Condicions del Servei

Aquestes Condicions del Servei regulen el teu ús d'aquest lloc web i de la plataforma Bentokai a app.bentokai.com. En crear un compte o utilitzar el servei, acceptes aquestes condicions.

1. Qui presta el servei

Bentokai està operat per Umai Media, S.L. (NIF ESB26634485), Calle San Gerardo 50, 28035 Madrid, Espanya («Umai Media», «nosaltres»). Aquestes condicions són un contracte entre tu i Umai Media, S.L.

2. El servei

Bentokai és una plataforma de gestió empresarial per a empreses i les seves marques. Segons la teva configuració, ofereix eines com ara la gestió de marques, usuaris i permisos; un directori de contactes; facturació (proformes, factures, factures rectificatives, sèries de numeració i seguiment de cobraments); funcions de comptabilitat basades en el pla general comptable espanyol; seguiment de declaracions fiscals i un calendari fiscal informatiu; una funció de Tresoreria que et permet connectar els teus propis comptes bancaris per consultar saldos i transaccions; importació de documents amb extracció automàtica de dades; analítica de cerca i de rendiment web; gestió de xarxes socials, que et permet vincular a una marca pàgines de Facebook, comptes professionals d'Instagram, pàgines d'empresa de LinkedIn i ubicacions de Perfil d'Empresa de Google, redactar, aprovar internament, programar i publicar-hi publicacions, consultar estadístiques i informes sobre el rendiment dels perfils i de les seves publicacions i, quan estigui disponible, respondre comentaris, ressenyes i missatges (vegeu la secció 6); taulers de control; un registre d'activitat; i notificacions a l'aplicació i per correu. Les funcions poden canviar amb el temps tal com es descriu a la secció 13.

3. Elegibilitat i comptes

Bentokai està destinat a l'ús professional per part de representants autoritzats d'una empresa. Ets responsable de l'exactitud de la informació que facilites, de mantenir segures les teves credencials i de l'activitat que es faci sota el teu compte. Has d'estar autoritzat per connectar qualsevol compte bancari o perfil de xarxes socials que vinculis.

4. La teva responsabilitat de revisar les dades finals

Bentokai és una eina: calcula, dona format, emmagatzema i transmet la informació que tu i el teu equip hi introduïu, i tu continues sent l'únic responsable d'aquesta informació i de tot el que hi produeixis. En particular, ets responsable de revisar totes les dades finals abans de confiar-hi o d'actuar en conseqüència: les factures i rectificatives abans d'emetre-les (els documents emesos són immutables), els assentaments i informes comptables abans de presentar-los o compartir-los, els terminis abans de confiar-hi, les dades importades o extretes automàticament abans de desar-les, i qualsevol xifra abans de prendre decisions de negoci basades en ella. Bentokai no revisa les teves dades per comprovar-ne la correcció ni la conformitat legal.

5. Connexions bancàries i proveïdors externs

Quan connectes un compte bancari, autoritzes la connexió directament amb el teu banc a través d'un proveïdor de serveis d'informació sobre comptes autoritzat (Enable Banking o, quan escaigui, GoCardless Bank Account Data). Aquest accés és de només lectura: Bentokai obté saldos i transaccions per mostrar-te'ls i no inicia pagaments ni mou fons. Bentokai mai no veu ni emmagatzema les teves credencials de banca electrònica. Pots desconnectar un compte vinculat en qualsevol moment. La disponibilitat de bancs i dades concretes depèn d'aquests proveïdors i del teu banc.

6. Comptes de xarxes socials

La funció Social et permet connectar perfils de xarxes socials a una marca a través de la pantalla d'autorització pròpia de cada plataforma i actuar-hi des de Bentokai. El tractament de les dades implicades es descriu a la secció 4 de la Política de Privacitat.

La teva autorització. En connectar un perfil, confirmes que tens a la plataforma el rol necessari per gestionar-lo i que el titular del perfil t'ha autoritzat a connectar-lo a Bentokai i a publicar-hi, programar-hi publicacions, respondre-hi i consultar-ne les estadístiques a través de Bentokai. Si aquesta autorització s'acaba, has de desconnectar el perfil.

Les teves instruccions i el teu contingut. Bentokai només publica i respon en un perfil connectat seguint les instruccions teves i dels usuaris als quals dones accés a la funció Social: les publicacions que ells redacten, aproven i programen, i les respostes que escriuen. Ets responsable de tot el contingut que tu o els teus usuaris publiqueu, programeu, aproveu o feu servir per respondre a través de Bentokai, i de disposar de tots els drets, llicències i permisos que requereixi, inclosos els relatius a qualsevol text, imatge, vídeo, música, marca i dada personal que contingui. El pas d'aprovació és una eina per a la teva pròpia revisió interna: Bentokai no comprova l'exactitud ni la licitud del contingut, ni la seva conformitat amb les normes de les plataformes.

Les condicions de les plataformes. Les condicions i polítiques de cada plataforma se t'apliquen directament i les has de complir, entre elles: per a Facebook i Instagram, les Condicions del servei de Facebook, les Condicions d'ús d'Instagram, les Condicions comercials de Meta i les Polítiques de pàgines, grups i esdeveniments de Meta; per a LinkedIn, l'Acord d'usuari (User Agreement) i les Condicions de les pàgines de LinkedIn (LinkedIn Pages Terms); i per al Perfil d'Empresa de Google, les Condicions del servei de Google, les Condicions del servei addicionals de Perfil d'empresa a Google i les polítiques i directrius de Perfil d'empresa, incloses les polítiques per a tercers quan gestiones el perfil d'una empresa que no és teva. L'accés de Bentokai a les plataformes es regeix per les Condicions de la plataforma de Meta, les Condicions d'ús de l'API de LinkedIn, les Condicions del servei de les API de Google (Google APIs Terms of Service) i la Google API Services User Data Policy, i no has d'utilitzar Bentokai d'una manera que ens les faci incomplir.

Les plataformes controlen els seus serveis. Cada plataforma decideix per si mateixa si accepta, mostra i conserva un contingut, quan i com. Una plataforma pot rebutjar, endarrerir, revisar, retirar o limitar l'abast d'una publicació; modificar, restringir o retirar l'accés a la seva API; limitar el nombre de sol·licituds que Bentokai pot fer; o restringir, suspendre o eliminar els teus perfils o comptes. Per això, les funcions que depenen d'una plataforma poden canviar, quedar limitades o deixar d'estar disponibles. Bentokai no controla aquestes decisions i no pot garantir que una publicació es publiqui a l'hora programada, ni que s'arribi a publicar, ni que es mantingui publicada.

Programació, reintents i resultats incerts. Quan una plataforma informa d'un error temporal, Bentokai ho torna a intentar automàticament durant un temps limitat. Si una publicació programada no es pot enviar en un termini de diverses hores des de la seva hora programada, Bentokai no la publica amb retard: la marca com a perduda, ho notifica als usuaris que la van redactar i aprovar, i la pots tornar a intentar. Si Bentokai no pot confirmar si una publicació s'ha publicat (per exemple, perquè la plataforma no va respondre, o va respondre amb un error després de rebre la publicació), no la torna a publicar pel seu compte i t'ho indica. Abans de tornar a intentar aquesta publicació, comprova el perfil a la plataforma: pot ser que la publicació ja sigui visible, i un nou intent la podria publicar dues vegades.

Fitxers multimèdia. Les imatges i els vídeos que puges per publicar es poden convertir o redimensionar per complir els requisits de cada plataforma. Algunes plataformes només els accepten obtenint-los des d'una adreça web; en aquests casos, mentre es publica una publicació, Bentokai col·loca una còpia temporal del fitxer en una adreça pública però impossible d'endevinar i l'elimina en un termini de 48 hores. L'emmagatzematge de fitxers pujats està limitat per marca: quan una marca arriba al seu límit, es rebutgen noves pujades fins que s'allibera espai o s'amplia el límit.

Estadístiques i informes. Les estadístiques dels perfils i de les publicacions, i els informes elaborats a partir d'elles, inclosos els informes periòdics per correu electrònic, es basen en les xifres que facilita cada plataforma. Aquestes xifres poden arribar amb retard, revisar-se, ser incompletes o no estar disponibles per a alguns períodes, mètriques o publicacions, i poden diferir de les que mostren les eines de la mateixa plataforma.

Desconnexió. Pots desconnectar un perfil a Bentokai en qualsevol moment, i també pots revocar l'accés de Bentokai a la configuració de la mateixa plataforma, tal com es descriu a la secció 4 de la Política de Privacitat. Un cop desconnectat un perfil, Bentokai deixa d'actuar-hi i cancel·la les publicacions que estaven pendents de publicar-s'hi. Bentokai no elimina les publicacions ja publicades: es mantenen a la plataforma fins que les eliminis allà.

7. Facturació i compliment fiscal

Les funcions de facturació, comptabilitat i impostos estan dissenyades per ajudar-te a complir les normes que s'apliquen al teu negoci (inclosa, quan l'activis, la generació de registres de facturació verificables d'acord amb la normativa espanyola), però el seu ús no et fa per si mateix estar en compliment. Tu ets l'emissor de les teves factures i el responsable de les teves obligacions comptables i fiscals: la correcció, la integritat i la presentació puntual de factures, llibres i declaracions continuen sent responsabilitat teva. Els terminis i la informació de calendari que mostra la plataforma són informatius i poden no reflectir totes les normes aplicables al teu cas; verifica'ls amb les fonts oficials o amb el teu assessor.

8. Processament automàtic i funcions d'IA

Algunes funcions processen els teus documents o textos de manera automàtica, per exemple l'extracció dels camps d'una factura des d'un PDF importat o la traducció de noms de catàleg i contingut d'ajuda, utilitzant proveïdors externs d'IA tal com es descriu a la Política de Privacitat. El resultat automàtic pot ser erroni o incomplet. Sempre es presenta perquè el revisis, i l'has de comprovar abans de desar-lo, emetre'l o confiar-hi de qualsevol altra manera.

9. Ús acceptable

Et compromets a no fer un ús indegut del servei i a assegurar-te que els teus usuaris tampoc no en facin. En particular, no has de:

• intentar accedir a dades per a les quals no tens autorització, interrompre el servei o aplicar-hi enginyeria inversa;
• utilitzar-lo per infringir qualsevol llei o dret de tercers;
• connectar un perfil de xarxes socials que no estiguis autoritzat a gestionar, ni publicar-hi o respondre-hi;
• utilitzar-lo per enviar correu brossa (spam), ni per a missatges, comentaris o altres interaccions automatitzats o massius que incompleixin les normes d'una plataforma;
• publicar o enviar contingut enganyós, fraudulent o il·lícit;
• intentar eludir els límits i les normes que apliquen les plataformes, com ara els límits de sol·licituds i els requisits de contingut o de revisió, ni els límits que aplica Bentokai.

10. Les teves dades i privacitat

El tractament de les dades personals es descriu a la nostra Política de Privacitat, que forma part d'aquestes condicions. Quan tractem dades personals per compte teu, s'aplica la secció 11.

11. Tractament de dades personals per compte teu (contracte d'encàrrec del tractament)

Aquesta secció és el contracte que exigeixen l'article 28 del Reglament general de protecció de dades (RGPD) i l'article 33 de la Llei orgànica 3/2018. S'aplica sempre que Umai Media tracta dades personals com a encarregat del tractament per compte del client empresarial titular del compte de Bentokai («tu», com a responsable del tractament). En particular, inclou les dades personals d'altres persones que tu i els teus usuaris emmagatzemeu a Bentokai, com ara els teus contactes, els clients i proveïdors que figuren a les teves factures i altres registres, i les contraparts de les transaccions bancàries que importes; i les dades personals d'altres persones que arriben a Bentokai a través dels teus perfils de xarxes socials connectats, com ara els noms i el contingut de comentaris, ressenyes i missatges; i les dades de les persones a qui atens a través de Bentokai: els visitants dels teus llocs web, les persones que hi fan cerques i les persones que se subscriuen a les teves pàgines d'estat o fan servir els teus portals de suport i de projectes, tal com es descriu a la secció 2 de la Política de Privacitat. El tractament que fem com a responsable es descriu a la Política de Privacitat. Per al tractament aquí regulat, aquesta secció preval sobre qualsevol altra disposició d'aquestes condicions.

• Objecte i durada. El tractament necessari per prestar les funcions de Bentokai que utilitzes, mentre utilitzis el servei, i després només per retornar o suprimir les dades tal com s'indica més avall.
• Naturalesa i finalitat. Allotjar, emmagatzemar, organitzar, mostrar les dades, fer-hi càlculs, exportar-les i suprimir-les, recollir i agregar les dades que els teus llocs web i pàgines públiques envien a Bentokai, i transmetre-les a les plataformes i proveïdors que connectes, amb l'única finalitat de prestar les funcions que utilitzes.
• Tipus de dades personals. Dades identificatives i de contacte (com ara noms, adreces de correu electrònic i postals, números de telèfon i números d'identificació fiscal); dades de facturació, de pagament i de transaccions bancàries; el contingut de les notes, documents i missatges que emmagatzemes o reps a través de Bentokai, també a través dels teus portals de suport i de projectes; dels perfils de xarxes socials connectats, noms públics, noms d'usuari, fotos de perfil i el contingut de comentaris, ressenyes i missatges; dels visitants dels teus llocs web, codis de visitant obtinguts cada dia a partir de l'adreça IP i de l'agent d'usuari, les pàgines que veuen i com hi van arribar, el seu dispositiu, navegador, idioma i ubicació aproximada i, quan ho actives, els enllaços on fan clic; els termes cercats als teus llocs web i les consultes de la Cerca de Google a través de les quals es troben; i les adreces de correu electrònic dels subscriptors de les teves pàgines d'estat. Bentokai no està dissenyat per tractar categories especials de dades personals ni dades relatives a condemnes penals, i no l'has d'utilitzar per fer-ho.
• Categories d'interessats. Els teus contactes; els teus clients i proveïdors i els seus representants; les persones del públic que interactuen amb els teus perfils de xarxes socials connectats, per exemple en comentar, deixar una ressenya o enviar un missatge; els visitants dels teus llocs web i les persones que hi fan cerques; les persones que se subscriuen a les teves pàgines d'estat o s'adrecen a tu a través del teu portal de suport o dels formularis del teu lloc web, i els clients que convides al teu portal de projectes; i els teus usuaris, en la mesura que les seves dades personals formin part del contingut que gestiones a Bentokai.
• Les teves instruccions. Tractem les dades només seguint les teves instruccions documentades, que són aquestes condicions i la manera com tu i els teus usuaris configureu i utilitzeu les funcions de Bentokai, també pel que fa a les transferències fora de l'Espai Econòmic Europeu, llevat que el dret de la Unió o el dret espanyol ens obligui a fer una altra cosa; en aquest cas t'informarem abans del tractament, llevat que aquest dret ho prohibeixi. T'informarem sense demora si, al nostre parer, una instrucció infringeix la normativa de protecció de dades. Com a responsable, ets responsable de la licitud de les teves instruccions i de comptar amb una base jurídica per al tractament.
• Confidencialitat. Totes les persones que autoritzem a tractar les dades estan subjectes a una obligació de confidencialitat, per contracte o per llei.
• Seguretat. Apliquem les mesures tècniques i organitzatives que exigeix l'article 32 del RGPD, descrites a la secció 10 de la Política de Privacitat, i les revisem periòdicament.
• Subencarregats. Ens atorgues una autorització general per escrit per recórrer als subencarregats indicats a la secció 6 de la Política de Privacitat. T'informarem de qualsevol incorporació o substitució prevista actualitzant aquesta llista almenys 30 dies abans que el canvi tingui efecte, i t'hi pots oposar per motius raonables relacionats amb la protecció de dades escrivint a privacy@bentokai.com dins d'aquest termini. Si no podem resoldre la teva oposició, pots deixar d'utilitzar la funció afectada o posar fi al servei. Imposem per contracte a cada subencarregat obligacions de protecció de dades equivalents a les d'aquesta secció i continuem sent responsables davant teu del seu compliment. Quan un subencarregat tracta les dades fora de l'Espai Econòmic Europeu, s'apliquen les garanties descrites a la secció 7 de la Política de Privacitat. Les plataformes de xarxes socials que connectes no són subencarregats nostres: reben el contingut que publiques o amb què respons seguint les teves instruccions i el tracten d'acord amb les seves pròpies condicions. Tampoc no ho són els serveis públics ni l'autoritat tributària descrits a la secció 6 de la Política de Privacitat.
• Assistència. Tenint en compte la naturalesa del tractament, t'ajudem a respondre les sol·licituds de les persones que exerceixen els seus drets de protecció de dades, mitjançant les funcions pròpies de Bentokai (com ara editar, exportar i eliminar registres i desconnectar perfils) i, per a la resta, a petició teva; si una d'aquestes sol·licituds ens arriba directament, te la traslladem. Tenint en compte la informació de què disposem, també t'ajudem a complir les teves obligacions dels articles 32 a 36 del RGPD (seguretat, notificació de violacions, avaluacions d'impacte relatives a la protecció de dades i consulta prèvia).
• Violacions de la seguretat de les dades personals. Et notifiquem sense dilació indeguda, després de tenir-ne coneixement, qualsevol violació de la seguretat que afecti aquestes dades, amb la informació que necessites per complir les teves pròpies obligacions de notificació, a mesura que aquesta informació estigui disponible.
• Fi del servei. Quan s'acaba el servei, suprimim les dades o, si ens ho demanes abans que s'acabi, primer te les retornem (les exportacions de Bentokai també et permeten obtenir-ne una còpia pel teu compte), i després suprimim les còpies existents, llevat que el dret de la Unió o el dret espanyol ens obligui a conservar-les.
• Demostració del compliment i auditories. Posem a la teva disposició la informació necessària per demostrar el compliment d'aquesta secció, i permetem i contribuïm a la realització d'auditories, incloses inspeccions, per part teva o d'un auditor autoritzat per tu, amb un preavís raonable, en horari laboral, sense pertorbar de manera irraonable la nostra activitat i amb subjecció a obligacions de confidencialitat. Les auditories van a càrrec teu, llevat que revelin que hem incomplert de manera substancial aquesta secció, cas en què n'assumim els costos raonables.

12. Propietat intel·lectual

La plataforma Bentokai (el seu programari, el seu disseny i la seva marca) és i continua sent propietat d'Umai Media, S.L. Conserves la propietat del contingut i les dades que incorpores a la plataforma, i només ens concedeixes els drets necessaris per allotjar-los, tractar-los i mostrar-los per prestar-te el servei. Quan tu o els teus usuaris publiqueu una publicació o envieu una resposta a través de Bentokai, ens concedeixes a més els drets necessaris per reproduir-la, adaptar-la tècnicament als requisits de cada plataforma (per exemple, convertint o redimensionant imatges i vídeos) i transmetre-la a les plataformes que vas triar. Un cop el contingut és en una plataforma, el seu ús s'hi regeix per les condicions d'aquesta plataforma, inclosa la llicència que li concedeixes.

13. Disponibilitat i canvis

Procurem que el servei estigui disponible i sigui fiable, però no garantim un accés ininterromput, i podem suspendre el servei per motius de manteniment o seguretat. Podem actualitzar, afegir o eliminar funcions, i podem revisar aquestes condicions; els canvis substancials es publicaran aquí. L'ús continuat després dels canvis significa que els acceptes.

14. Exempcions de responsabilitat

El servei es presta «tal com és» i «segons disponibilitat», sense garanties de cap tipus, expresses o implícites, inclosa la idoneïtat per a una finalitat determinada. Res a Bentokai no constitueix assessorament comptable, fiscal, jurídic ni financer. La informació financera mostrada a Bentokai s'importa de proveïdors externs i dels teus bancs, pot estar endarrerida, incompleta o ser inexacta, i té caràcter merament informatiu. El mateix s'aplica a les estadístiques de xarxes socials i altres dades facilitades per les plataformes, i és la plataforma corresponent la que decideix si una publicació es publica, es mostra o es conserva, quan i com. Els càlculs, totals, informes, exportacions i documents generats es produeixen a partir de les dades que introdueixes; verifica les xifres importants amb els teus propis registres abans d'usar-les.

15. Limitació de responsabilitat

En la mesura màxima permesa per la llei, Umai Media, S.L. no es responsabilitza dels danys indirectes o conseqüents; de la pèrdua de beneficis, de negoci o de dades; de les sancions o recàrrecs imposats per l'administració tributària o altres autoritats; ni de cap pèrdua derivada de decisions que prenguis basant-te en la informació mostrada a la plataforma, de dades que no hagis revisat tal com es descriu a la secció 4, de la disponibilitat, exactitud o actualitat de les dades facilitades pels bancs o proveïdors externs, de les accions, decisions o interrupcions de les plataformes de xarxes socials (incloses les publicacions rebutjades, endarrerides o retirades, els perfils o comptes restringits o suspesos, els canvis o la retirada de les seves API, els límits de sol·licituds i les dades que facilitin amb retard, de manera incompleta o que no facilitin), o de tornar a intentar, sense comprovar abans el perfil, una publicació de la qual Bentokai va indicar que no podia confirmar si s'havia publicat. En la mateixa mesura, la responsabilitat total agregada d'Umai Media, S.L. sota aquestes condicions es limita als imports que hagis pagat pel servei durant els dotze mesos anteriors al fet que origini la reclamació. Res en aquestes condicions no exclou la responsabilitat que no es pugui excloure d'acord amb la llei aplicable.

16. Terminació

Pots deixar d'utilitzar el servei i sol·licitar l'eliminació del teu compte en qualsevol moment. Podem suspendre o cancel·lar l'accés si s'incompleixen aquestes condicions o quan sigui necessari per protegir el servei o complir la llei. Quan s'acaba el servei, les dades personals que tractem per compte teu es retornen o se suprimeixen tal com es descriu a la secció 11.

17. Legislació aplicable i jurisdicció

Aquestes condicions es regeixen per les lleis d'Espanya. Qualsevol controvèrsia que en derivi se sotmet als jutjats i tribunals de la ciutat de Madrid, sense perjudici dels drets imperatius de consum o de protecció de dades que puguis tenir d'acord amb la teva legislació local.

18. Contacte

Preguntes sobre aquestes condicions: legal@bentokai.com.