Política de Privacidad

Esta Política de Privacidad explica cómo Bentokai recopila, utiliza y protege los datos personales cuando usas este sitio web y nuestra plataforma en app.bentokai.com, incluidas las funciones opcionales de conexión bancaria (open banking) y de redes sociales, el conector para aplicaciones de IA y la API (en api.bentokai.com), y cuando visitas un sitio web o usas una página que uno de nuestros clientes gestiona con Bentokai.

1. Quiénes somos

Bentokai está operado por Umai Media, S.L. (NIF ESB26634485), Calle San Gerardo 50, 28035 Madrid, España («Umai Media», «nosotros»). Puedes contactarnos en privacy@bentokai.com.

Cuándo somos responsables del tratamiento. Umai Media, S.L. es el responsable del tratamiento de los datos personales de las personas que tienen una cuenta en Bentokai y la usan (sus datos de cuenta, de perfil y de autenticación), de los datos de seguridad y técnicos descritos en la sección 2 y de los datos que se tratan a través de este sitio web. Esta política describe principalmente ese tratamiento.

Cuándo tratamos datos por cuenta de nuestros clientes. Los datos de negocio que nuestros clientes introducen en Bentokai, como sus contactos, los clientes y proveedores de sus facturas y otros registros, las personas que aparecen en las transacciones bancarias que importan y los datos personales de otras personas en los perfiles de redes sociales que conectan (como los nombres y el contenido de comentarios, reseñas y mensajes), los trata Umai Media por cuenta del cliente, conforme al contrato de encargo del tratamiento de la sección 12 de nuestras Condiciones del Servicio. Lo mismo ocurre con los datos de las personas a las que nuestros clientes atienden a través de Bentokai: los visitantes de sus sitios web, las personas que buscan en ellos y las personas que se suscriben a sus páginas de estado o usan sus portales de soporte y de proyectos (véase la sección 2). Respecto de esos datos, el cliente es el responsable del tratamiento y decide para qué y cómo se usan; nosotros actuamos únicamente siguiendo sus instrucciones.

2. Información que recopilamos

• Datos de cuenta y perfil: nombre, correo electrónico, idioma y preferencias de visualización, y datos de autenticación (las contraseñas se almacenan únicamente como hashes con sal; claves de acceso [passkeys] cuando las actives).
• Contenido que añades: las cuentas, marcas, contactos, datos de facturación y registros similares que creas en la plataforma, y las facturas de proveedores que entregan las integraciones y los buzones de correo que conecta una marca (para encontrar facturas en un buzón, Bentokai lee el remitente, el asunto y los datos de los adjuntos de sus mensajes, y nunca modifica el buzón). Los datos personales de otras personas que figuran en estos registros, como contactos, clientes y proveedores, son datos de negocio que tratamos por cuenta del cliente (véase la sección 1).
• Información de cuentas bancarias: cuando decides conectar una cuenta bancaria, los saldos y el historial de transacciones de esa cuenta (véase la sección 3). Las personas que aparecen en esas transacciones forman parte de los datos de negocio del cliente (véase la sección 1).
• Datos de redes sociales: cuando una marca conecta sus perfiles de redes sociales, la autorización de cada uno, los datos públicos de los perfiles, el contenido publicado a través de Bentokai, las estadísticas de rendimiento de los perfiles y de sus publicaciones y, si la marca activa la bandeja de entrada, los comentarios, reseñas y mensajes que reciben (véase la sección 4, que explica también qué parte de estos datos tratamos por cuenta del cliente).
• Aplicaciones de IA conectadas: cuando conectas una aplicación de IA a Bentokai mediante el conector descrito en la sección 7 de nuestras Condiciones del Servicio, los datos que la aplicación facilita sobre sí misma (como su nombre, su sitio web, las direcciones a las que vuelve después de que la apruebes y, en una aplicación que se registra por sí misma en Bentokai, la dirección IP desde la que se registró); un registro de cada conexión (quién la hizo, con qué aplicación, si la aplicación puede hacer cambios, adónde vuelve, cuándo se hizo y cuándo caduca, y cuándo se usó por última vez y desde qué dirección IP), que se muestra en tu página de Seguridad, donde puedes terminar la conexión; y los códigos y tokens que la aplicación usa para acceder a Bentokai, que almacenamos únicamente como un hash irreversible (SHA-256), a partir del cual no pueden recuperarse. La dirección IP desde la que una aplicación se registra o solicita tokens también se usa brevemente para prevenir abusos (limitación del número de solicitudes). Lo que una aplicación conectada lee de Bentokai o cambia en él, como los contactos de una marca o los informes de su analítica web, forma parte de los datos de negocio del cliente (véase la sección 1).
• Claves de API: de cada clave de API creada para una marca (véase la sección 7 de nuestras Condiciones del Servicio), su nombre, su acceso (lectura, o lectura y modificación), su marca, la persona que la creó (su nombre y su dirección de correo electrónico, que se quedan con la clave aunque esa persona se vaya), cuándo se creó, su caducidad si se eligió una, y cuándo y desde qué dirección IP se usó por última vez. La clave en sí solo se guarda como un hash irreversible (SHA-256) y sus 16 primeros caracteres, a partir de los cuales no puede recuperarse, ni siquiera por nosotros. La dirección IP desde la que se hace cada cambio con una clave queda anotada junto a ese cambio en el registro de actividad (sección 8). Cuando una solicitud hecha con una clave lleva una clave de idempotencia, un valor que permite al software del cliente repetir una solicitud sin crear dos veces el mismo contacto o la misma nota, guardamos un registro de que esa solicitud creó ese contacto o esa nota (identificadores y un hash de la solicitud únicamente, nunca su contenido), que se usa durante 24 horas y se elimina en el transcurso del día siguiente. Lo que el software del cliente lee o cambia mediante una clave, como los contactos de una marca o los informes de su analítica web, forma parte de los datos de negocio del cliente (véase la sección 1).
• Datos técnicos: sesiones de inicio de sesión, información del dispositivo y del navegador, dirección IP y ubicación aproximada (país y proveedor de internet, consultados al iniciar sesión y mostrados en tu página de Seguridad), y un registro de actividad de las acciones realizadas en el panel, utilizados por seguridad y soporte. Nuestros servidores web también registran cada solicitud que reciben, incluidas las que hacen los visitantes de los sitios web y las páginas públicas de nuestros clientes (dirección IP, agente de usuario del navegador, la dirección solicitada, la página de procedencia y la hora), por motivos de seguridad y para resolver problemas técnicos.
• Interacción con el correo: para los correos que envía la plataforma (como los correos de facturas, las respuestas de soporte y los informes programados; los correos de seguridad, como el restablecimiento de contraseña, no se rastrean), registramos la entrega, si el correo se abrió (un píxel de seguimiento) y en qué enlaces se hizo clic, con marcas de tiempo. También guardamos un registro de cada correo que envía la plataforma, incluidos los de seguridad: su destinatario, su asunto y su contenido, y si se envió. En los correos que un cliente envía a sus propios clientes a través de Bentokai, como las facturas, estos registros forman parte de los datos de negocio de ese cliente (véase la sección 1).
• Datos de las personas a las que atienden nuestros clientes: cuando un cliente usa las funciones siguientes, tratamos por cuenta de ese cliente (véase la sección 1) datos de los visitantes de sus sitios web y de las personas que usan sus páginas públicas. Si visitaste o usaste alguno de ellos, el cliente que lo gestiona es el responsable del tratamiento y a quien debes dirigirte en primer lugar. En todas estas páginas y puntos de acceso, la dirección IP también se usa brevemente para prevenir abusos (limitación del número de solicitudes).
  • Analítica web: un script (la «etiqueta») en el sitio web del cliente nos envía, por cada página vista, la dirección y el título de la página, la página de procedencia, los parámetros de campaña del enlace (como utm_source), el idioma del navegador, el tamaño de la pantalla y de la ventana y el tiempo pasado en la página y, cuando el cliente lo activa, las direcciones de los enlaces en los que se hace clic. A partir de la solicitud determinamos el tipo de dispositivo, el navegador y el sistema operativo, si la visita procede de un rastreador automatizado, y el país, la región y la ciudad. Para contar visitantes sin identificarlos, obtenemos un código de visitante a partir de la dirección IP y del agente de usuario del navegador con una clave secreta que cambia cada día; la clave de cada día se destruye a los dos días y, a partir de entonces, nadie, ni siquiera nosotros, puede vincular los códigos de ese día a una dirección IP. La dirección IP en sí no se almacena con los datos de analítica. Para la ubicación, solo se envía a ip-api.com la parte de red de la dirección (los tres primeros de los cuatro números de una dirección IPv4, o los primeros 48 bits de una dirección IPv6). La etiqueta no instala cookies ni almacena nada en el dispositivo del visitante y, salvo que el cliente lo haya desactivado, un navegador que envía la señal Global Privacy Control solo envía una señal vacía, que se cuenta sin ningún otro dato. Los datos se almacenan en una base de datos en nuestros propios servidores (sección 6).
  • Detección de rastreadores: para contar las visitas de rastreadores automatizados, como los de los buscadores y los de IA, el cliente también puede añadir una imagen a sus páginas o hacer que su propio servidor comunique las visitas de rastreadores que recibe, con la página, el agente de usuario y la dirección IP. Contrastamos cada comunicación con nuestra propia lista de rastreadores, y la identidad que declara un rastreador con los rangos de direcciones que publica su operador, y descartamos las comunicaciones sobre personas.
  • Velocidad de las páginas: un script que el cliente puede añadir a sus páginas comunica la rapidez con la que cargan y responden para sus visitantes, y el tipo de dispositivo. Se conserva únicamente como recuentos por intervalo de valores y por día, sin la dirección de la página, la dirección IP, el agente de usuario ni ningún otro identificador; las visitas de rastreadores se descartan.
  • Búsqueda en el sitio: los términos que los visitantes escribieron en el buscador del sitio web del cliente y cuántas veces se buscó cada uno, leídos del propio servidor de búsqueda del cliente. Recibimos términos y recuentos, no quién buscó, aunque un término puede contener datos personales si un visitante los escribió.
  • Rendimiento en buscadores: las consultas de la Búsqueda de Google y las páginas a través de las cuales se encontró el sitio web del cliente, con los totales de clics e impresiones, tal como los facilita Google Search Console; Google no nos indica quién buscó.
  • Páginas de estado: la dirección de correo electrónico de quien se suscribe a la página de estado de un cliente para recibir avisos de incidencias (almacenada cifrada), si ha confirmado la suscripción y los correos que se le envían. Cada aviso incluye un enlace para darse de baja.
  • Portal de soporte: cuando alguien abre un ticket en el portal de soporte de un cliente (en portal.bentokai.com) o mediante un formulario del sitio web del cliente que lo envía a Bentokai, su nombre, su dirección de correo electrónico y, si lo indica, su teléfono, el asunto del ticket, los mensajes y las imágenes adjuntas y, en un ticket enviado desde el sitio web del cliente, los datos técnicos que ese sitio envía con él (como la dirección IP, el agente de usuario del navegador y la página de procedencia).
  • Portal de clientes de proyectos: cuando un cliente invita a uno de sus contactos a seguir un proyecto en su portal, la invitación, cuándo se usó el portal por última vez y los comentarios y archivos que el contacto añade en él.

3. Información de cuentas bancarias y open banking

La función de Tesorería de Bentokai te permite conectar tus propias cuentas bancarias para consultar sus saldos y movimientos dentro de la plataforma. Este acceso es:

• Autorizado expresamente por ti en tu propio banco. Te autenticas directamente en la página de tu banco o proveedor: nunca vemos ni almacenamos tus credenciales de banca electrónica.
• De solo lectura. Únicamente obtenemos los datos de la cuenta, los saldos y las transacciones. Bentokai no inicia pagos ni mueve dinero.
• Prestado a través de proveedores de servicios de información sobre cuentas (AISP) autorizados: Enable Banking y, cuando corresponda, GoCardless Bank Account Data, regulados para ofrecer acceso de open banking conforme a la PSD2. Facilitan la conexión con tu banco según tus instrucciones.

Las cuentas de Wise y Qonto también pueden conectarse directamente a través de las interfaces de esos proveedores, iniciando sesión en el proveedor o con una clave de API que creas allí, que almacenamos cifrada; este acceso también es de solo lectura.

Los saldos y transacciones importados se utilizan únicamente para mostrar tu información financiera dentro de tu espacio de trabajo de Bentokai y solo son visibles para los usuarios a los que has concedido acceso a esa marca.

4. Cuentas de redes sociales

La función Social de Bentokai permite a una empresa conectar los perfiles de redes sociales que gestiona para publicar y programar publicaciones, ver el rendimiento de sus perfiles y publicaciones y, cuando activa la bandeja de entrada, leer y responder comentarios, reseñas y mensajes desde un solo lugar.

Cómo funciona la conexión. Un usuario con permiso sobre una marca conecta una página de Facebook, una cuenta profesional de Instagram, una página de empresa de LinkedIn o una ubicación de Perfil de Empresa de Google a través de la propia pantalla de autorización de esa plataforma, que muestra a qué solicita acceder Bentokai. Nunca vemos ni almacenamos tu contraseña de esa plataforma. El acceso puede revocarse en cualquier momento, en Bentokai o en la plataforma (véase «Desconexión y supresión» más abajo).

Qué recibimos y almacenamos.

• La autorización: los tokens de acceso y de actualización que emite la plataforma (cifrados en reposo), los permisos concedidos y su fecha de caducidad, y el identificador de usuario y el nombre en la plataforma de la persona que conectó el perfil.
• Los perfiles conectados: el identificador, nombre, nombre de usuario, dirección web, foto de perfil y número de seguidores de cada perfil, que se actualizan a diario mientras el perfil está conectado.
• Contenido para publicar: los textos, enlaces, imágenes y vídeos que los usuarios crean en Bentokai para su publicación, que se envían a la plataforma al publicarse, y después el identificador y el enlace de la publicación. Algunas plataformas obtienen las imágenes y los vídeos desde una dirección web en lugar de aceptar una subida, por lo que, mientras se publica, existe una copia pública temporal del archivo en una dirección imposible de adivinar, durante 48 horas como máximo.
• Estadísticas de rendimiento: cifras diarias de cada perfil conectado, como visualizaciones, alcance, interacciones, clics y seguidores ganados y perdidos (y, en el caso del Perfil de Empresa de Google, cifras como llamadas, clics en el sitio web y solicitudes de indicaciones), y cifras de cada publicación y de cada historia de Instagram, como visualizaciones, alcance, reacciones, comentarios y veces compartida. De cada publicación guardamos también su tipo, su fecha y su enlace, los primeros 280 caracteres de su texto y, en las publicaciones de Facebook e Instagram de los últimos 90 días, una copia reducida de su imagen. Esto incluye las publicaciones hechas directamente en la plataforma y no a través de Bentokai. Un proceso automático copia estas cifras de las plataformas, y las páginas e informes de Bentokai leen esa copia. Las cifras son totales: no recibimos la identidad de las personas que se cuentan en ellas, ni ningún desglose de la audiencia por edad, sexo o ubicación.
• Comentarios, reseñas y mensajes, solo en las marcas en las que quien las gestiona ha activado la bandeja de entrada, que está desactivada por defecto (hasta entonces no se lee ninguno): los comentarios en las publicaciones de Facebook, Instagram y LinkedIn de la marca, los mensajes directos enviados a su página de Facebook y a su cuenta de Instagram (como máximo los 20 mensajes más recientes de cada conversación, que es todo lo que facilitan las plataformas) y las reseñas de sus ubicaciones de Perfil de Empresa de Google, con su puntuación en estrellas. De cada uno guardamos su texto, cuándo se escribió o se editó por última vez, si se ha ocultado y el nombre público o el nombre de usuario de su autor tal como lo facilita la plataforma: en una reseña de Google, el nombre de quien la escribe salvo que sea anónima; en LinkedIn, ningún nombre (el autor figura como «un miembro de LinkedIn»). En una conversación de mensajes directos guardamos también el identificador en la plataforma de la persona que escribe, necesario para responderle. Nunca guardamos fotos de perfil, fotos ni otros archivos adjuntos, ni, en Google, la valoración media ni el número de reseñas de una ubicación. También guardamos las respuestas que los usuarios de la marca escriben en Bentokai, que se envían a la plataforma, con quién envió cada una, cuándo y su estado, así como el estado de cada conversación, el usuario al que está asignada y si se ha leído.

Informes periódicos de estadísticas por correo. Si quien gestiona una marca los activa, Bentokai envía por correo un resumen semanal o mensual de las estadísticas de la marca, con sus publicaciones más destacadas, a los usuarios que tienen acceso a esas estadísticas. Cada destinatario puede dejar de recibirlo en cualquier momento, en la página de estadísticas o mediante el enlace que incluye cada correo, que funciona sin iniciar sesión. En las publicaciones de LinkedIn, el correo muestra solo las cifras, el tipo de publicación y su fecha, nunca su texto ni su enlace. Estos correos se envían y se registran como los demás correos de la plataforma (sección 2).

La bandeja de entrada. La bandeja de entrada existe únicamente para que el equipo de la marca pueda leer y responder lo que la gente escribe a sus perfiles, ocultar o mostrar comentarios en Facebook e Instagram y saber qué conversaciones se han atendido. Las respuestas solo se envían cuando un usuario las escribe y las envía: Bentokai nunca responde automáticamente y no utiliza inteligencia artificial para leer, clasificar ni responder lo que recibe. Un mensaje directo solo puede responderse en las 24 horas siguientes al último mensaje de la persona. El contenido de la bandeja de entrada no puede exportarse y no se vincula con los contactos ni con otros registros de la marca. Los nuevos comentarios, reseñas y mensajes se anuncian al equipo de la marca con una notificación en la aplicación que solo indica cuántos hay. El registro de actividad anota quién respondió, ocultó o eliminó cada elemento y cuándo, pero nunca el texto de un comentario, reseña, mensaje o respuesta.

Finalidad. Usamos estos datos únicamente para prestar las funciones que han solicitado los usuarios de la marca: publicar y programar publicaciones, mostrar el rendimiento de los perfiles y sus publicaciones, también en los informes periódicos por correo, y leer y responder comentarios, reseñas y mensajes. No los vendemos, no los usamos con fines publicitarios, no los usamos para elaborar perfiles de personas ni para entrenar modelos de inteligencia artificial. Solo los compartimos con la propia plataforma, cuando un usuario publica o responde, y, en lo necesario para prestar el servicio, con los proveedores de servicios indicados en la sección 6, como nuestro proveedor de alojamiento. Dentro de Bentokai, cada parte de estos datos, como las estadísticas o la bandeja de entrada, solo es visible para los usuarios a los que se ha dado acceso a esa parte en esa marca, para el titular de la cuenta y para los propios administradores de la plataforma de Umai Media, que tienen acceso a todas las marcas para operar el servicio y prestar soporte.

Nuestro papel. Respecto de los datos de cuenta de la persona que conecta un perfil (su identificador de usuario y su nombre en la plataforma, y la propia autorización), Umai Media actúa como responsable del tratamiento. Respecto de los datos personales de otras personas que llegan a Bentokai a través de un perfil conectado, como los nombres y el contenido de los comentarios, reseñas y mensajes del público, o las personas mencionadas o que aparecen en las publicaciones del perfil, Umai Media actúa como encargado del tratamiento por cuenta del cliente empresarial que conectó el perfil, conforme al contrato de encargo del tratamiento de la sección 12 de nuestras Condiciones del Servicio; es ese cliente quien decide para qué y cómo se usan esos datos.

Si comentaste, dejaste una reseña o escribiste a una empresa que usa Bentokai. La empresa que gestiona el perfil al que escribiste es la responsable del tratamiento de tus datos y le corresponde contar con una base jurídica para este tratamiento, como su interés legítimo en gestionar su presencia en redes sociales y responder a las personas que se dirigen a ella. Si ha activado la bandeja de entrada de Bentokai, recibimos tu comentario, reseña o mensaje de la plataforma en la que lo escribiste (Facebook, Instagram, LinkedIn o Google), con el nombre público o el nombre de usuario que aparece con él allí, con el único fin de que el equipo de la empresa pueda leerlo y responderlo. Lo conservamos solo durante los plazos que se indican más abajo y, si lo eliminas en la plataforma, su texto y tu nombre también se eliminan de Bentokai en cuanto Bentokai detecta la eliminación (véase más abajo). Para ejercer tus derechos, dirígete a esa empresa, o escribe a privacy@bentokai.com y le haremos llegar tu solicitud y le ayudaremos a responderla.

Datos recibidos de Google. El uso que Bentokai hace de la información recibida de las API de Google, y su transferencia a cualquier otra aplicación, se ajustará a la Google API Services User Data Policy (Política de datos de usuario de los servicios de API de Google), incluidos los requisitos de uso limitado (Limited Use). Nuestro personal no lee estos datos salvo que el usuario lo haya permitido (por ejemplo, para resolver una solicitud de soporte), que sea necesario por motivos de seguridad o que lo exija el cumplimiento de la ley.

Cuánto tiempo los conservamos.

• Los tokens de acceso, los datos del perfil y las estadísticas se conservan mientras el perfil está conectado. Cuando se desconecta un perfil, se eliminan sus datos, sus estadísticas (con las copias de sus publicaciones guardadas para ellas) y los datos de su bandeja de entrada, y también sus tokens de acceso cuando ningún otro perfil conectado los usa. Cuando se elimina una marca, se eliminan todos sus datos de redes sociales.
• Cuando se revoca el acceso en Facebook o Instagram, Meta nos lo notifica y eliminamos los tokens de inmediato. En cualquier plataforma, un perfil cuyo acceso se ha revocado o ha caducado deja de poder usarse y queda marcado para volver a conectarse hasta que se vuelve a conectar o se desconecta.
• Las cifras día a día de una publicación durante sus primeras cuatro semanas se eliminan cuando la publicación cumple 35 días; se conservan sus cifras más recientes.
• Datos recibidos de LinkedIn: el extracto de texto y el enlace de una publicación se eliminan cuando la publicación cumple 6 meses, y las publicaciones y las estadísticas se eliminan cuando cumplen 12 meses; las imágenes de las publicaciones de LinkedIn nunca se copian. Cuando las condiciones de una plataforma fijan un plazo más corto para algún dato, lo aplicamos.
• Datos de la bandeja de entrada. Estos plazos se cuentan desde la última vez que recibimos el elemento o, en una conversación de Facebook o Instagram, desde su última actividad, de modo que una conversación que vuelve a tener actividad se conserva durante más tiempo:
  • de Facebook e Instagram, cada conversación se elimina, con sus comentarios o mensajes, los nombres que los acompañan, el identificador de la persona que escribe y las respuestas, 90 días después de su última actividad;
  • de LinkedIn, el texto de cada comentario, incluidas las respuestas de la propia marca, se elimina como máximo 48 horas después de que lo recibamos, y los nombres de los miembros nunca se guardan;
  • de Google, el texto de cada reseña, el nombre de su autor y su puntuación en estrellas, y la respuesta de la marca, se eliminan como máximo 30 días después de que los recibamos;
  • lo que queda de una conversación de LinkedIn o de Google una vez eliminados sus textos (identificadores, fechas y estado) se elimina poco después, cuando lleva sin actividad unas dos semanas (LinkedIn) o alrededor de un mes (Google);
  • cuando el autor elimina un comentario, reseña o mensaje en la plataforma, su texto y el nombre del autor se eliminan de Bentokai en cuanto Bentokai detecta la eliminación, normalmente la siguiente vez que lee esa publicación; algunas eliminaciones, como la de un mensaje directo, no pueden detectarse, y entonces se aplican los plazos anteriores;
  • desactivar la bandeja de entrada detiene toda lectura, y lo que ya está guardado sigue estos mismos plazos.
• Los archivos subidos para publicar se conservan con su publicación hasta que se elimina la publicación; las copias públicas temporales se eliminan en un plazo de 48 horas.
• Las publicaciones creadas en Bentokai, con el nombre de cada perfil en el que se publicaron y el enlace a la publicación, permanecen en el historial de publicaciones de la marca hasta que se elimina la publicación, también después de desconectar el perfil.

Desconexión y supresión.

• En Bentokai: un usuario con permiso desconecta un perfil en Social → Perfiles; sus datos se eliminan como se describe más arriba. Cuando ninguna parte de Bentokai usa ya una autorización, pedimos además a Facebook o a Google que la revoquen. En las cuentas de Instagram conectadas directamente con Instagram, y en LinkedIn, la plataforma no ofrece esa solicitud, así que utiliza sus ajustes indicados a continuación.
• En Facebook: Configuración y privacidad → Configuración → Integraciones empresariales, y elimina Bentokai.
• En Instagram: Configuración → Permisos del sitio web → Aplicaciones y sitios web, y elimina Bentokai.
• En LinkedIn: Yo → Ajustes y privacidad → Privacidad de datos → Servicios permitidos, y elimina Bentokai.
• En Google: retira el acceso de Bentokai en tu cuenta de Google, en myaccount.google.com/permissions.

Cuando eliminas Bentokai en Facebook o Instagram, también puedes pedir a Meta que se supriman tus datos. Meta nos hace llegar la solicitud y eliminamos automáticamente las autorizaciones que diste y los perfiles conectados a través de ellas, con todos sus datos, incluidas sus estadísticas y el contenido de su bandeja de entrada; a continuación, Meta te muestra un código de confirmación y un enlace a una página donde puedes consultar el estado de tu solicitud. También puedes pedirnos que eliminemos estos datos escribiendo a privacy@bentokai.com: completamos la solicitud en un plazo de 10 días para los datos recibidos de LinkedIn y de 30 días en los demás casos.

Las condiciones de las propias plataformas. Nuestro acceso a cada plataforma se rige por las Condiciones de la plataforma de Meta, las Condiciones de uso de la API de LinkedIn y la Google API Services User Data Policy. Lo que cada plataforma hace con tus datos se describe en su propia política de privacidad: Meta, LinkedIn y Google.

5. Cómo usamos tus datos y nuestras bases jurídicas

Esta sección describe las finalidades y bases jurídicas del tratamiento del que somos responsables. Respecto de los datos de negocio que tratamos por cuenta de nuestros clientes (sección 1), como el contenido de los documentos importados o los datos de los visitantes de sus sitios web, actuamos únicamente siguiendo las instrucciones del cliente para prestar las funciones que utiliza, y es el cliente quien determina la base jurídica.

• Para prestar el servicio que has contratado (ejecución de un contrato).
• Para conectar y mostrar tus datos bancarios (tu consentimiento explícito, que puedes retirar en cualquier momento desconectando la cuenta).
• Para conectar y usar perfiles de redes sociales: publicación, estadísticas, informes periódicos de estadísticas por correo y bandeja de entrada (ejecución del contrato con el cliente empresarial; respecto de los datos de otras personas en esos perfiles, como comentarios, reseñas y mensajes, actuamos siguiendo las instrucciones del cliente empresarial, al que corresponde contar con una base jurídica para ello, como su interés legítimo en gestionar su propia presencia en redes sociales y responder a las personas que se dirigen a él; véase la sección 4).
• Para conectar las aplicaciones de IA que elijas: iniciar tu sesión, mostrar la pantalla de consentimiento, emitir y comprobar los códigos y tokens de cada conexión y responder a las solicitudes de la aplicación con tus propios permisos (ejecución del contrato; respecto de los datos de negocio del cliente que una aplicación conectada lee o cambia, como sus contactos, actuamos siguiendo las instrucciones del cliente, que se dan cuando se activa el conector en una marca (lo activa el cliente o, a petición suya por escrito, nosotros) y cuando un usuario aprueba una conexión, y al cliente le corresponde contar con una base jurídica para comunicar esos datos al proveedor de la aplicación de IA que eligen sus usuarios; véase la sección 6).
• Para autenticar y responder a las solicitudes de la API hechas con las claves de una marca (ejecución del contrato; respecto de los datos de negocio del cliente que esas solicitudes leen o cambian, como sus contactos, actuamos siguiendo las instrucciones del cliente, que se dan cuando se activa la API en una marca y se crea una clave para ella (la crea el cliente o, a petición suya por escrito, nosotros); esos datos van entonces a sistemas que el cliente elige y gestiona, y el cliente responde de esos sistemas y de lo que hagan con ellos; véase la sección 6).
• Para mantener el servicio seguro: autenticación, prevención del fraude, el registro de actividad (incluido cuándo se conecta o se desconecta una aplicación de IA o se crea o se revoca una clave de API, y los cambios hechos a través de ellas) y los registros de solicitudes de nuestros servidores web (nuestro interés legítimo en operar un servicio seguro).
• Para leer los documentos que importas: cuando importas una factura en PDF, o una factura de proveedor o un tique como gasto, y no se puede leer por completo de forma automática, enviamos a nuestro proveedor de IA (Anthropic) el texto del documento (en una factura, hasta los primeros ~12.000 caracteres) o, en un tique fotografiado, su imagen, para identificar sus campos, con el único fin de completar la importación que has solicitado. El mismo proveedor impulsa las traducciones opcionales de la interfaz.
• Para medir la interacción con el correo: entrega, aperturas y clics en enlaces de los correos de la plataforma (nuestro interés legítimo en confirmar que el correo transaccional llega a su destinatario; en los correos que un cliente envía a sus propios clientes, como las facturas, lo hacemos por cuenta de ese cliente).
• Para cumplir obligaciones legales cuando resulten aplicables.

6. Cesiones y encargados del tratamiento

No vendemos datos personales. Solo los compartimos con los proveedores de servicios indicados a continuación, que actúan siguiendo nuestras instrucciones bajo los acuerdos adecuados, y únicamente en lo necesario para prestar el servicio. Respecto de los datos de negocio que tratamos por cuenta de nuestros clientes (sección 1), estos proveedores son nuestros subencargados, a los que recurrimos en virtud de la autorización general de la sección 12 de nuestras Condiciones del Servicio; actualizaremos esta lista al menos 30 días antes de incorporar o sustituir alguno.

• OVH SAS (OVHcloud), 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, Francia: aloja los servidores en los que funciona Bentokai y almacena sus datos, incluida la base de datos de analítica web, en la Unión Europea;
• los proveedores de open banking indicados en la sección 3, cuando conectas una cuenta;
• Google Ireland Limited / Google LLC (Google Workspace): Bentokai envía sus correos a través del servicio de retransmisión SMTP (SMTP relay) de Google Workspace, que trata los destinatarios y el contenido de cada correo, incluidos los adjuntos; esto abarca las facturas y los recordatorios de pago enviados a tus clientes, las notificaciones, los informes programados, las respuestas de soporte, los correos de las páginas de estado y de los portales de clientes, y los correos de inicio de sesión y de seguridad;
• Anthropic, PBC (Estados Unidos): trata el texto de los documentos que importas, o la imagen de un tique fotografiado, cuando requieren extracción automática como se describe en la sección 5, el texto de las traducciones del catálogo y del centro de ayuda, y las mediciones de velocidad de las páginas cuando un usuario pide que se le expliquen;
• ip-api.com: recibe tu dirección IP al iniciar sesión para proporcionar la información de país y proveedor de internet que se muestra en tu página de Seguridad (tratamiento del que somos responsables) y, en el caso de los clientes que usan la analítica web, la parte de red de las direcciones IP de sus visitantes, para proporcionar el país, la región y la ciudad (sección 2).

Cuando usas la función Social (sección 4), la plataforma que conectas facilita las estadísticas, publicaciones, comentarios, reseñas y mensajes que leemos por tu cuenta, y recibe el contenido que publicas o con el que respondes y las solicitudes que hacemos en tu nombre: Meta Platforms Ireland Ltd. (Facebook e Instagram), LinkedIn Ireland Unlimited Company (LinkedIn) y Google Ireland Ltd. / Google LLC (Perfil de Empresa de Google). Estas plataformas no son subencargados nuestros: cada una trata esos datos conforme a sus propias condiciones y política de privacidad.

Aplicaciones de IA conectadas. Cuando un usuario conecta una aplicación de IA a Bentokai (sección 2), la aplicación, y la empresa que la ofrece, reciben lo que la aplicación lee a través de esa conexión: por ejemplo, los nombres, los datos de contacto, los números de identificación fiscal, las etiquetas y las notas de los contactos de una marca, los nombres de las marcas y de la cuenta a las que puede acceder y, en el caso de la analítica web, los informes de tráfico de la marca (recuentos por página, origen, ubicación y dispositivo, y las direcciones de los enlaces en los que se hizo clic: direcciones web, y las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono de los enlaces mailto:, tel: y sms:), que no identifican a ningún visitante, y, en el caso de la monitorización de disponibilidad, los nombres y destinos de los monitores de la marca, sus estados y su disponibilidad, sus incidencias con sus notas y los nombres de quienes las escribieron, confirmaron una incidencia o fueron asignados a ella, y, cuando la conexión pueda cambiarla, de quienes podrían ser asignados a una, sus mantenimientos y sus páginas de estado, y, en el caso de las mediciones de velocidad web, los nombres y las direcciones de los sitios de la marca, sus puntuaciones y mediciones, las cifras que comunican los navegadores de sus visitantes sobre la rapidez con la que cargan sus páginas, que no identifican a ningún visitante, sus marcadores de despliegue y sus alertas de velocidad, y, en el caso de los proyectos, sus nombres, códigos, fechas y descripciones, sus tareas, sus comentarios (incluidos los nombres de los clientes que escribieron a través del portal de clientes), los nombres y los roles de los miembros de su equipo, las horas registradas en ellos (la persona, la fecha, la duración y la nota) y el resumen de su presupuesto y, en el caso de la analítica de búsqueda del sitio, los nombres de las conexiones de búsqueda de la marca y de los índices seguidos, los términos buscados por los visitantes y cuántas veces, que no identifican a ningún visitante aunque un término puede contener lo que un visitante escribió, el tamaño de los índices y el rendimiento y el estado del servidor de búsqueda. Bentokai solo lo envía en respuesta a las solicitudes que la aplicación hace a través de una conexión que el usuario aprobó, y nunca por iniciativa propia. La aplicación la elige el usuario del cliente, no nosotros, y ni la aplicación ni su proveedor son subencargados nuestros: cada uno trata esos datos conforme a sus propias condiciones y política de privacidad, que el cliente o el usuario acepta con ese proveedor. Esto es distinto del papel de Anthropic en la lista anterior: si un usuario conecta Claude, lo que Claude lee llega a Anthropic como el proveedor que ese usuario eligió, conforme a las condiciones que rigen el uso que el propio usuario hace de Claude, y no como subencargado nuestro.

La API. Los datos que se leen mediante una clave de API (sección 2) llegan a los sistemas del cliente titular de la clave, a petición suya. Esos sistemas son del cliente, o de sus proveedores, y los elige el cliente: no son subencargados nuestros, y el cliente es responsable de ellos. Un comentario añadido con una clave de API guarda el nombre de la clave como su autor.

Servicios públicos y autoridades. Algunas funciones envían una solicitud a un servicio público, que recibe solo lo que necesita para responder y no es subencargado nuestro. Cuando el icono del sitio web de un contacto, un proveedor o una marca no puede obtenerse del propio sitio web, nuestro servidor lo pide al servicio público de favicons de Google (t0.gstatic.com), lo que envía a Google el nombre de dominio de ese sitio web, por ejemplo example.com (en el caso de un contacto, puede ser el dominio de su dirección de correo profesional), y nada más sobre el contacto o el proveedor. La función de Velocidad envía a los servicios PageSpeed Insights y Chrome UX Report de Google las direcciones web públicas de las páginas que un cliente le pide medir. Cuando un cliente activa el envío de sus registros de facturación a la Agencia Tributaria (VERI*FACTU), los registros de las facturas que emite, incluidos los nombres y los números de identificación fiscal de sus clientes, se envían a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, que los recibe como autoridad pública, tal como exige la ley.

7. Transferencias internacionales

Los datos que almacena Bentokai se conservan en servidores situados en la Unión Europea (sección 6), y tus datos se tratan principalmente dentro del Espacio Económico Europeo. Los proveedores de extracción de documentos mediante IA y de consulta de ubicación (al iniciar sesión y para la analítica web) indicados en la sección 6 tratan datos en los Estados Unidos, y nuestro proveedor de correo, Google, también puede hacerlo; para estas y cualquier otra transferencia fuera del EEE nos basamos en garantías adecuadas, como las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea. Las plataformas de redes sociales indicadas en la sección 6 también pueden tratar datos en los Estados Unidos; cuando ello supone una transferencia fuera del EEE, se ampara en las cláusulas contractuales tipo o, si el destinatario está certificado, en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. Una aplicación de IA conectada (sección 6) y su proveedor pueden tratar lo que la aplicación lee fuera del EEE, por ejemplo en los Estados Unidos. Esos datos les llegan porque un usuario conectó la aplicación y esta los solicitó, no porque nosotros eligiéramos a ese proveedor, y las garantías aplicables son las que ese proveedor ofrece conforme a sus propias condiciones; corresponde al cliente comprobar que son adecuadas (sección 7 de nuestras Condiciones del Servicio).

8. Conservación de los datos

Conservamos tus datos mientras tu cuenta esté activa y durante el tiempo necesario para prestar el servicio. Cuando desconectas una cuenta bancaria, sus saldos y transacciones almacenados se eliminan de esa conexión. Los datos de los perfiles de redes sociales conectados siguen las reglas específicas de la sección 4, incluidos los plazos más cortos para los datos recibidos de LinkedIn y de Google y para los datos de la bandeja de entrada. Puedes solicitar que eliminemos tu cuenta y los datos asociados como se describe más abajo.

El registro de actividad (sección 2) se conserva al menos 24 meses. En cada marca, el cliente puede fijar cuántos meses hacia atrás pueden ver el registro sus usuarios, de 1 a 120 (12 por defecto); este ajuste solo limita lo que ven. Un proceso diario elimina las entradas de la cuenta de un cliente cuando superan el plazo más largo fijado en cualquiera de las marcas de esa cuenta, y nunca antes de que cumplan 24 meses; las entradas que no pertenecen a ninguna cuenta de cliente se eliminan a los 24 meses. Los administradores de la plataforma de Umai Media pueden ver todas las entradas hasta que se eliminan.

El registro de una clave de API (sección 2) se conserva hasta que se revoca la clave o se elimina su marca: una clave caducada deja de funcionar, pero su registro se mantiene hasta que se revoca. El propio registro de la clave solo conserva la fecha y hora de su último uso y la dirección IP desde la que se hizo, que se sobrescriben a medida que la clave se vuelve a usar (como mucho, una vez por minuto); el registro de actividad anota por separado la dirección IP de cada cambio hecho con una clave (sección 2). Los registros de idempotencia se usan durante 24 horas y se eliminan en el transcurso del día siguiente, y de inmediato cuando se revoca su clave. Los registros de solicitudes de la dirección de la API, api.bentokai.com, no anotan la cadena de consulta (query string) de las solicitudes y, por lo demás, se conservan solo durante el tiempo necesario por motivos de seguridad y para resolver problemas técnicos, como los de nuestros demás servidores web.

Respecto de las aplicaciones de IA conectadas (sección 2):

• El acceso de una aplicación dura una hora cada vez y se renueva con un token que es válido durante 30 días y se sustituye cada vez que se usa, de modo que una conexión que la aplicación no usa durante 30 días deja de funcionar. Toda conexión termina, como máximo, 90 días después de hacerse, y después hay que volver a conectar la aplicación. Los códigos que se usan al conectar duran dos minutos y solo pueden usarse una vez.
• Una conexión se elimina, con sus tokens, en cuanto la desconectas en tu página de Seguridad o la aplicación la revoca; cuando se restablece o se cambia tu contraseña; cuando un administrador cierra tu sesión en todas partes, cambia tu dirección de correo electrónico o desactiva tu acceso; y cuando una undécima conexión sustituye a la que se usó hace más tiempo. Tras cualquier otro cambio de tu dirección de correo electrónico, o mientras la cuenta a la que perteneces está desactivada, deja de funcionar y se elimina, como tarde, la siguiente vez que la aplicación intenta renovar su acceso.
• Un proceso diario elimina los códigos y tokens caducados y las conexiones que han superado sus 90 días. El registro de una aplicación que ninguna conexión usa se elimina: el de una aplicación que se registró por sí misma en Bentokai, junto con la dirección IP desde la que se registró, 30 días después de su último uso; el de una aplicación que publica sus datos en su propio sitio web, 30 días después de que Bentokai los leyera por última vez.

Respecto de los datos de las personas a las que atienden nuestros clientes (sección 2):

• Analítica web: cada página vista y cada evento se conservan durante el plazo que fija el cliente, de 1 a 800 días (365 por defecto), y después se eliminan; los totales diarios elaborados a partir de ellos, que no contienen ningún código de visitante ni dirección IP, se conservan hasta que se elimina la marca del cliente o termina el servicio. La clave secreta de cada día se destruye a los dos días, la ubicación obtenida para una red se conserva hasta 90 días y las copias de seguridad de la base de datos de analítica se conservan 7 días.
• Velocidad de las páginas y búsqueda en el sitio: durante el plazo que fija el cliente, 24 meses por defecto (hasta 60 meses para la velocidad de las páginas y 120 meses para la búsqueda en el sitio). Datos de rendimiento en buscadores: mientras el sitio web del cliente siga conectado.
• Suscripciones a páginas de estado: hasta que la persona se da de baja o el cliente elimina al suscriptor o la página.
• Tickets de soporte y contenido del portal de proyectos: mientras el cliente los conserve en Bentokai y, como máximo, hasta el fin del servicio (sección 12 de nuestras Condiciones del Servicio).
• Registros de solicitudes de nuestros servidores web: solo durante el tiempo necesario por motivos de seguridad y para resolver problemas técnicos.

9. Tus derechos

Conforme al RGPD, tienes derecho a acceder, rectificar, suprimir, limitar u oponerte al tratamiento de tus datos personales, a la portabilidad de los datos y a retirar tu consentimiento en cualquier momento. Para ejercer estos derechos, escribe a privacy@bentokai.com. También tienes derecho a presentar una reclamación ante tu autoridad de protección de datos local (en España, la Agencia Española de Protección de Datos).

Puedes retirar en cualquier momento el acceso de una aplicación de IA conectada desconectándola en tu página de Seguridad (Seguridad › Apps conectadas); a partir de entonces, la aplicación ya no puede leer ni cambiar nada en Bentokai. Esto no elimina lo que la aplicación ya ha recibido, que está en manos de su proveedor y se rige por sus propias condiciones (sección 6): para que se elimine, dirígete a ese proveedor.

Quien gestiona una marca en Bentokai puede revocar en cualquier momento cualquiera de sus claves de API en la página de la marca; a partir de su siguiente solicitud, la clave deja de funcionar. Esto no elimina lo que los sistemas del cliente ya han recibido mediante la clave, de lo que es responsable el cliente.

Si tus datos llegaron a Bentokai como parte de los datos de negocio de un cliente (sección 1), por ejemplo porque visitaste el sitio web de ese cliente o usaste su portal, ese cliente es el responsable del tratamiento y a quien debes dirigirte; si nos escribes a nosotros, le haremos llegar tu solicitud y le ayudaremos a responderla.

10. Seguridad

Protegemos los datos con cifrado en tránsito, hash de las credenciales y cifrado en reposo de los campos sensibles, como los datos de contacto, las direcciones de correo de los suscriptores de las páginas de estado, las credenciales financieras conectadas y los tokens de acceso a redes sociales. El acceso está limitado por permisos por usuario.

11. Menores

Bentokai es una herramienta de trabajo destinada a representantes autorizados de empresas. No está dirigida a menores y no recopilamos a sabiendas datos personales de ninguna persona menor de 18 años.

12. Cookies

Solo utilizamos cookies propias que son estrictamente necesarias para prestar el servicio o que guardan una preferencia que has elegido, y ninguna cookie de publicidad ni de seguimiento de terceros. Cada cookie, su finalidad y su duración se describen en nuestra Política de Cookies. Los scripts de analítica web y de velocidad de las páginas que nuestros clientes añaden a sus sitios web no instalan cookies ni almacenan nada en los dispositivos de sus visitantes.

13. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política de vez en cuando. Los cambios sustanciales se reflejarán aquí.

14. Contacto

Preguntas sobre esta política o tus datos: privacy@bentokai.com, o por correo postal a Umai Media, S.L., Calle San Gerardo 50, 28035 Madrid, España.