marca o els informes de la seva analítica web, forma part de les dades de negoci del client (vegeu la secció 1).
Dades tècniques: sessions d'inici de sessió, informació del dispositiu i del navegador, adreça IP i ubicació aproximada (país i proveïdor d'internet, consultats en iniciar la sessió i mostrats a la teva pàgina de Seguretat), i un registre d'activitat de les accions fetes al tauler, utilitzats per seguretat i suport. Els nostres servidors web també registren cada sol·licitud que reben, incloses les que fan els visitants dels llocs web i de les pàgines públiques dels nostres clients (adreça IP, agent d'usuari del navegador, l'adreça sol·licitada, la pàgina de procedència i l'hora), per motius de seguretat i per resoldre problemes tècnics.
Interacció amb el correu: per als correus que envia la plataforma (com ara els correus de factures, les respostes de suport i els informes programats; els correus de seguretat, com el restabliment de contrasenya, no es rastregen), registrem el lliurament, si el correu s'ha obert (un píxel de seguiment) i en quins enllaços s'ha fet clic, amb marques de temps. També desem un registre de cada correu que envia la plataforma, inclosos els de seguretat: el destinatari, l'assumpte i el contingut, i si s'ha enviat. En els correus que un client envia als seus propis clients a través de Bentokai, com ara les factures, aquests registres formen part de les dades de negoci d'aquest client (vegeu la secció 1).
Dades de les persones a qui atenen els nostres clients: quan un client fa servir les funcions següents, tractem per compte d'aquest client (vegeu la secció 1) dades dels visitants dels seus llocs web i de les persones que fan servir les seves pàgines públiques. Si vas visitar o fer servir algun d'aquests llocs o pàgines, el client que el gestiona és el responsable del tractament i a qui t'has d'adreçar en primer lloc. En totes aquestes pàgines i punts d'accés, l'adreça IP també s'utilitza breument per prevenir abusos (limitació del nombre de sol·licituds).
- Analítica web: un script (l'«etiqueta») al lloc web del client ens envia, per cada pàgina vista, l'adreça i el títol de la pàgina, la pàgina de procedència, els paràmetres de campanya de l'enllaç (com ara utm_source), l'idioma del navegador, la mida de la pantalla i de la finestra i el temps passat a la pàgina i, quan el client ho activa, les adreces dels enllaços on es fa clic. A partir de la sol·licitud determinem el tipus de dispositiu, el navegador i el sistema operatiu, si la visita prové d'un rastrejador automatitzat, i el país, la regió i la ciutat. Per comptar visitants sense identificar-los, obtenim un codi de visitant a partir de l'adreça IP i de l'agent d'usuari del navegador amb una clau secreta que canvia cada dia; la clau de cada dia es destrueix al cap de dos dies i, a partir d'aleshores, ningú, ni tan sols nosaltres, no pot vincular els codis d'aquell dia a una adreça IP. L'adreça IP en si no s'emmagatzema amb les dades d'analítica. Per a la ubicació, només s'envia a ip-api.com la part de xarxa de l'adreça (els tres primers dels quatre números d'una adreça IPv4, o els primers 48 bits d'una adreça IPv6). L'etiqueta no instal·la cookies ni emmagatzema res al dispositiu del visitant i, llevat que el client ho hagi desactivat, un navegador que envia el senyal Global Privacy Control només envia un senyal buit, que es compta sense cap altra dada. Les dades s'emmagatzemen en una base de dades als nostres propis servidors (secció 6).
- Detecció de rastrejadors: per comptar les visites de rastrejadors automatitzats, com ara els dels cercadors i els d'IA, el client també pot afegir una imatge a les seves pàgines o fer que el seu propi servidor comuniqui les visites de rastrejadors que rep, amb la pàgina, l'agent d'usuari i l'adreça IP. Contrastem cada comunicació amb la nostra pròpia llista de rastrejadors, i la identitat que declara un rastrejador amb els rangs d'adreces que publica el seu operador, i descartem les comunicacions sobre persones.
- Velocitat de les pàgines: un script que el client pot afegir a les seves pàgines comunica la rapidesa amb què carreguen i responen per als seus visitants, i el tipus de dispositiu. Es conserva només com a recomptes per interval de valors i per dia, sense l'adreça de la pàgina, l'adreça IP, l'agent d'usuari ni cap altre identificador; les visites de rastrejadors es descarten.
- Cerca al lloc: els termes que els visitants van escriure al cercador del lloc web del client i quantes vegades es va cercar cadascun, llegits del mateix servidor de cerca del client. Rebem termes i recomptes, no qui va fer la cerca, tot i que un terme pot contenir dades personals si un visitant les hi va escriure.
- Rendiment als cercadors: les consultes de la Cerca de Google i les pàgines a través de les quals es va trobar el lloc web del client, amb els totals de clics i impressions, tal com els facilita Google Search Console; Google no ens indica qui va fer la cerca.
- Pàgines d'estat: l'adreça de correu electrònic de qui se subscriu a la pàgina d'estat d'un client per rebre avisos d'incidències (emmagatzemada xifrada), si ha confirmat la subscripció i els correus que se li envien. Cada avís inclou un enllaç per donar-se de baixa.
- Portal de suport: quan algú obre un tiquet al portal de suport d'un client (a portal.bentokai.com) o mitjançant un formulari del lloc web del client que l'envia a Bentokai, el seu nom, la seva adreça de correu electrònic i, si l'indica, el seu telèfon, l'assumpte del tiquet, els missatges i les imatges adjuntes i, en un tiquet enviat des del lloc web del client, les dades tècniques que aquest lloc hi envia (com ara l'adreça IP, l'agent d'usuari del navegador i la pàgina de procedència).
- Portal de clients de projectes: quan un client convida un dels seus contactes a seguir un projecte al seu portal, la invitació, quan es va fer servir el portal per darrera vegada i els comentaris i fitxers que el contacte hi afegeix.

3. Informació de comptes bancaris i open banking

La funció de Tresoreria de Bentokai et permet connectar els teus propis comptes bancaris per consultar-ne els saldos i moviments dins de la plataforma. Aquest accés és:

Autoritzat expressament per tu al teu propi banc. T'autentiques directament a la pàgina del teu banc o proveïdor: mai no veiem ni emmagatzemem les teves credencials de banca electrònica.
De només lectura. Només obtenim les dades del compte, els saldos i les transaccions. Bentokai no inicia pagaments ni mou diners.
Prestat a través de proveïdors de serveis d'informació sobre comptes (AISP) autoritzats: Enable Banking i, quan escaigui, GoCardless Bank Account Data, regulats per oferir accés d'open banking d'acord amb la PSD2. Faciliten la connexió amb el teu banc segons les teves instruccions.

Els comptes de Wise i Qonto també es poden connectar directament a través de les interfícies d'aquests proveïdors, iniciant sessió al proveïdor o amb una clau d'API que hi crees, que emmagatzemem xifrada; aquest accés també és de només lectura.

Els saldos i transaccions importats s'utilitzen únicament per mostrar la teva informació financera dins del teu espai de treball de Bentokai i només són visibles per als usuaris a qui has concedit accés a aquesta marca.

4. Comptes de xarxes socials

La funció Social de Bentokai permet a una empresa connectar els perfils de xarxes socials que gestiona per publicar i programar publicacions, veure el rendiment dels seus perfils i publicacions i, quan activa la safata d'entrada, llegir i respondre comentaris, ressenyes i missatges des d'un sol lloc.

Com funciona la connexió. Un usuari amb permís sobre una marca connecta una pàgina de Facebook, un compte professional d'Instagram, una pàgina d'empresa de LinkedIn o una ubicació de Perfil d'Empresa de Google a través de la pantalla d'autorització pròpia d'aquesta plataforma, que mostra a què demana accedir Bentokai. Mai no veiem ni emmagatzemem la teva contrasenya d'aquesta plataforma. L'accés es pot revocar en qualsevol moment, a Bentokai o a la plataforma (vegeu «Desconnexió i supressió» més avall).

Què rebem i emmagatzemem.

L'autorització: els tokens d'accés i d'actualització que emet la plataforma (xifrats en repòs), els permisos concedits i la data en què caduquen, i l'identificador d'usuari i el nom a la plataforma de la persona que va connectar el perfil.
Els perfils connectats: l'identificador, el nom, el nom d'usuari, l'adreça web, la foto de perfil i el nombre de seguidors de cada perfil, que s'actualitzen cada dia mentre el perfil està connectat.
Contingut per publicar: els textos, enllaços, imatges i vídeos que els usuaris creen a Bentokai per publicar-los, que s'envien a la plataforma en el moment de la publicació, i després l'identificador i l'enllaç de la publicació. Algunes plataformes obtenen les imatges i els vídeos des d'una adreça web en lloc d'acceptar-ne la pujada, de manera que, mentre es publica, hi ha una còpia pública temporal del fitxer en una adreça impossible d'endevinar, durant 48 hores com a màxim.
Estadístiques de rendiment: xifres diàries de cada perfil connectat, com ara visualitzacions, abast, interaccions, clics i seguidors guanyats i perduts (i, en el cas del Perfil d'Empresa de Google, xifres com ara trucades, clics al lloc web i sol·licituds d'indicacions), i xifres de cada publicació i de cada història d'Instagram, com ara visualitzacions, abast, reaccions, comentaris i vegades que s'ha compartit. De cada publicació desem també el tipus, la data i l'enllaç, els primers 280 caràcters del seu text i, en les publicacions de Facebook i Instagram dels darrers 90 dies, una còpia reduïda de la seva imatge. Això inclou les publicacions fetes directament a la plataforma i no a través de Bentokai. Un procés automàtic copia aquestes xifres de les plataformes, i les pàgines i els informes de Bentokai llegeixen aquesta còpia. Les xifres són totals: no rebem la identitat de les persones que s'hi compten, ni cap desglossament de l'audiència per edat, sexe o ubicació.
Comentaris, ressenyes i missatges, només en les marques en què qui les gestiona ha activat la safata d'entrada, que està desactivada per defecte (fins aleshores no se'n llegeix cap): els comentaris a les publicacions de Facebook, Instagram i LinkedIn de la marca, els missatges directes enviats a la seva pàgina de Facebook i al seu compte d'Instagram (com a màxim els 20 missatges més recents de cada conversa, que és tot el que faciliten les plataformes) i les ressenyes de les seves ubicacions de Perfil d'Empresa de Google, amb la seva puntuació en estrelles. De cadascun desem el text, quan es va escriure o editar per última vegada, si s'ha amagat i el nom públic o el nom d'usuari del seu autor tal com el facilita la plataforma: en una ressenya de Google, el nom de qui l'escriu llevat que sigui anònima; a LinkedIn, cap nom (l'autor hi figura com a «un membre de LinkedIn»). En una conversa de missatges directes desem també l'identificador a la plataforma de la persona que escriu, necessari per respondre-li. Mai no desem fotos de perfil, fotos ni altres fitxers adjunts, ni, a Google, la valoració mitjana ni el nombre de ressenyes d'una ubicació. També desem les respostes que els usuaris de la marca escriuen a Bentokai, que s'envien a la plataforma, amb qui va enviar cadascuna, quan i el seu estat, així com l'estat de cada conversa, l'usuari a qui està assignada i si s'ha llegit.

Informes periòdics d'estadístiques per correu. Si qui gestiona una marca els activa, Bentokai envia per correu un resum setmanal o mensual de les estadístiques de la marca, amb les seves publicacions més destacades, als usuaris que tenen accés a aquestes estadístiques. Cada destinatari pot deixar de rebre'l en qualsevol moment, a la pàgina d'estadístiques o mitjançant l'enllaç que inclou cada correu, que funciona sense iniciar sessió. En les publicacions de LinkedIn, el correu només mostra les xifres, el tipus de publicació i la data, mai el text ni l'enllaç. Aquests correus s'envien i es registren com els altres correus de la plataforma (secció 2).

La safata d'entrada. La safata d'entrada existeix únicament perquè l'equip de la marca pugui llegir i respondre el que la gent escriu als seus perfils, amagar o mostrar comentaris a Facebook i Instagram i saber quines converses s'han atès. Les respostes només s'envien quan un usuari les escriu i les envia: Bentokai mai no respon automàticament i no fa servir intel·ligència artificial per llegir, classificar ni respondre el que rep. Un missatge directe només es pot respondre dins de les 24 hores següents a l'últim missatge de la persona. El contingut de la safata d'entrada no es pot exportar i no es vincula amb els contactes ni amb altres registres de la marca. Els comentaris, ressenyes i missatges nous s'anuncien a l'equip de la marca amb una notificació a l'aplicació que només n'indica el nombre. El registre d'activitat anota qui va respondre, amagar o eliminar cada element i quan, però mai el text d'un comentari, ressenya, missatge o resposta.

Finalitat. Utilitzem aquestes dades únicament per prestar les funcions que han sol·licitat els usuaris de la marca: publicar i programar publicacions, mostrar el rendiment dels perfils i de les seves publicacions, també en els informes periòdics per correu, i llegir i respondre comentaris, ressenyes i missatges. No les venem, no les fem servir amb finalitats publicitàries, no les fem servir per elaborar perfils de persones ni per entrenar models d'intel·ligència artificial. Només les compartim amb la mateixa plataforma, quan un usuari publica o respon, i, en la mesura necessària per prestar el servei, amb els proveïdors de serveis indicats a la secció 6, com ara el nostre proveïdor d'allotjament. Dins de Bentokai, cada part d'aquestes dades, com ara les estadístiques o la safata d'entrada, només és visible per als usuaris a qui s'ha donat accés a aquesta part en aquesta marca, per al titular del compte i per als administradors de la plataforma d'Umai Media, que tenen accés a totes les marques per operar el servei i donar-hi suport.

El nostre paper. Pel que fa a les dades de compte de la persona que connecta un perfil (el seu identificador d'usuari i el seu nom a la plataforma, i la mateixa autorització), Umai Media actua com a responsable del tractament. Pel que fa a les dades personals d'altres persones que arriben a Bentokai a través d'un perfil connectat, com ara els noms i el contingut dels comentaris, ressenyes i missatges del públic, o les persones esmentades o que apareixen a les publicacions del perfil, Umai Media actua com a encarregat del tractament per compte del client empresarial que va connectar el perfil, d'acord amb el contracte d'encàrrec del tractament de la secció 12 de les nostres Condicions del Servei; és aquest client qui decideix per a què i com s'utilitzen aquestes dades.

Si vas comentar, deixar una ressenya o escriure a una empresa que fa servir Bentokai. L'empresa que gestiona el perfil al qual vas escriure és la responsable del tractament de les teves dades i li correspon comptar amb una base jurídica per a aquest tractament, com ara el seu interès legítim a gestionar la seva presència a les xarxes socials i respondre les persones que s'hi adrecen. Si ha activat la safata d'entrada de Bentokai, rebem el teu comentari, ressenya o missatge de la plataforma on el vas escriure (Facebook, Instagram, LinkedIn o Google), amb el nom públic o el nom d'usuari que hi apareix, amb l'única finalitat que l'equip de l'empresa el pugui llegir i respondre. El conservem només durant els terminis que s'indiquen més avall i, si l'elimines a la plataforma, el seu text i el teu nom també s'eliminen de Bentokai tan bon punt Bentokai detecta l'eliminació (vegeu més avall). Per exercir els teus drets, adreça't a aquesta empresa, o escriu a privacy@bentokai.com i li farem arribar la teva sol·licitud i l'ajudarem a respondre-la.

Dades rebudes de Google. L'ús que Bentokai fa de la informació rebuda de les API de Google, i la seva transferència a qualsevol altra aplicació, s'ajustarà a la Google API Services User Data Policy (Política de dades d'usuari dels serveis d'API de Google), inclosos els requisits d'ús limitat (Limited Use). El nostre personal no llegeix aquestes dades llevat que l'usuari ho hagi permès (per exemple, per resoldre una sol·licitud de suport), que sigui necessari per motius de seguretat o que ho exigeixi el compliment de la llei.

Quant de temps les conservem.

Els tokens d'accés, les dades del perfil i les estadístiques es conserven mentre el perfil està connectat. Quan es desconnecta un perfil, se n'eliminen les dades, les estadístiques (amb les còpies de les seves publicacions que s'hi desen) i les dades de la safata d'entrada, i també els tokens d'accés quan cap altre perfil connectat no els fa servir. Quan s'elimina una marca, s'eliminen totes les seves dades de xarxes socials.
Quan es revoca l'accés a Facebook o Instagram, Meta ens ho notifica i eliminem els tokens immediatament. A qualsevol plataforma, un perfil l'accés del qual s'ha revocat o ha caducat ja no es pot fer servir i queda marcat per tornar-lo a connectar fins que es torna a connectar o es desconnecta.
Les xifres dia a dia d'una publicació durant les seves primeres quatre setmanes s'eliminen quan la publicació fa 35 dies; se'n conserven les xifres més recents.
Dades rebudes de LinkedIn: l'extracte de text i l'enllaç d'una publicació s'eliminen quan la publicació fa 6 mesos, i les publicacions i les estadístiques s'eliminen quan fan 12 mesos; les imatges de les publicacions de LinkedIn no es copien mai. Quan les condicions d'una plataforma fixen un termini més curt per a alguna dada, l'apliquem.
Dades de la safata d'entrada. Aquests terminis es compten des de l'última vegada que vam rebre l'element o, en una conversa de Facebook o Instagram, des de la seva última activitat, de manera que una conversa que torna a tenir activitat es conserva durant més temps:
- de Facebook i Instagram, cada conversa s'elimina, amb els seus comentaris o missatges, els noms que els acompanyen, l'identificador de la persona que escriu i les respostes, 90 dies després de la seva última activitat;
- de LinkedIn, el text de cada comentari, incloses les respostes de la mateixa marca, s'elimina com a màxim 48 hores després que el rebem, i els noms dels membres no es desen mai;
- de Google, el text de cada ressenya, el nom del seu autor i la seva puntuació en estrelles, i la resposta de la marca, s'eliminen com a màxim 30 dies després que els rebem;
- el que queda d'una conversa de LinkedIn o de Google un cop eliminats els seus textos (identificadors, dates i estat) s'elimina poc després, quan fa unes dues setmanes (LinkedIn) o aproximadament un mes (Google) que no té activitat;
- quan l'autor elimina un comentari, ressenya o missatge a la plataforma, el seu text i el nom de l'autor s'eliminen de Bentokai tan bon punt Bentokai detecta l'eliminació, normalment la següent vegada que llegeix aquesta publicació; algunes eliminacions, com la d'un missatge directe, no es poden detectar, i aleshores s'apliquen els terminis anteriors;
- desactivar la safata d'entrada atura tota lectura, i el que ja s'ha desat segueix aquests mateixos terminis.
Els fitxers pujats per publicar es conserven amb la seva publicació fins que s'elimina la publicació; les còpies públiques temporals s'eliminen en un termini de 48 hores.
Les publicacions creades a Bentokai, amb el nom de cada perfil on es van publicar i l'enllaç a la publicació, es mantenen a l'historial de publicacions de la marca fins que s'elimina la publicació, també després de desconnectar el perfil.

Desconnexió i supressió.

A Bentokai: un usuari amb permís desconnecta un perfil a Social → Perfils; les seves dades s'eliminen tal com es descriu més amunt. Quan cap part de Bentokai ja no fa servir una autorització, demanem també a Facebook o a Google que la revoquin. En els comptes d'Instagram connectats directament amb Instagram, i a LinkedIn, la plataforma no ofereix aquesta sol·licitud, així que fes servir la seva configuració indicada a continuació.
A Facebook: Configuració i privadesa → Configuració → Integracions empresarials, i elimina Bentokai.
A Instagram: Configuració → Permisos del lloc web → Aplicacions i llocs web, i elimina Bentokai.
A LinkedIn: Jo → Configuració i privadesa → Privadesa de dades → Serveis permesos, i elimina Bentokai.
A Google: retira l'accés de Bentokai al teu compte de Google, a myaccount.google.com/permissions.

Quan elimines Bentokai a Facebook o Instagram, també pots demanar a Meta que se suprimeixin les teves dades. Meta ens fa arribar la sol·licitud i eliminem automàticament les autoritzacions que vas donar i els perfils connectats a través d'elles, amb totes les seves dades, incloses les estadístiques i el contingut de la safata d'entrada; a continuació, Meta et mostra un codi de confirmació i un enllaç a una pàgina on pots consultar l'estat de la teva sol·licitud. També ens pots demanar que eliminem aquestes dades escrivint a privacy@bentokai.com: completem la sol·licitud en un termini de 10 dies per a les dades rebudes de LinkedIn i de 30 dies en els altres casos.

Les condicions de les plataformes. El nostre accés a cada plataforma es regeix per les Condicions de la plataforma de Meta, les Condicions d'ús de l'API de LinkedIn i la Google API Services User Data Policy. El que cada plataforma fa amb les teves dades es descriu a la seva pròpia política de privacitat: Meta, LinkedIn i Google.

5. Com utilitzem les teves dades i les nostres bases jurídiques

Aquesta secció descriu les finalitats i les bases jurídiques del tractament del qual som responsables. Pel que fa a les dades de negoci que tractem per compte dels nostres clients (secció 1), com ara el contingut dels documents importats o les dades dels visitants dels seus llocs web, actuem únicament seguint les instruccions del client per prestar les funcions que utilitza, i és el client qui determina la base jurídica.

Per prestar el servei que has contractat (execució d'un contracte).
Per connectar i mostrar les teves dades bancàries (el teu consentiment explícit, que pots retirar en qualsevol moment desconnectant el compte).
Per connectar i utilitzar perfils de xarxes socials: publicació, estadístiques, informes periòdics d'estadístiques per correu i safata d'entrada (execució del contracte amb el client empresarial; pel que fa a les dades d'altres persones en aquests perfils, com ara comentaris, ressenyes i missatges, actuem seguint les instruccions del client empresarial, a qui correspon comptar amb una base jurídica per fer-ho, com ara el seu interès legítim a gestionar la seva pròpia presència a les xarxes socials i respondre les persones que s'hi adrecen; vegeu la secció 4).
Per connectar les aplicacions d'IA que triïs: iniciar la teva sessió, mostrar la pantalla de consentiment, emetre i comprovar els codis i tokens de cada connexió i respondre les sol·licituds de l'aplicació amb els teus propis permisos (execució del contracte; pel que fa a les dades de negoci del client que una aplicació connectada llegeix o canvia, com ara els seus contactes, actuem seguint les instruccions del client, que es donen quan s'activa el connector en una marca (l'activa el client o, a petició seva per escrit, nosaltres) i quan un usuari aprova una connexió, i al client li correspon comptar amb una base jurídica per comunicar aquestes dades al proveïdor de l'aplicació d'IA que triïn els seus usuaris; vegeu la secció 6).
Per autenticar i respondre les sol·licituds de l'API fetes amb les claus d'una marca (execució del contracte; pel que fa a les dades de negoci del client que aquestes sol·licituds llegeixen o canvien, com ara els seus contactes, actuem seguint les instruccions del client, que es donen quan s'activa l'API en una marca i s'hi crea una clau (la crea el client o, a petició seva per escrit, nosaltres); aquestes dades van llavors a sistemes que el client tria i gestiona, i el client respon d'aquests sistemes i del que en facin; vegeu la secció 6).
Per mantenir el servei segur: autenticació, prevenció del frau, el registre d'activitat (inclòs quan es connecta o es desconnecta una aplicació d'IA o es crea o es revoca una clau d'API, i els canvis fets a través d'elles) i els registres de sol·licituds dels nostres servidors web (el nostre interès legítim a operar un servei segur).
Per llegir els documents que importes: quan importes una factura en PDF, o una factura de proveïdor o un tiquet com a despesa, i no es pot llegir del tot automàticament, enviem al nostre proveïdor d'IA (Anthropic) el text del document (en una factura, fins als primers ~12.000 caràcters) o, en un tiquet fotografiat, la seva imatge, per identificar-ne els camps, amb l'únic fi de completar la importació que has sol·licitat. El mateix proveïdor impulsa les traduccions opcionals de la interfície.
Per mesurar la interacció amb el correu: lliurament, obertures i clics als enllaços dels correus de la plataforma (el nostre interès legítim a confirmar que el correu transaccional arriba al seu destinatari; en els correus que un client envia als seus propis clients, com ara les factures, ho fem per compte d'aquest client).
Per complir obligacions legals quan siguin aplicables.

6. Cessions i encarregats del tractament

No venem dades personals. Només les compartim amb els proveïdors de serveis indicats a continuació, que actuen seguint les nostres instruccions sota els acords adequats, i únicament en la mesura necessària per prestar el servei. Pel que fa a les dades de negoci que tractem per compte dels nostres clients (secció 1), aquests proveïdors són els nostres subencarregats, als quals recorrem en virtut de l'autorització general de la secció 12 de les nostres Condicions del Servei; actualitzarem aquesta llista almenys 30 dies abans d'incorporar-ne o substituir-ne algun.

OVH SAS (OVHcloud), 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, França: allotja els servidors en què funciona Bentokai i emmagatzema les seves dades, inclosa la base de dades d'analítica web, a la Unió Europea;
els proveïdors d'open banking indicats a la secció 3, quan connectes un compte;
Google Ireland Limited / Google LLC (Google Workspace): Bentokai envia els seus correus a través del servei de retransmissió SMTP (SMTP relay) de Google Workspace, que tracta els destinataris i el contingut de cada correu, inclosos els adjunts; això inclou les factures i els recordatoris de pagament enviats als teus clients, les notificacions, els informes programats, les respostes de suport, els correus de les pàgines d'estat i dels portals de clients, i els correus d'inici de sessió i de seguretat;
Anthropic, PBC (Estats Units): tracta el text dels documents que importes, o la imatge d'un tiquet fotografiat, quan requereixen extracció automàtica tal com es descriu a la secció 5, el text de les traduccions del catàleg i del centre d'ajuda, i les mesures de velocitat de les pàgines quan un usuari demana que se li expliquin;
ip-api.com: rep la teva adreça IP en iniciar la sessió per proporcionar la informació de país i proveïdor d'internet que es mostra a la teva pàgina de Seguretat (tractament del qual som responsables) i, en el cas dels clients que fan servir l'analítica web, la part de xarxa de les adreces IP dels seus visitants, per proporcionar el país, la regió i la ciutat (secció 2).

Quan fas servir la funció Social (secció 4), la plataforma que connectes facilita les estadístiques, publicacions, comentaris, ressenyes i missatges que llegim per compte teu, i rep el contingut que publiques o amb què respons i les sol·licituds que fem en nom teu: Meta Platforms Ireland Ltd. (Facebook i Instagram), LinkedIn Ireland Unlimited Company (LinkedIn) i Google Ireland Ltd. / Google LLC (Perfil d'Empresa de Google). Aquestes plataformes no són subencarregats nostres: cadascuna tracta aquestes dades d'acord amb les seves pròpies condicions i política de privacitat.

Aplicacions d'IA connectades. Quan un usuari connecta una aplicació d'IA a Bentokai (secció 2), l'aplicació, i l'empresa que l'ofereix, reben el que l'aplicació llegeix a través d'aquesta connexió: per exemple, els noms, les dades de contacte, els números d'identificació fiscal, les etiquetes i les notes dels contactes d'una marca, els noms de les marques i del compte als quals pot accedir i, en el cas de l'analítica web, els informes de trànsit de la marca (recomptes per pàgina, origen, ubicació i dispositiu, i les adreces dels enllaços en què s'ha fet clic: adreces web, i les adreces de correu electrònic i els números de telèfon dels enllaços mailto:, tel: i sms:), que no identifiquen cap visitant, i, en el cas de la monitorització de disponibilitat, els noms i les destinacions dels monitors de la marca, els seus estats i la seva disponibilitat, les seves incidències amb les notes i els noms de qui les va escriure, va confirmar una incidència o hi va ser assignat, i, quan la connexió la pugui canviar, de qui hi podria ser assignat, els seus manteniments i les seves pàgines d'estat, i, en el cas de les mesures de velocitat web, els noms i les adreces dels llocs de la marca, les seves puntuacions i mesures, les xifres que comuniquen els navegadors dels seus visitants sobre la rapidesa amb què es carreguen les seves pàgines, que no identifiquen cap visitant, els seus marcadors de desplegament i les seves alertes de velocitat, i, en el cas dels projectes, els seus noms, codis, dates i descripcions, les seves tasques, els seus comentaris (inclosos els noms dels clients que van escriure a través del portal de clients), els noms i els rols dels membres del seu equip, les hores registrades en ells (la persona, la data, la durada i la nota) i el resum del seu pressupost i, en el cas de l'analítica de cerca del lloc, els noms de les connexions de cerca de la marca i dels índexs seguits, els termes cercats pels visitants i quantes vegades, que no identifiquen cap visitant tot i que un terme pot contenir allò que un visitant va escriure, la mida dels índexs i el rendiment i l'estat del servidor de cerca. Bentokai només ho envia en resposta a les sol·licituds que l'aplicació fa a través d'una connexió que l'usuari va aprovar, i mai per iniciativa pròpia. L'aplicació la tria l'usuari del client, no nosaltres, i ni l'aplicació ni el seu proveïdor són subencarregats nostres: cadascun tracta aquestes dades d'acord amb les seves pròpies condicions i política de privacitat, que el client o l'usuari accepta amb aquest proveïdor. Això és diferent del paper d'Anthropic a la llista anterior: si un usuari connecta Claude, el que Claude llegeix arriba a Anthropic com el proveïdor que aquest usuari va triar, d'acord amb les condicions que regeixen l'ús que el mateix usuari fa de Claude, i no com a subencarregat nostre.

L'API. Les dades que es llegeixen mitjançant una clau d'API (secció 2) arriben als sistemes del client titular de la clau, a petició seva. Aquests sistemes són del client, o dels seus proveïdors, i els tria el client: no són subencarregats nostres, i el client n'és responsable. Un comentari afegit amb una clau d'API desa el nom de la clau com el seu autor.

Serveis públics i autoritats. Algunes funcions envien una sol·licitud a un servei públic, que rep només el que necessita per respondre i no és subencarregat nostre. Quan la icona del lloc web d'un contacte, un proveïdor o una marca no es pot obtenir del mateix lloc web, el nostre servidor la demana al servei públic de favicons de Google (t0.gstatic.com), cosa que envia a Google el nom de domini d'aquest lloc web, per exemple example.com (en el cas d'un contacte, pot ser el domini de la seva adreça de correu professional), i res més sobre el contacte o el proveïdor. La funció de Velocitat envia als serveis PageSpeed Insights i Chrome UX Report de Google les adreces web públiques de les pàgines que un client li demana mesurar. Quan un client activa l'enviament dels seus registres de facturació a l'Agència Tributària espanyola (VERI*FACTU), els registres de les factures que emet, inclosos els noms i els números d'identificació fiscal dels seus clients, s'envien a l'Agencia Estatal de Administración Tributaria, que els rep com a autoritat pública, tal com exigeix la llei.

7. Transferències internacionals

Les dades que emmagatzema Bentokai es conserven en servidors situats a la Unió Europea (secció 6), i les teves dades es tracten principalment dins de l'Espai Econòmic Europeu. Els proveïdors d'extracció de documents mitjançant IA i de consulta d'ubicació (en iniciar la sessió i per a l'analítica web) indicats a la secció 6 tracten dades als Estats Units, i el nostre proveïdor de correu, Google, també ho pot fer; per a aquestes i qualsevol altra transferència fora de l'EEE ens basem en garanties adequades, com les clàusules contractuals tipus de la Comissió Europea. Les plataformes de xarxes socials indicades a la secció 6 també poden tractar dades als Estats Units; quan això suposa una transferència fora de l'EEE, s'empara en les clàusules contractuals tipus o, si el destinatari n'està certificat, en el Marc de Privacitat de Dades UE-EUA. Una aplicació d'IA connectada (secció 6) i el seu proveïdor poden tractar el que l'aplicació llegeix fora de l'EEE, per exemple als Estats Units. Aquestes dades els arriben perquè un usuari va connectar l'aplicació i aquesta les va sol·licitar, no perquè nosaltres triéssim aquest proveïdor, i les garanties aplicables són les que aquest proveïdor ofereix d'acord amb les seves pròpies condicions; correspon al client comprovar que són adequades (secció 7 de les nostres Condicions del Servei).

8. Conservació de les dades

Conservem les teves dades mentre el teu compte estigui actiu i durant el temps necessari per prestar el servei. Quan desconnectes un compte bancari, els seus saldos i transaccions emmagatzemats s'eliminen d'aquesta connexió. Les dades dels perfils de xarxes socials connectats segueixen les regles específiques de la secció 4, inclosos els terminis més curts per a les dades rebudes de LinkedIn i de Google i per a les dades de la safata d'entrada. Pots sol·licitar que eliminem el teu compte i les dades associades tal com es descriu més avall.

El registre d'activitat (secció 2) es conserva almenys 24 mesos. A cada marca, el client pot fixar quants mesos enrere poden veure el registre els seus usuaris, d'1 a 120 (12 per defecte); aquest ajust només limita el que veuen. Un procés diari elimina les entrades del compte d'un client quan superen el termini més llarg fixat en qualsevol de les marques d'aquest compte, i mai abans que tinguin 24 mesos; les entrades que no pertanyen a cap compte de client s'eliminen al cap de 24 mesos. Els administradors de la plataforma d'Umai Media poden veure totes les entrades fins que s'eliminen.

El registre d'una clau d'API (secció 2) es conserva fins que es revoca la clau o s'elimina la seva marca: una clau caducada deixa de funcionar, però el seu registre es manté fins que es revoca. El registre de la clau mateix només conserva la data i l'hora del seu darrer ús i l'adreça IP des de la qual es va fer, que se sobreescriuen a mesura que la clau es torna a fer servir (com a màxim, una vegada per minut); el registre d'activitat anota per separat l'adreça IP de cada canvi fet amb una clau (secció 2). Els registres d'idempotència es fan servir durant 24 hores i s'eliminen en el transcurs del dia següent, i immediatament quan es revoca la seva clau. Els registres de sol·licituds de l'adreça de l'API, api.bentokai.com, no anoten la cadena de consulta (query string) de les sol·licituds i, per la resta, es conserven només durant el temps necessari per motius de seguretat i per resoldre problemes tècnics, com els dels nostres altres servidors web.

Pel que fa a les aplicacions d'IA connectades (secció 2):

L'accés d'una aplicació dura una hora cada vegada i es renova amb un token que és vàlid durant 30 dies i se substitueix cada vegada que es fa servir, de manera que una connexió que l'aplicació no fa servir durant 30 dies deixa de funcionar. Tota connexió acaba, com a màxim, 90 dies després de fer-se, i després cal tornar a connectar l'aplicació. Els codis que es fan servir en connectar duren dos minuts i només es poden fer servir una vegada.
Una connexió s'elimina, amb els seus tokens, tan bon punt la desconnectes a la teva pàgina de Seguretat o l'aplicació la revoca; quan es restableix o es canvia la teva contrasenya; quan un administrador tanca la teva sessió a tot arreu, canvia la teva adreça de correu electrònic o desactiva el teu accés; i quan una onzena connexió substitueix la que fa més temps que es va fer servir. Després de qualsevol altre canvi de la teva adreça de correu electrònic, o mentre el compte al qual pertanys està desactivat, deixa de funcionar i s'elimina, com a molt tard, la vegada següent que l'aplicació intenta renovar el seu accés.
Un procés diari elimina els codis i tokens caducats i les connexions que han superat els seus 90 dies. El registre d'una aplicació que no fa servir cap connexió s'elimina: el d'una aplicació que es va registrar ella mateixa a Bentokai, juntament amb l'adreça IP des de la qual es va registrar, 30 dies després del seu últim ús; el d'una aplicació que publica les seves dades al seu propi lloc web, 30 dies després que Bentokai les llegís per última vegada.

Pel que fa a les dades de les persones a qui atenen els nostres clients (secció 2):

Analítica web: cada pàgina vista i cada esdeveniment es conserven durant el termini que fixa el client, d'1 a 800 dies (365 per defecte), i després s'eliminen; els totals diaris elaborats a partir d'aquestes dades, que no contenen cap codi de visitant ni adreça IP, es conserven fins que s'elimina la marca del client o acaba el servei. La clau secreta de cada dia es destrueix al cap de dos dies, la ubicació obtinguda per a una xarxa es conserva fins a 90 dies i les còpies de seguretat de la base de dades d'analítica es conserven 7 dies.
Velocitat de les pàgines i cerca al lloc: durant el termini que fixa el client, 24 mesos per defecte (fins a 60 mesos per a la velocitat de les pàgines i 120 mesos per a la cerca al lloc). Dades de rendiment als cercadors: mentre el lloc web del client continuï connectat.
Subscripcions a pàgines d'estat: fins que la persona es dona de baixa o el client elimina el subscriptor o la pàgina.
Tiquets de suport i contingut del portal de projectes: mentre el client els conservi a Bentokai i, com a màxim, fins a la fi del servei (secció 12 de les nostres Condicions del Servei).
Registres de sol·licituds dels nostres servidors web: només durant el temps necessari per motius de seguretat i per resoldre problemes tècnics.

9. Els teus drets

D'acord amb el RGPD, tens dret a accedir, rectificar, suprimir, limitar o oposar-te al tractament de les teves dades personals, a la portabilitat de les dades i a retirar el teu consentiment en qualsevol moment. Per exercir aquests drets, escriu a privacy@bentokai.com. També tens dret a presentar una reclamació davant la teva autoritat de protecció de dades local (a Espanya, l'Agencia Española de Protección de Datos).

Pots retirar en qualsevol moment l'accés d'una aplicació d'IA connectada desconnectant-la a la teva pàgina de Seguretat (Seguretat › Apps connectades); a partir d'aleshores, l'aplicació ja no pot llegir ni canviar res a Bentokai. Això no elimina el que l'aplicació ja ha rebut, que és en mans del seu proveïdor i es regeix per les seves pròpies condicions (secció 6): perquè s'elimini, adreça't a aquest proveïdor.

Qui gestiona una marca a Bentokai pot revocar en qualsevol moment qualsevol de les seves claus d'API a la pàgina de la marca; a partir de la seva sol·licitud següent, la clau deixa de funcionar. Això no elimina el que els sistemes del client ja han rebut mitjançant la clau, del qual és responsable el client.

Si les teves dades van arribar a Bentokai com a part de les dades de negoci d'un client (secció 1), per exemple perquè vas visitar el lloc web d'aquest client o vas fer servir el seu portal, aquest client és el responsable del tractament i és a qui t'has d'adreçar; si ens escrius a nosaltres, li farem arribar la teva sol·licitud i l'ajudarem a respondre-la.

10. Seguretat

Protegim les dades amb xifratge en trànsit, hash de les credencials i xifratge en repòs dels camps sensibles, com ara les dades de contacte, les adreces de correu dels subscriptors de les pàgines d'estat, les credencials financeres connectades i els tokens d'accés a xarxes socials. L'accés està limitat per permisos per usuari.

11. Menors

Bentokai és una eina de treball destinada a representants autoritzats d'empreses. No s'adreça a menors i no recollim a consciència dades personals de cap persona menor de 18 anys.

12. Cookies

Només utilitzem cookies pròpies que són estrictament necessàries per prestar el servei o que desen una preferència que has triat, i cap cookie de publicitat ni de seguiment de tercers. Cada cookie, la seva finalitat i la seva durada es descriuen a la nostra Política de cookies. Els scripts d'analítica web i de velocitat de les pàgines que els nostres clients afegeixen als seus llocs web no instal·len cookies ni emmagatzemen res als dispositius dels seus visitants.

13. Canvis en aquesta política

Podem actualitzar aquesta política de tant en tant. Els canvis substancials es reflectiran aquí.

14. Contacte

Preguntes sobre aquesta política o les teves dades: privacy@bentokai.com, o per correu postal a Umai Media, S.L., Calle San Gerardo 50, 28035 Madrid, Espanya.