Política de Privacidad

Esta Política de Privacidad explica cómo Bentokai recopila, utiliza y protege los datos personales cuando usas este sitio web y nuestra plataforma en app.bentokai.com, incluidas las funciones opcionales de conexión bancaria (open banking).

1. Quiénes somos

Bentokai está operado por Umai Media, S.L. (NIF ESB26634485), Calle San Gerardo 50, 28035 Madrid, España («Umai Media», «nosotros»). Respecto de los datos personales aquí descritos, Umai Media, S.L. actúa como responsable del tratamiento. Puedes contactarnos en privacy@bentokai.com.

2. Información que recopilamos

• Datos de cuenta y perfil: nombre, correo electrónico, idioma y preferencias de visualización, y datos de autenticación (las contraseñas se almacenan únicamente como hashes con sal; claves de acceso [passkeys] cuando las actives).
• Contenido que añades: las cuentas, marcas, contactos, datos de facturación y registros similares que creas en la plataforma.
• Información de cuentas bancarias: cuando decides conectar una cuenta bancaria, los saldos y el historial de transacciones de esa cuenta (véase la sección 3).
• Datos técnicos: sesiones de inicio de sesión, información del dispositivo y del navegador, dirección IP y ubicación aproximada (país y proveedor de internet, consultados al iniciar sesión y mostrados en tu página de Seguridad), y un registro de actividad de las acciones realizadas en el panel, utilizados por seguridad y soporte.
• Interacción con el correo: para los correos que la plataforma te envía (correos de facturas y de soporte; los correos de seguridad, como el restablecimiento de contraseña, no se rastrean), registramos la entrega, si el correo se abrió (un píxel de seguimiento) y en qué enlaces se hizo clic, con marcas de tiempo.

3. Información de cuentas bancarias y open banking

La función de Tesorería de Bentokai te permite conectar tus propias cuentas bancarias para consultar sus saldos y movimientos dentro de la plataforma. Este acceso es:

• Autorizado expresamente por ti en tu propio banco. Te autenticas directamente en la página de tu banco o proveedor: nunca vemos ni almacenamos tus credenciales de banca electrónica.
• De solo lectura. Únicamente obtenemos los datos de la cuenta, los saldos y las transacciones. Bentokai no inicia pagos ni mueve dinero.
• Prestado a través de proveedores de servicios de información sobre cuentas (AISP) autorizados: Enable Banking y, cuando corresponda, GoCardless Bank Account Data, regulados para ofrecer acceso de open banking conforme a la PSD2. Facilitan la conexión con tu banco según tus instrucciones.

Los saldos y transacciones importados se utilizan únicamente para mostrar tu información financiera dentro de tu espacio de trabajo de Bentokai y solo son visibles para los usuarios a los que has concedido acceso a esa marca.

4. Cómo usamos tus datos y nuestras bases jurídicas

• Para prestar el servicio que has contratado (ejecución de un contrato).
• Para conectar y mostrar tus datos bancarios (tu consentimiento explícito, que puedes retirar en cualquier momento desconectando la cuenta).
• Para mantener el servicio seguro: autenticación, prevención del fraude y el registro de actividad (nuestro interés legítimo en operar un servicio seguro).
• Para leer los documentos que importas: cuando importas una factura en PDF y no se puede leer automáticamente, se envía un extracto de su texto (hasta los primeros ~12.000 caracteres) a nuestro proveedor de IA (Anthropic) para identificar los campos de la factura, con el único fin de completar la importación que has solicitado. El mismo proveedor impulsa las traducciones opcionales de la interfaz.
• Para medir la interacción con el correo: entrega, aperturas y clics en enlaces de los correos de la plataforma (nuestro interés legítimo en confirmar que el correo transaccional te llega).
• Para cumplir obligaciones legales cuando resulten aplicables.

5. Cesiones y encargados del tratamiento

No vendemos datos personales. Solo los compartimos con proveedores de servicios que actúan por cuenta nuestra bajo los acuerdos adecuados, y únicamente en lo necesario para prestar el servicio:

• nuestro proveedor de alojamiento;
• los proveedores de open banking indicados en la sección 3, cuando conectas una cuenta;
• Anthropic, PBC (Estados Unidos): trata el texto extraído de las facturas cuando usas la importación de PDF descrita en la sección 4, y el texto de las traducciones del catálogo y del centro de ayuda;
• ip-api.com: recibe tu dirección IP al iniciar sesión para proporcionar la información de país y proveedor de internet que se muestra en tu página de Seguridad.

6. Transferencias internacionales

Tus datos se tratan principalmente dentro del Espacio Económico Europeo. Los proveedores de extracción de documentos mediante IA y de consulta de ubicación al iniciar sesión indicados en la sección 5 tratan datos en los Estados Unidos; para estas y cualquier otra transferencia fuera del EEE nos basamos en garantías adecuadas, como las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.

7. Conservación de los datos

Conservamos tus datos mientras tu cuenta esté activa y durante el tiempo necesario para prestar el servicio. Cuando desconectas una cuenta bancaria, sus saldos y transacciones almacenados se eliminan de esa conexión. Puedes solicitar que eliminemos tu cuenta y los datos asociados como se describe más abajo.

8. Tus derechos

Conforme al RGPD, tienes derecho a acceder, rectificar, suprimir, limitar u oponerte al tratamiento de tus datos personales, a la portabilidad de los datos y a retirar tu consentimiento en cualquier momento. Para ejercer estos derechos, escribe a privacy@bentokai.com. También tienes derecho a presentar una reclamación ante tu autoridad de protección de datos local (en España, la Agencia Española de Protección de Datos).

9. Seguridad

Protegemos los datos con cifrado en tránsito, hash de las credenciales y cifrado en reposo de los campos sensibles, como los datos de contacto y las credenciales financieras conectadas. El acceso está limitado por permisos por usuario.

10. Menores

Bentokai es una herramienta de trabajo destinada a representantes autorizados de empresas. No está dirigida a menores y no recopilamos a sabiendas datos personales de ninguna persona menor de 18 años.

11. Cookies

Solo utilizamos cookies propias que son estrictamente necesarias para prestar el servicio o que guardan una preferencia que has elegido, y ninguna cookie de publicidad ni de seguimiento de terceros. Cada cookie, su finalidad y su duración se describen en nuestra Política de Cookies.

12. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política de vez en cuando. Los cambios sustanciales se reflejarán aquí.

13. Contacto

Preguntas sobre esta política o tus datos: privacy@bentokai.com, o por correo postal a Umai Media, S.L., Calle San Gerardo 50, 28035 Madrid, España.