Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité explique comment Bentokai collecte, utilise et protège les données personnelles lorsque vous utilisez ce site web et notre plateforme sur app.bentokai.com, y compris les fonctionnalités facultatives de connexion bancaire (open banking) et de réseaux sociaux, le connecteur pour applications d'IA et l'API (sur api.bentokai.com), ainsi que lorsque vous visitez un site web ou utilisez une page qu'un de nos clients exploite avec Bentokai.

1. Qui nous sommes

Bentokai est exploité par Umai Media, S.L. (TVA ESB26634485), Calle San Gerardo 50, 28035 Madrid, Espagne (« Umai Media », « nous »). Vous pouvez nous contacter à privacy@bentokai.com.

Lorsque nous sommes responsable du traitement. Umai Media, S.L. est responsable du traitement des données personnelles des personnes qui disposent d'un compte Bentokai et l'utilisent (leurs données de compte, de profil et d'authentification), des données de sécurité et techniques décrites à la section 2 et des données traitées par l'intermédiaire de ce site web. La présente politique décrit principalement ce traitement.

Lorsque nous traitons des données pour nos clients. Les données professionnelles que nos clients saisissent dans Bentokai, telles que leurs contacts, les clients et fournisseurs figurant dans leurs factures et autres enregistrements, les personnes qui apparaissent dans les transactions bancaires qu'ils importent et les données personnelles d'autres personnes figurant dans les profils de réseaux sociaux qu'ils connectent (telles que les noms et le contenu des commentaires, avis et messages), sont traitées par Umai Media pour le compte du client, conformément à l'accord de sous-traitance figurant à la section 12 de nos Conditions d'utilisation. Il en va de même des données relatives aux personnes que nos clients servent au moyen de Bentokai : les visiteurs de leurs sites web, les personnes qui y effectuent des recherches et les personnes qui s'abonnent à leurs pages de statut ou utilisent leurs portails d'assistance et de projets (voir la section 2). Pour ces données, le client est le responsable du traitement et décide pourquoi et comment elles sont utilisées ; nous agissons uniquement sur ses instructions.

2. Informations que nous collectons

Données de compte et de profil : nom, adresse e-mail, langue et préférences d'affichage, et données d'authentification (les mots de passe ne sont stockés que sous forme de hachages salés ; clés d'accès [passkeys] lorsque vous les activez).
Contenu que vous ajoutez : les comptes, marques, contacts, informations de facturation et enregistrements similaires que vous créez dans la plateforme, ainsi que les factures fournisseurs livrées par les intégrations et les boîtes de messagerie qu'une marque connecte (pour trouver les factures dans une boîte de messagerie, Bentokai lit l'expéditeur, l'objet et les informations sur les pièces jointes de ses messages, et ne modifie jamais la boîte). Les données personnelles d'autres personnes figurant dans ces enregistrements, telles que les contacts, clients et fournisseurs, sont des données professionnelles que nous traitons pour le compte du client (voir la section 1).
Informations sur les comptes bancaires : lorsque vous choisissez de connecter un compte bancaire, les soldes et l'historique des transactions de ce compte (voir la section 3). Les personnes qui apparaissent dans ces transactions font partie des données professionnelles du client (voir la section 1).
Données de réseaux sociaux : lorsqu'une marque connecte ses profils de réseaux sociaux, l'autorisation de chacun d'eux, les informations publiques des profils, le contenu publié via Bentokai, les statistiques de performance des profils et de leurs publications et, si la marque active la boîte de réception, les commentaires, avis et messages qu'ils reçoivent (voir la section 4, qui précise aussi lesquelles de ces données nous traitons pour le compte du client).
Applications d'IA connectées : lorsque vous connectez une application d'IA à Bentokai au moyen du connecteur décrit à la section 7 de nos Conditions d'utilisation, les informations que l'application fournit sur elle-même (telles que son nom, son site web, les adresses auxquelles elle revient après que vous l'avez approuvée et, pour une application qui s'enregistre elle-même auprès de Bentokai, l'adresse IP depuis laquelle elle s'est enregistrée) ; un enregistrement de chaque connexion (qui l'a établie, avec quelle application, si l'application peut effectuer des modifications, où elle revient, quand elle a été établie et quand elle expire, et quand elle a été utilisée pour la dernière fois et depuis quelle adresse IP), affiché sur votre page Sécurité, où vous pouvez mettre fin à la connexion ; et les codes et jetons que l'application utilise pour accéder à Bentokai, que nous ne stockons que sous forme de hachage irréversible (SHA-256), à partir duquel ils ne peuvent pas être retrouvés. L'adresse IP depuis laquelle une application s'enregistre ou demande des jetons est également utilisée brièvement pour prévenir les abus (limitation du nombre de requêtes). Ce qu'une application connectée lit dans Bentokai ou y modifie, comme les contacts d'une marque ou les rapports de sa mesure d'audience, fait partie des données professionnelles du client (voir la section 1).
Clés d'API : pour chaque clé d'API créée pour une marque (voir la section 7 de nos Conditions d'utilisation), son nom, son accès (lecture, ou lecture et modification), sa marque, la personne qui l'a créée (son nom et son adresse e-mail, qui restent attachés à la clé après son départ), sa date de création, sa date d'expiration le cas échéant, et quand et depuis quelle adresse IP elle a été utilisée pour la dernière fois. La clé elle-même n'est conservée que sous forme de hachage irréversible (SHA-256) et de ses 16 premiers caractères, à partir desquels elle ne peut pas être retrouvée, pas même par nous. L'adresse IP depuis laquelle chaque modification est effectuée avec une clé est consignée avec cette modification dans le journal d'activité (section 8). Lorsqu'une requête effectuée avec une clé comporte une clé d'idempotence, une valeur qui permet aux logiciels du client de répéter une requête sans créer deux fois le même contact ou la même note, nous conservons un enregistrement indiquant que cette requête a créé ce contact ou cette note (des identifiants et un hachage de la requête uniquement, jamais son contenu), qui sert pendant 24 heures et est supprimé dans le courant du jour suivant. Ce que les logiciels du client lisent ou modifient au moyen d'une clé, comme les contacts d'une marque ou les rapports de sa mesure d'audience, fait partie des données professionnelles du client (voir la section 1).
Données techniques : sessions de connexion, informations sur l'appareil et le navigateur, adresse IP et localisation approximative (pays et fournisseur d'accès à internet, obtenus lors de la connexion et affichés sur votre page Sécurité), ainsi qu'un journal d'activité des actions effectuées dans le panneau, utilisés à des fins de sécurité et d'assistance. Nos serveurs web journalisent également chaque requête qu'ils reçoivent, y compris celles des visiteurs des sites web et des pages publiques de nos clients (adresse IP, agent utilisateur du navigateur, adresse demandée, page de provenance et heure), à des fins de sécurité et de résolution des problèmes techniques.
Engagement e-mail : pour les e-mails que la plateforme envoie (tels que les e-mails de factures, les réponses d'assistance et les rapports programmés ; les e-mails de sécurité, tels que la réinitialisation du mot de passe, ne sont pas suivis), nous enregistrons la distribution, l'ouverture éventuelle de l'e-mail (un pixel de suivi) et les liens cliqués, avec horodatage. Nous conservons également une trace de chaque e-mail envoyé par la plateforme, y compris les e-mails de sécurité : son destinataire, son objet et son contenu, et le fait qu'il a été envoyé ou non. Pour les e-mails qu'un client envoie à ses propres clients via Bentokai, tels que les factures, ces enregistrements font partie des données professionnelles de ce client (voir la section 1).
Données relatives aux personnes que nos clients servent : lorsqu'un client utilise les fonctionnalités ci-dessous, nous traitons pour le compte de ce client (voir la section 1) des données relatives aux visiteurs de ses sites web et aux personnes qui utilisent ses pages publiques. Si vous avez visité ou utilisé l'un d'eux, le client qui l'exploite est le responsable du traitement et le premier interlocuteur auquel vous adresser. Sur toutes ces pages et tous ces points d'accès, l'adresse IP est également utilisée brièvement pour prévenir les abus (limitation du nombre de requêtes).
- Mesure d'audience : un script (le « tag ») présent sur le site web du client nous envoie, pour chaque page vue, l'adresse et le titre de la page, la page de provenance, les éventuels paramètres de campagne du lien (tels que utm_source), la langue du navigateur, la taille de l'écran et de la fenêtre et le temps passé sur la page et, lorsque le client l'active, les adresses des liens cliqués. À partir de la requête, nous déterminons le type d'appareil, le navigateur et le système d'exploitation, si la visite provient d'un robot d'exploration automatisé, ainsi que le pays, la région et la ville. Pour compter les visiteurs sans les identifier, nous dérivons un code de visiteur de l'adresse IP et de l'agent utilisateur du navigateur au moyen d'une clé secrète qui change chaque jour ; la clé de chaque jour est détruite au bout de deux jours et, à partir de ce moment, personne, pas même nous, ne peut relier les codes de ce jour à une adresse IP. L'adresse IP elle-même n'est pas stockée avec les données d'audience. Pour la localisation, seule la partie réseau de l'adresse (les trois premiers des quatre nombres d'une adresse IPv4, ou les 48 premiers bits d'une adresse IPv6) est envoyée à ip-api.com. Le tag ne dépose aucun cookie et ne stocke rien sur l'appareil du visiteur et, sauf si le client a désactivé cette option, un navigateur qui envoie le signal Global Privacy Control n'envoie qu'un signal vide, qui est comptabilisé sans aucune autre donnée. Les données sont stockées dans une base de données sur nos propres serveurs (section 6).
- Détection des robots : pour compter les visites des robots d'exploration automatisés, tels que ceux des moteurs de recherche et de l'IA, le client peut également ajouter une image à ses pages ou faire en sorte que son propre serveur signale les visites de robots qu'il reçoit, avec la page, l'agent utilisateur et l'adresse IP. Nous comparons chaque signalement à notre propre liste de robots, et l'identité revendiquée par un robot aux plages d'adresses publiées par son exploitant, et nous écartons les signalements concernant des personnes.
- Vitesse des pages : un script que le client peut ajouter à ses pages indique à quelle vitesse elles se chargent et répondent pour ses visiteurs, ainsi que le type d'appareil. Ces mesures ne sont conservées que sous forme de décomptes par tranche de valeurs et par jour, sans adresse de page, adresse IP, agent utilisateur ni aucun autre identifiant ; les visites des robots sont écartées.
- Recherche sur le site : les termes que les visiteurs ont saisis dans la recherche du site web du client et le nombre de fois où chacun a été recherché, lus sur le propre serveur de recherche du client. Nous recevons des termes et des décomptes, et non l'identité des personnes qui ont effectué la recherche, même si un terme peut contenir des données personnelles si un visiteur les a saisies.
- Performance dans la recherche : les requêtes de la recherche Google et les pages par lesquelles le site web du client a été trouvé, avec les totaux de clics et d'impressions, tels que Google Search Console les fournit ; Google ne nous indique pas qui a effectué la recherche.
- Pages de statut : l'adresse e-mail de toute personne qui s'abonne à la page de statut d'un client pour être informée des incidents (stockée chiffrée), le fait qu'elle a confirmé ou non l'abonnement, et les e-mails qui lui sont envoyés. Chaque notification comporte un lien de désabonnement.
- Portail d'assistance : lorsqu'une personne ouvre un ticket sur le portail d'assistance d'un client (sur portal.bentokai.com) ou au moyen d'un formulaire du site web du client qui le transmet à Bentokai, son nom, son adresse e-mail et, si elle l'indique, son numéro de téléphone, l'objet du ticket, les messages et les images jointes et, pour un ticket envoyé depuis le site web du client, les informations techniques que ce site transmet avec lui (telles que l'adresse IP, l'agent utilisateur du navigateur et la page de provenance).
- Portail client des projets : lorsqu'un client invite l'un de ses contacts à suivre un projet sur son portail, l'invitation, la date de dernière utilisation du portail, ainsi que les commentaires et fichiers que le contact y ajoute.

3. Informations sur les comptes bancaires et open banking

La fonctionnalité Trésorerie de Bentokai vous permet de connecter vos propres comptes bancaires afin de consulter leurs soldes et mouvements au sein de la plateforme. Cet accès est :

Expressément autorisé par vous auprès de votre propre banque. Vous vous authentifiez directement sur la page de votre banque ou de votre prestataire : nous ne voyons ni ne stockons jamais vos identifiants de banque en ligne.
En lecture seule. Nous récupérons uniquement les détails du compte, les soldes et les transactions. Bentokai n'initie aucun paiement et ne déplace aucun fonds.
Fourni par des prestataires de services d'information sur les comptes (AISP) agréés, Enable Banking et, le cas échéant, GoCardless Bank Account Data, réglementés pour fournir un accès open banking au titre de la DSP2. Ils facilitent la connexion à votre banque sur votre instruction.

Les comptes Wise et Qonto peuvent aussi être connectés directement au moyen des interfaces propres à ces prestataires, en vous connectant chez le prestataire ou avec une clé d'API que vous y créez, que nous stockons chiffrée ; cet accès est lui aussi en lecture seule.

Les soldes et transactions importés servent uniquement à afficher vos informations financières au sein de votre espace de travail Bentokai et ne sont visibles que par les utilisateurs auxquels vous avez accordé l'accès à cette marque.

4. Comptes de réseaux sociaux

La fonctionnalité Social de Bentokai permet à une entreprise de connecter les profils de réseaux sociaux qu'elle gère afin de publier et de programmer des publications, de suivre la performance de ses profils et de ses publications et, lorsqu'elle active la boîte de réception, de lire les commentaires, avis et messages et d'y répondre depuis un seul endroit.

Fonctionnement de la connexion. Un utilisateur disposant d'une autorisation sur une marque connecte une Page Facebook, un compte professionnel Instagram, une page entreprise LinkedIn ou un établissement de Fiche d'établissement Google via l'écran d'autorisation propre à cette plateforme, qui indique à quoi Bentokai demande à accéder. Nous ne voyons ni ne stockons jamais votre mot de passe de cette plateforme. L'accès peut être révoqué à tout moment, dans Bentokai ou sur la plateforme (voir « Déconnexion et suppression » ci-dessous).

Ce que nous recevons et stockons.

L'autorisation : les jetons d'accès et d'actualisation émis par la plateforme (chiffrés au repos), les autorisations accordées et leur date d'expiration, ainsi que l'identifiant d'utilisateur et le nom sur la plateforme de la personne qui a connecté le profil.
Les profils connectés : l'identifiant, le nom, le nom d'utilisateur, l'adresse web, la photo de profil et le nombre d'abonnés de chaque profil, actualisés chaque jour tant que le profil est connecté.
Le contenu à publier : les textes, liens, images et vidéos que les utilisateurs créent dans Bentokai en vue de leur publication, qui sont envoyés à la plateforme au moment de la publication, puis l'identifiant et le lien de la publication. Certaines plateformes récupèrent les images et les vidéos depuis une adresse web au lieu d'accepter un envoi ; pendant la publication, une copie publique temporaire du fichier existe donc à une adresse impossible à deviner, pendant 48 heures au maximum.
Les statistiques de performance : les chiffres quotidiens de chaque profil connecté, tels que les vues, la couverture, les interactions, les clics et les abonnés gagnés et perdus (et, pour la Fiche d'établissement Google, des chiffres tels que les appels, les clics vers le site web et les demandes d'itinéraire), ainsi que les chiffres de chaque publication et de chaque story Instagram, tels que les vues, la couverture, les réactions, les commentaires et les partages. Pour chaque publication, nous conservons également son type, sa date et son lien, les 280 premiers caractères de son texte et, pour les publications Facebook et Instagram des 90 derniers jours, une copie réduite de son image. Cela inclut les publications faites directement sur la plateforme et non via Bentokai. Une tâche automatique copie ces chiffres depuis les plateformes, et les pages et rapports de Bentokai lisent cette copie. Ces chiffres sont des totaux : nous ne recevons ni l'identité des personnes qu'ils comptabilisent, ni aucune ventilation de l'audience par âge, sexe ou localisation.
Les commentaires, avis et messages, uniquement pour les marques dont le gestionnaire a activé la boîte de réception, désactivée par défaut (jusque-là, rien n'en est lu) : les commentaires sur les publications Facebook, Instagram et LinkedIn de la marque, les messages directs envoyés à sa Page Facebook et à son compte Instagram (au plus les 20 messages les plus récents de chaque conversation, soit tout ce que les plateformes mettent à disposition) et les avis sur ses établissements de Fiche d'établissement Google, avec leur note en étoiles. Pour chacun, nous conservons son texte, la date à laquelle il a été rédigé ou modifié pour la dernière fois, le fait qu'il a été masqué ou non, et le nom public ou le nom d'utilisateur de son auteur tel que la plateforme le fournit : pour un avis Google, le nom de son auteur, sauf si l'avis est anonyme ; pour LinkedIn, aucun nom (l'auteur apparaît comme « un membre LinkedIn »). Pour une conversation par messages directs, nous conservons également l'identifiant sur la plateforme de la personne qui écrit, nécessaire pour lui répondre. Nous ne conservons jamais de photos de profil, de photos ni d'autres pièces jointes, ni, pour Google, la note moyenne ou le nombre d'avis d'un établissement. Nous conservons aussi les réponses que les utilisateurs de la marque rédigent dans Bentokai, qui sont envoyées à la plateforme, avec l'auteur de chaque envoi, sa date et son statut, ainsi que le statut de chaque conversation, l'utilisateur auquel elle est attribuée et le fait qu'elle a été lue ou non.

Rapports périodiques de statistiques par e-mail. Si la personne qui gère une marque les active, Bentokai envoie par e-mail un résumé hebdomadaire ou mensuel des statistiques de la marque, avec ses meilleures publications, aux utilisateurs qui ont accès à ces statistiques. Chaque destinataire peut cesser de le recevoir à tout moment, sur la page des statistiques ou au moyen du lien figurant dans chaque e-mail, qui fonctionne sans connexion. Pour les publications LinkedIn, l'e-mail n'indique que les chiffres, le type de publication et sa date, jamais son texte ni son lien. Ces e-mails sont envoyés et enregistrés comme les autres e-mails de la plateforme (section 2).

La boîte de réception. La boîte de réception sert uniquement à permettre à l'équipe de la marque de lire ce que les gens écrivent à ses profils et d'y répondre, de masquer ou d'afficher des commentaires sur Facebook et Instagram, et de savoir quelles conversations ont été traitées. Les réponses ne sont envoyées que lorsqu'un utilisateur les rédige et les envoie : Bentokai ne répond jamais automatiquement et n'utilise pas l'intelligence artificielle pour lire, trier ou répondre à ce qu'il reçoit. Un message direct ne peut recevoir de réponse que dans les 24 heures suivant le dernier message de la personne. Le contenu de la boîte de réception ne peut pas être exporté et n'est pas relié aux contacts ni aux autres enregistrements de la marque. Les nouveaux commentaires, avis et messages sont signalés à l'équipe de la marque par une notification dans l'application qui n'en indique que le nombre. Le journal d'activité consigne qui a répondu à quel élément, l'a masqué ou supprimé, et quand, mais jamais le texte d'un commentaire, d'un avis, d'un message ou d'une réponse.

Finalité. Nous utilisons ces données uniquement pour fournir les fonctionnalités demandées par les utilisateurs de la marque : publier et programmer des publications, présenter la performance des profils et de leurs publications, y compris dans les rapports périodiques par e-mail, et lire les commentaires, avis et messages et y répondre. Nous ne les vendons pas, ne les utilisons pas à des fins publicitaires, ne les utilisons pas pour établir des profils de personnes ni pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle. Nous ne les partageons qu'avec la plateforme elle-même, lorsqu'un utilisateur publie ou répond, et, dans la mesure nécessaire à la fourniture du service, avec les prestataires de services nommés à la section 6, tels que notre hébergeur. Au sein de Bentokai, chaque partie de ces données, comme les statistiques ou la boîte de réception, n'est visible que par les utilisateurs auxquels l'accès à cette partie a été accordé pour cette marque, par le titulaire du compte et par les propres administrateurs de la plateforme d'Umai Media, qui ont accès à toutes les marques pour exploiter le service et en assurer le support.

Notre rôle. Pour les données de compte de la personne qui connecte un profil (son identifiant d'utilisateur et son nom sur la plateforme, ainsi que l'autorisation elle-même), Umai Media agit en qualité de responsable du traitement. Pour les données personnelles d'autres personnes qui parviennent à Bentokai par un profil connecté, telles que les noms et le contenu des commentaires, avis et messages du public, ou les personnes citées ou représentées dans les publications du profil, Umai Media agit en qualité de sous-traitant pour le compte du client professionnel qui a connecté le profil, conformément à l'accord de sous-traitance figurant à la section 12 de nos Conditions d'utilisation ; c'est ce client qui décide pourquoi et comment ces données sont utilisées.

Si vous avez commenté, laissé un avis ou écrit à une entreprise qui utilise Bentokai. L'entreprise qui gère le profil auquel vous avez écrit est responsable du traitement de vos données et doit disposer d'une base juridique pour ce traitement, telle que son intérêt légitime à gérer sa présence sur les réseaux sociaux et à répondre aux personnes qui s'adressent à elle. Si elle a activé la boîte de réception de Bentokai, nous recevons votre commentaire, avis ou message de la plateforme sur laquelle vous l'avez écrit (Facebook, Instagram, LinkedIn ou Google), avec le nom public ou le nom d'utilisateur qui l'y accompagne, dans le seul but de permettre à l'équipe de l'entreprise de le lire et d'y répondre. Nous le conservons uniquement pendant les durées indiquées ci-dessous et, si vous le supprimez sur la plateforme, son texte et votre nom sont également supprimés de Bentokai dès que Bentokai détecte la suppression (voir ci-dessous). Pour exercer vos droits, adressez-vous à cette entreprise, ou écrivez à privacy@bentokai.com et nous lui transmettrons votre demande et l'aiderons à y répondre.

Données reçues de Google. L'utilisation par Bentokai des informations reçues des API de Google, et leur transfert vers toute autre application, respecteront la Google API Services User Data Policy (Règles relatives aux données utilisateur dans les services d'API Google), y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use). Notre personnel ne lit pas ces données, sauf si l'utilisateur l'a autorisé (par exemple pour traiter une demande d'assistance), si cela est nécessaire à des fins de sécurité ou si la loi l'exige.

Durée de conservation.

Les jetons d'accès, les informations du profil et les statistiques sont conservés tant que le profil est connecté. Lorsqu'un profil est déconnecté, ses informations, ses statistiques (avec les copies de ses publications conservées pour celles-ci) et les données de sa boîte de réception sont supprimées, de même que ses jetons d'accès dès qu'aucun autre profil connecté ne les utilise. Lorsqu'une marque est supprimée, toutes ses données de réseaux sociaux sont supprimées.
Lorsque l'accès est révoqué sur Facebook ou Instagram, Meta nous en informe et nous supprimons immédiatement les jetons. Sur toute plateforme, un profil dont l'accès a été révoqué ou a expiré ne peut plus être utilisé et reste signalé comme à reconnecter jusqu'à ce qu'il soit reconnecté ou déconnecté.
Les chiffres jour par jour d'une publication pendant ses quatre premières semaines sont supprimés lorsque la publication atteint 35 jours ; ses chiffres les plus récents sont conservés.
Données reçues de LinkedIn : l'extrait de texte et le lien d'une publication sont supprimés lorsque la publication atteint 6 mois, et les publications et les statistiques sont supprimées lorsqu'elles atteignent 12 mois ; les images des publications LinkedIn ne sont jamais copiées. Lorsque les conditions d'une plateforme fixent une durée plus courte pour certaines données, nous l'appliquons.
Données de la boîte de réception. Ces durées courent à compter de la dernière réception de l'élément ou, pour une conversation Facebook ou Instagram, de sa dernière activité, de sorte qu'une conversation qui reprend est conservée plus longtemps :
- pour Facebook et Instagram, chaque conversation est supprimée, avec ses commentaires ou messages, les noms qui les accompagnent, l'identifiant de la personne qui écrit et les réponses, 90 jours après sa dernière activité ;
- pour LinkedIn, le texte de chaque commentaire, y compris les réponses de la marque elle-même, est supprimé au plus tard 48 heures après sa réception, et les noms des membres ne sont jamais enregistrés ;
- pour Google, le texte de chaque avis, le nom de son auteur et sa note en étoiles, ainsi que la réponse de la marque, sont supprimés au plus tard 30 jours après leur réception ;
- ce qui reste d'une conversation LinkedIn ou Google une fois ses textes supprimés (identifiants, dates et statut) est supprimé peu après, lorsqu'elle est restée sans activité pendant environ deux semaines (LinkedIn) ou environ un mois (Google) ;
- lorsque l'auteur supprime un commentaire, un avis ou un message sur la plateforme, son texte et le nom de l'auteur sont supprimés de Bentokai dès que Bentokai détecte la suppression, normalement lors de la lecture suivante de cette publication ; certaines suppressions, comme celle d'un message direct, ne peuvent pas être détectées, et les durées ci-dessus s'appliquent alors ;
- la désactivation de la boîte de réception met fin à toute lecture, et ce qui est déjà conservé suit ces mêmes durées.
Les fichiers envoyés pour publication sont conservés avec leur publication jusqu'à la suppression de celle-ci ; les copies publiques temporaires sont supprimées dans un délai de 48 heures.
Les publications créées dans Bentokai, avec le nom de chaque profil sur lequel elles ont été publiées et le lien vers la publication, restent dans l'historique des publications de la marque jusqu'à leur suppression, y compris après la déconnexion du profil.

Déconnexion et suppression.

Dans Bentokai : un utilisateur disposant de l'autorisation nécessaire déconnecte un profil sous Social → Profils ; ses données sont supprimées comme décrit ci-dessus. Lorsque plus rien dans Bentokai n'utilise une autorisation, nous demandons également à Facebook ou à Google de la révoquer. Pour les comptes Instagram connectés directement avec Instagram, ainsi que pour LinkedIn, la plateforme ne propose pas cette demande : utilisez ses paramètres indiqués ci-dessous.
Sur Facebook : Paramètres et confidentialité → Paramètres → Intégrations professionnelles, puis supprimez Bentokai.
Sur Instagram : Paramètres → Autorisations du site web → Applications et sites web, puis supprimez Bentokai.
Sur LinkedIn : Vous → Préférences et confidentialité → Confidentialité des données → Services autorisés, puis supprimez Bentokai.
Sur Google : retirez l'accès de Bentokai dans votre compte Google, sur myaccount.google.com/permissions.

Lorsque vous supprimez Bentokai sur Facebook ou Instagram, vous pouvez également demander à Meta de faire supprimer vos données. Meta nous transmet la demande et nous supprimons automatiquement les autorisations que vous avez données et les profils connectés par leur intermédiaire, avec toutes leurs données, y compris leurs statistiques et le contenu de leur boîte de réception ; Meta vous affiche ensuite un code de confirmation et un lien vers une page où vous pouvez consulter l'état de votre demande. Vous pouvez également nous demander de supprimer ces données en écrivant à privacy@bentokai.com : nous traitons la demande dans un délai de 10 jours pour les données reçues de LinkedIn et de 30 jours dans les autres cas.

Les conditions des plateformes. Notre accès à chaque plateforme est régi par les Conditions de la plateforme Meta, les Conditions d'utilisation de l'API LinkedIn et la Google API Services User Data Policy. Ce que chaque plateforme fait de vos données est décrit dans sa propre politique de confidentialité : Meta, LinkedIn et Google.

5. Comment nous utilisons vos données et nos bases légales

La présente section décrit les finalités et les bases légales des traitements dont nous sommes responsables. Pour les données professionnelles que nous traitons pour le compte de nos clients (section 1), telles que le contenu des documents importés ou les données relatives aux visiteurs de leurs sites web, nous agissons uniquement sur les instructions du client afin de fournir les fonctionnalités qu'il utilise, et c'est le client qui détermine la base légale.

Pour fournir le service auquel vous avez souscrit (exécution d'un contrat).
Pour connecter et afficher vos données bancaires (votre consentement explicite, que vous pouvez retirer à tout moment en déconnectant le compte).
Pour connecter et utiliser des profils de réseaux sociaux : publication, statistiques, rapports périodiques de statistiques par e-mail et boîte de réception (exécution du contrat avec le client professionnel ; pour les données d'autres personnes figurant dans ces profils, telles que les commentaires, avis et messages, nous agissons sur les instructions du client professionnel, à qui il appartient de disposer d'une base juridique, telle que son intérêt légitime à gérer sa propre présence sur les réseaux sociaux et à répondre aux personnes qui s'adressent à lui ; voir la section 4).
Pour connecter les applications d'IA que vous choisissez : vous connecter à votre compte, afficher l'écran de consentement, émettre et vérifier les codes et jetons de chaque connexion, et répondre aux requêtes de l'application avec vos propres permissions (exécution du contrat ; pour les données professionnelles du client qu'une application connectée lit ou modifie, telles que ses contacts, nous agissons sur les instructions du client, données lorsque le connecteur est activé pour une marque (par le client ou, sur sa demande écrite, par nous) et lorsqu'un utilisateur approuve une connexion, et il appartient au client de disposer d'une base juridique pour communiquer ces données au fournisseur de l'application d'IA que ses utilisateurs choisissent ; voir la section 6).
Pour authentifier les requêtes de l'API et y répondre lorsqu'elles sont effectuées avec les clés d'une marque (exécution du contrat ; pour les données professionnelles du client que ces requêtes lisent ou modifient, telles que ses contacts, nous agissons sur les instructions du client, données lorsque l'API est activée pour une marque et qu'une clé est créée pour celle-ci (par le client ou, sur sa demande écrite, par nous) ; ces données vont alors vers des systèmes que le client choisit et exploite, et le client répond de ces systèmes et de ce qu'ils en font ; voir la section 6).
Pour assurer la sécurité du service : authentification, prévention de la fraude, journal d'activité (y compris la connexion ou la déconnexion d'une application d'IA, la création ou la révocation d'une clé d'API, et les modifications effectuées par leur intermédiaire) et journaux des requêtes de nos serveurs web (notre intérêt légitime à exploiter un service sécurisé).
Pour lire les documents que vous importez : lorsque vous importez une facture au format PDF, ou une facture fournisseur ou un ticket en tant que dépense, et que le document ne peut pas être lu entièrement de manière automatique, nous transmettons à notre prestataire d'IA (Anthropic) le texte du document (pour une facture, jusqu'aux ~12 000 premiers caractères) ou, pour un ticket photographié, son image, afin d'en identifier les champs, dans le seul but de terminer l'importation que vous avez demandée. Le même prestataire assure les traductions facultatives de l'interface.
Pour mesurer l'engagement e-mail : distribution, ouvertures et clics sur les liens des e-mails de la plateforme (notre intérêt légitime à confirmer que les e-mails transactionnels parviennent à leur destinataire ; pour les e-mails qu'un client envoie à ses propres clients, tels que les factures, nous le faisons pour le compte de ce client).
Pour respecter les obligations légales lorsqu'elles s'appliquent.

6. Partage et sous-traitants

Nous ne vendons pas de données personnelles. Nous les partageons uniquement avec les prestataires de services ci-dessous, qui agissent sur nos instructions dans le cadre d'accords appropriés, et seulement dans la mesure nécessaire à la fourniture du service. Pour les données professionnelles que nous traitons pour le compte de nos clients (section 1), ces prestataires sont nos sous-traitants ultérieurs, auxquels nous recourons en vertu de l'autorisation générale prévue à la section 12 de nos Conditions d'utilisation ; nous mettrons à jour cette liste au moins 30 jours avant d'en ajouter ou d'en remplacer un.

OVH SAS (OVHcloud), 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France : héberge les serveurs sur lesquels Bentokai fonctionne et stocke ses données, y compris la base de données de mesure d'audience, dans l'Union européenne ;
les prestataires d'open banking nommés à la section 3, lorsque vous connectez un compte ;
Google Ireland Limited / Google LLC (Google Workspace) : Bentokai envoie ses e-mails par le service de relais SMTP de Google Workspace, qui traite les destinataires et le contenu de chaque e-mail, pièces jointes comprises ; cela couvre les factures et les relances de paiement envoyées à vos clients, les notifications, les rapports programmés, les réponses d'assistance, les e-mails des pages de statut et des portails clients, et les e-mails de connexion et de sécurité ;
Anthropic, PBC (États-Unis) : traite le texte des documents que vous importez, ou l'image d'un ticket photographié, lorsqu'ils nécessitent une extraction automatique comme décrit à la section 5, le texte des traductions du catalogue et du centre d'aide, ainsi que les mesures de vitesse des pages lorsqu'un utilisateur en demande une explication ;
ip-api.com : reçoit votre adresse IP lors de la connexion afin de fournir les informations de pays et de fournisseur d'accès affichées sur votre page Sécurité (traitement dont nous sommes responsables) et, pour les clients qui utilisent la mesure d'audience, la partie réseau des adresses IP de leurs visiteurs, afin de fournir le pays, la région et la ville (section 2).

Lorsque vous utilisez la fonctionnalité Social (section 4), la plateforme que vous connectez fournit les statistiques, publications, commentaires, avis et messages que nous lisons pour votre compte, et reçoit le contenu que vous publiez ou avec lequel vous répondez, ainsi que les requêtes que nous effectuons en votre nom : Meta Platforms Ireland Ltd. (Facebook et Instagram), LinkedIn Ireland Unlimited Company (LinkedIn) et Google Ireland Ltd. / Google LLC (Fiche d'établissement Google). Ces plateformes ne sont pas nos sous-traitants ultérieurs : chacune traite ces données selon ses propres conditions et sa propre politique de confidentialité.

Applications d'IA connectées. Lorsqu'un utilisateur connecte une application d'IA à Bentokai (section 2), l'application, et l'entreprise qui la fournit, reçoivent ce que l'application lit par cette connexion : par exemple les noms, les coordonnées, les numéros d'identification fiscale, les étiquettes et les notes des contacts d'une marque, les noms des marques et du compte auxquels elle peut accéder et, pour la mesure d'audience, les rapports de fréquentation de la marque (des décomptes par page, source, localisation et appareil, et les adresses des liens cliqués : des adresses web, ainsi que les adresses e-mail et numéros de téléphone des liens mailto:, tel: et sms:), qui n'identifient aucun visiteur, et, pour la surveillance de disponibilité, les noms et les cibles des moniteurs de la marque, leurs états et leur disponibilité, ses incidents avec leurs notes et les noms de ceux qui les ont écrites, qui ont accusé réception d'un incident ou qui y ont été assignés, et, lorsque la connexion peut le modifier, de ceux qui pourraient y être assignés, ses maintenances et ses pages de statut, et, pour les mesures de vitesse web, les noms et les adresses des sites de la marque, leurs scores et leurs mesures, les chiffres que les navigateurs de ses visiteurs transmettent sur la rapidité de chargement de ses pages, qui n'identifient aucun visiteur, ses repères de déploiement et ses alertes de vitesse, et, pour les projets, leurs noms, codes, dates et descriptions, leurs tâches, leurs commentaires (y compris les noms des clients qui ont écrit par le portail client), les noms et les rôles des membres de leur équipe, les heures enregistrées sur eux (la personne, la date, la durée et la note) et le résumé de leur budget et, pour l'analyse de la recherche du site, les noms des connexions de recherche de la marque et des index suivis, les termes recherchés par les visiteurs et le nombre de fois, qui n'identifient aucun visiteur bien qu'un terme puisse contenir ce qu'un visiteur a saisi, la taille des index, ainsi que les performances et l'état du serveur de recherche. Bentokai ne l'envoie qu'en réponse aux requêtes que l'application effectue par une connexion que l'utilisateur a approuvée, et jamais de sa propre initiative. L'application est choisie par l'utilisateur du client, et non par nous, et ni l'application ni son fournisseur ne sont nos sous-traitants ultérieurs : chacun traite ces données selon ses propres conditions et sa propre politique de confidentialité, que le client ou l'utilisateur accepte auprès de ce fournisseur. Ce rôle est distinct de celui d'Anthropic dans la liste ci-dessus : si un utilisateur connecte Claude, ce que Claude lit parvient à Anthropic en tant que fournisseur choisi par cet utilisateur, selon les conditions qui régissent l'utilisation que l'utilisateur fait lui-même de Claude, et non en tant que notre sous-traitant ultérieur.

L'API. Les données lues au moyen d'une clé d'API (section 2) parviennent aux systèmes du client qui détient la clé, à sa demande. Ces systèmes sont ceux du client, ou de ses prestataires, et c'est le client qui les choisit : ce ne sont pas nos sous-traitants ultérieurs, et le client en est responsable. Un commentaire ajouté avec une clé d'API enregistre le nom de la clé comme son auteur.

Services publics et autorités. Certaines fonctionnalités envoient une requête à un service public, qui ne reçoit que ce dont il a besoin pour répondre et n'est pas notre sous-traitant ultérieur. Lorsque l'icône du site web d'un contact, d'un fournisseur ou d'une marque ne peut pas être récupérée sur le site web lui-même, notre serveur la demande au service public de favicons de Google (t0.gstatic.com), ce qui transmet à Google le nom de domaine de ce site web, par exemple example.com (pour un contact, il peut s'agir du domaine de son adresse e-mail professionnelle), et rien d'autre sur le contact ou le fournisseur. La fonctionnalité Vitesse envoie aux services PageSpeed Insights et Chrome UX Report de Google les adresses web publiques des pages qu'un client lui demande de mesurer. Lorsqu'un client active la transmission de ses enregistrements de facturation à l'administration fiscale espagnole (VERI*FACTU), les enregistrements des factures qu'il émet, y compris les noms et numéros d'identification fiscale de ses clients, sont transmis à l'Agencia Estatal de Administración Tributaria, qui les reçoit en tant qu'autorité publique, comme l'exige la loi.

7. Transferts internationaux

Les données que Bentokai stocke sont conservées sur des serveurs situés dans l'Union européenne (section 6), et vos données sont principalement traitées au sein de l'Espace économique européen. Les prestataires d'extraction de documents par IA et de géolocalisation (à la connexion et pour la mesure d'audience) nommés à la section 6 traitent des données aux États-Unis, et notre prestataire de messagerie, Google, peut également le faire ; pour ces transferts et tout autre transfert hors de l'EEE, nous nous appuyons sur des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Les plateformes de réseaux sociaux nommées à la section 6 peuvent également traiter des données aux États-Unis ; lorsque cela implique un transfert hors de l'EEE, celui-ci repose sur les clauses contractuelles types ou, si le destinataire est certifié, sur le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework). Une application d'IA connectée (section 6) et son fournisseur peuvent traiter ce que l'application lit en dehors de l'EEE, par exemple aux États-Unis. Ces données leur parviennent parce qu'un utilisateur a connecté l'application et que celle-ci les a demandées, et non parce que nous aurions choisi ce fournisseur, et les garanties applicables sont celles que ce fournisseur offre selon ses propres conditions ; il appartient au client de vérifier qu'elles sont adéquates (section 7 de nos Conditions d'utilisation).

8. Conservation des données

Nous conservons vos données tant que votre compte est actif et aussi longtemps que nécessaire pour fournir le service. Lorsque vous déconnectez un compte bancaire, les soldes et transactions stockés sont supprimés de cette connexion. Les données des profils de réseaux sociaux connectés suivent les règles spécifiques de la section 4, y compris les durées plus courtes applicables aux données reçues de LinkedIn et de Google et aux données de la boîte de réception. Vous pouvez nous demander de supprimer votre compte et les données associées comme décrit ci-dessous.

Le journal d'activité (section 2) est conservé au moins 24 mois. Pour chaque marque, le client peut fixer sur combien de mois en arrière ses utilisateurs peuvent consulter le journal, de 1 à 120 (12 par défaut) ; ce réglage ne limite que ce qu'ils voient. Une tâche quotidienne supprime les entrées du compte d'un client lorsqu'elles sont plus anciennes que la durée la plus longue fixée pour l'une des marques de ce compte, et jamais avant qu'elles aient 24 mois ; les entrées qui n'appartiennent à aucun compte client sont supprimées au bout de 24 mois. Les propres administrateurs de la plateforme d'Umai Media peuvent consulter toutes les entrées jusqu'à leur suppression.

L'enregistrement d'une clé d'API (section 2) est conservé jusqu'à la révocation de la clé ou la suppression de sa marque : une clé expirée cesse de fonctionner, mais son enregistrement est conservé jusqu'à sa révocation. L'enregistrement de la clé elle-même ne conserve que la date et l'heure de sa dernière utilisation et l'adresse IP correspondante, remplacées à mesure que la clé est de nouveau utilisée (au plus une fois par minute) ; le journal d'activité consigne séparément l'adresse IP de chaque modification effectuée avec une clé (section 2). Les enregistrements d'idempotence servent pendant 24 heures et sont supprimés dans le courant du jour suivant, et immédiatement lorsque leur clé est révoquée. Les journaux des requêtes de l'adresse de l'API, api.bentokai.com, n'enregistrent pas la chaîne de requête (query string) des requêtes et sont, pour le reste, conservés uniquement le temps nécessaire à la sécurité et à la résolution des problèmes techniques, comme ceux de nos autres serveurs web.

Pour les applications d'IA connectées (section 2) :

L'accès d'une application dure une heure à la fois et se renouvelle au moyen d'un jeton valable 30 jours, remplacé à chaque utilisation, de sorte qu'une connexion que l'application n'utilise pas pendant 30 jours cesse de fonctionner. Toute connexion prend fin au plus tard 90 jours après avoir été établie, après quoi l'application doit être connectée à nouveau. Les codes utilisés lors de la connexion durent deux minutes et ne peuvent servir qu'une seule fois.
Une connexion est supprimée, avec ses jetons, dès que vous la déconnectez sur votre page Sécurité ou que l'application la révoque ; lorsque votre mot de passe est réinitialisé ou modifié ; lorsqu'un administrateur vous déconnecte partout, modifie votre adresse e-mail ou désactive votre accès ; et lorsqu'une onzième connexion remplace celle qui a été utilisée le moins récemment. Après toute autre modification de votre adresse e-mail, ou tant que le compte auquel vous appartenez est désactivé, elle cesse de fonctionner et est supprimée au plus tard la prochaine fois que l'application tente de renouveler son accès.
Une tâche quotidienne supprime les codes et jetons expirés ainsi que les connexions qui ont dépassé leurs 90 jours. L'enregistrement d'une application qu'aucune connexion n'utilise est supprimé : pour une application qui s'est enregistrée elle-même auprès de Bentokai, avec l'adresse IP depuis laquelle elle s'est enregistrée, 30 jours après sa dernière utilisation ; pour une application qui publie ses informations sur son propre site web, 30 jours après que Bentokai les a lues pour la dernière fois.

Pour les données relatives aux personnes que nos clients servent (section 2) :

Mesure d'audience : chaque page vue et chaque événement sont conservés pendant la durée fixée par le client, de 1 à 800 jours (365 par défaut), puis supprimés ; les totaux quotidiens établis à partir de ceux-ci, qui ne contiennent aucun code de visiteur ni aucune adresse IP, sont conservés jusqu'à la suppression de la marque du client ou la fin du service. La clé secrète de chaque jour est détruite au bout de deux jours, la localisation trouvée pour un réseau est conservée 90 jours au maximum et les sauvegardes de la base de données de mesure d'audience sont conservées 7 jours.
Vitesse des pages et recherche sur le site : pendant la durée fixée par le client, 24 mois par défaut (jusqu'à 60 mois pour la vitesse des pages et 120 mois pour la recherche sur le site). Données de performance dans la recherche : tant que le site web du client reste connecté.
Abonnements aux pages de statut : jusqu'à ce que la personne se désabonne ou que le client supprime l'abonné ou la page.
Tickets d'assistance et contenu du portail des projets : tant que le client les conserve dans Bentokai et, au plus tard, jusqu'à la fin du service (section 12 de nos Conditions d'utilisation).
Journaux des requêtes de nos serveurs web : uniquement le temps nécessaire à la sécurité et à la résolution des problèmes techniques.

9. Vos droits

Conformément au RGPD, vous avez le droit d'accéder à vos données personnelles, de les rectifier, de les effacer, d'en limiter le traitement ou de vous y opposer, à la portabilité des données et au retrait de votre consentement à tout moment. Pour exercer ces droits, contactez privacy@bentokai.com. Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de votre autorité locale de protection des données (en Espagne, l'Agencia Española de Protección de Datos).

Vous pouvez mettre fin à tout moment à l'accès d'une application d'IA connectée en la déconnectant sur votre page Sécurité (Sécurité › Applications connectées) ; l'application ne peut alors plus rien lire ni modifier dans Bentokai. Cela ne supprime pas ce que l'application a déjà reçu, qui se trouve entre les mains de son fournisseur et est régi par ses propres conditions (section 6) : pour le faire supprimer, adressez-vous à ce fournisseur.

La personne qui gère une marque dans Bentokai peut révoquer à tout moment n'importe laquelle de ses clés d'API sur la page de la marque ; la clé cesse alors de fonctionner à partir de sa requête suivante. Cela ne supprime pas ce que les systèmes du client ont déjà reçu au moyen de la clé, dont le client est responsable.

Si vos données sont parvenues à Bentokai dans le cadre des données professionnelles d'un client (section 1), par exemple parce que vous avez visité le site web de ce client ou utilisé son portail, ce client est le responsable du traitement et c'est à lui qu'il convient de vous adresser ; si vous nous écrivez, nous lui transmettrons votre demande et l'aiderons à y répondre.

10. Sécurité

Nous protégeons les données par le chiffrement en transit, le hachage des identifiants et le chiffrement au repos des champs sensibles, tels que les coordonnées, les adresses e-mail des abonnés aux pages de statut, les identifiants financiers connectés et les jetons d'accès aux réseaux sociaux. L'accès est encadré par des autorisations par utilisateur.

11. Mineurs

Bentokai est un outil professionnel destiné aux représentants autorisés d'entreprises. Il ne s'adresse pas aux mineurs et nous ne collectons pas sciemment de données personnelles de personnes de moins de 18 ans.

12. Cookies

Nous n'utilisons que des cookies internes strictement nécessaires à la fourniture du service ou qui enregistrent une préférence que vous avez choisie, et aucun cookie publicitaire ni de suivi tiers. Chaque cookie, sa finalité et sa durée sont décrits dans notre Politique de cookies. Les scripts de mesure d'audience et de vitesse des pages que nos clients ajoutent à leurs sites web ne déposent aucun cookie et ne stockent rien sur les appareils de leurs visiteurs.

13. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. Les modifications substantielles seront reflétées ici.

14. Contact

Questions sur cette politique ou vos données : privacy@bentokai.com, ou par courrier à Umai Media, S.L., Calle San Gerardo 50, 28035 Madrid, Espagne.