Conditions d'utilisation

Les présentes Conditions d'utilisation régissent votre utilisation de ce site web et de la plateforme Bentokai sur app.bentokai.com. En créant un compte ou en utilisant le service, vous acceptez ces conditions.

1. Qui fournit le service

Bentokai est exploité par Umai Media, S.L. (TVA ESB26634485), Calle San Gerardo 50, 28035 Madrid, Espagne (« Umai Media », « nous »). Les présentes conditions constituent un contrat entre vous et Umai Media, S.L.

2. Le service

Bentokai est une plateforme de gestion d'entreprise destinée aux sociétés et à leurs marques. Selon votre configuration, elle fournit des outils tels que la gestion des marques, des utilisateurs et des permissions ; un répertoire de contacts ; la facturation (proformas, factures, factures rectificatives, séries de numérotation et suivi des encaissements) ; des fonctions de comptabilité fondées sur le plan comptable général espagnol ; le suivi des déclarations fiscales et un calendrier fiscal informatif ; une fonctionnalité de Trésorerie qui vous permet de connecter vos propres comptes bancaires pour consulter les soldes et les transactions ; l'import de documents avec extraction automatique de données ; des analyses de recherche et de performance web ; la gestion des réseaux sociaux, qui vous permet de relier à une marque des Pages Facebook, des comptes professionnels Instagram, des pages entreprise LinkedIn et des établissements de Fiche d'établissement Google, de rédiger, d'approuver en interne, de programmer et de publier des publications sur ceux-ci, de consulter des statistiques et des rapports sur la performance des profils et de leurs publications et, lorsque cette fonction est disponible, de répondre aux commentaires, avis et messages (voir la section 6) ; des tableaux de bord ; un journal d'activité ; et des notifications dans l'application et par e-mail. Les fonctionnalités peuvent évoluer dans le temps comme décrit à la section 13.

3. Éligibilité et comptes

Bentokai est destiné à un usage professionnel par des représentants autorisés d'une société. Vous êtes responsable de l'exactitude des informations que vous fournissez, de la sécurité de vos identifiants et de l'activité réalisée sous votre compte. Vous devez être autorisé à connecter tout compte bancaire ou profil de réseau social que vous reliez.

4. Votre responsabilité de vérifier les données finales

Bentokai est un outil : il calcule, met en forme, stocke et transmet les informations que vous et votre équipe y introduisez, et vous restez seul responsable de ces informations et de tout ce que vous produisez avec elles. En particulier, il vous appartient de vérifier toutes les données finales avant de vous y fier ou d'agir en conséquence : les factures et factures rectificatives avant de les émettre (les documents émis sont immuables), les écritures et rapports comptables avant de les déposer ou de les partager, les échéances avant de vous y fier, les données importées ou extraites automatiquement avant de les enregistrer, et tout chiffre avant de prendre des décisions commerciales fondées sur lui. Bentokai ne vérifie pas l'exactitude ni la conformité légale de vos données.

5. Connexions bancaires et prestataires tiers

Lorsque vous connectez un compte bancaire, vous autorisez la connexion directement auprès de votre banque par l'intermédiaire d'un prestataire de services d'information sur les comptes agréé (Enable Banking ou, le cas échéant, GoCardless Bank Account Data). Cet accès est en lecture seule : Bentokai récupère les soldes et les transactions pour vous les afficher et n'initie aucun paiement ni ne déplace aucun fonds. Vos identifiants de banque en ligne ne sont jamais vus ni stockés par Bentokai. Vous pouvez déconnecter un compte relié à tout moment. La disponibilité de banques et de données spécifiques dépend de ces prestataires et de votre banque.

6. Comptes de réseaux sociaux

La fonctionnalité Social vous permet de connecter des profils de réseaux sociaux à une marque via l'écran d'autorisation propre à chaque plateforme et d'agir sur ceux-ci depuis Bentokai. Le traitement des données concernées est décrit à la section 4 de la Politique de confidentialité.

Votre autorisation. En connectant un profil, vous confirmez que vous disposez sur la plateforme du rôle nécessaire pour le gérer et que le titulaire du profil vous a autorisé à le connecter à Bentokai et, via Bentokai, à y publier, à programmer des publications, à répondre et à en consulter les statistiques. Si cette autorisation prend fin, vous devez déconnecter le profil.

Vos instructions et votre contenu. Bentokai ne publie et ne répond sur un profil connecté que sur les instructions de vous-même et des utilisateurs auxquels vous donnez accès à la fonctionnalité Social : les publications qu'ils rédigent, approuvent et programment, et les réponses qu'ils écrivent. Vous êtes responsable de tout contenu que vous ou vos utilisateurs publiez, programmez, approuvez ou utilisez pour répondre via Bentokai, et de la détention de tous les droits, licences et autorisations qu'il requiert, y compris pour tout texte, image, vidéo, musique, marque et donnée personnelle qu'il contient. L'étape d'approbation est un outil au service de votre propre contrôle interne : Bentokai ne vérifie ni l'exactitude ni la licéité du contenu, ni sa conformité aux règles des plateformes.

Les conditions des plateformes. Les conditions et règles de chaque plateforme s'appliquent directement à vous et vous devez les respecter, notamment : pour Facebook et Instagram, les Conditions de service de Facebook, les Conditions d'utilisation d'Instagram, les Conditions commerciales de Meta et les Règles relatives aux Pages, groupes et évènements de Meta ; pour LinkedIn, les Conditions générales d'utilisation (User Agreement) et les Conditions des Pages LinkedIn (LinkedIn Pages Terms) ; et pour la Fiche d'établissement Google, les Conditions d'utilisation de Google, les Conditions d'utilisation supplémentaires des fiches d'établissement Google et les règles et consignes concernant les fiches d'établissement, y compris les règles applicables aux tiers lorsque vous gérez la fiche d'une entreprise qui ne vous appartient pas. L'accès de Bentokai aux plateformes est régi par les Conditions de la plateforme Meta, les Conditions d'utilisation de l'API LinkedIn, les Conditions d'utilisation des API Google (Google APIs Terms of Service) et la Google API Services User Data Policy, et vous ne devez pas utiliser Bentokai d'une manière qui nous amènerait à les enfreindre.

Les plateformes contrôlent leurs services. Chaque plateforme décide seule si, quand et comment elle accepte, affiche et conserve un contenu. Une plateforme peut refuser, retarder, examiner, retirer ou limiter la portée d'une publication ; modifier, restreindre ou retirer l'accès à son API ; limiter le nombre de requêtes que Bentokai peut effectuer ; ou restreindre, suspendre ou supprimer vos profils ou comptes. Les fonctionnalités qui dépendent d'une plateforme peuvent donc évoluer, être limitées ou cesser d'être disponibles. Bentokai ne contrôle pas ces décisions et ne peut garantir qu'une publication sera publiée à l'heure programmée, ni qu'elle le sera, ni qu'elle restera publiée.

Programmation, nouvelles tentatives et résultats incertains. Lorsqu'une plateforme signale une erreur temporaire, Bentokai réessaie automatiquement pendant une durée limitée. Si une publication programmée ne peut pas être envoyée dans un délai de quelques heures après l'heure prévue, Bentokai ne la publie pas en retard : il la marque comme manquée, en informe les utilisateurs qui l'ont rédigée et approuvée, et vous pouvez la relancer. Si Bentokai ne peut pas confirmer qu'une publication a bien été publiée (par exemple parce que la plateforme n'a pas répondu, ou a répondu par une erreur après avoir reçu la publication), il ne la publie pas de nouveau de lui-même et vous le signale. Avant de relancer une telle publication, vérifiez le profil sur la plateforme : la publication est peut-être déjà en ligne, et une nouvelle tentative pourrait la publier deux fois.

Médias. Les images et vidéos que vous téléversez pour publication peuvent être converties ou redimensionnées pour répondre aux exigences de chaque plateforme. Certaines plateformes ne les acceptent qu'en les récupérant depuis une adresse web ; dans ce cas, pendant la publication, Bentokai place une copie temporaire du fichier à une adresse publique mais impossible à deviner et la supprime dans un délai de 48 heures. Le stockage des médias téléversés est limité par marque : lorsqu'une marque atteint sa limite, les nouveaux téléversements sont refusés jusqu'à ce que de l'espace soit libéré ou que la limite soit relevée.

Statistiques et rapports. Les statistiques des profils et des publications, ainsi que les rapports établis à partir de celles-ci, y compris les rapports périodiques envoyés par e-mail, reposent sur les chiffres fournis par chaque plateforme. Ces chiffres peuvent arriver en retard, être révisés, être incomplets ou indisponibles pour certaines périodes, métriques ou publications, et peuvent différer de ceux affichés par les outils de la plateforme elle-même.

Déconnexion. Vous pouvez déconnecter un profil dans Bentokai à tout moment, et vous pouvez également révoquer l'accès de Bentokai dans les paramètres de la plateforme elle-même, comme décrit à la section 4 de la Politique de confidentialité. Une fois un profil déconnecté, Bentokai cesse d'agir sur celui-ci et annule les publications qui restaient en attente de publication sur ce profil. Bentokai ne supprime pas les publications déjà publiées : elles restent sur la plateforme jusqu'à ce que vous les y supprimiez.

7. Facturation et conformité fiscale

Les fonctions de facturation, de comptabilité et de fiscalité sont conçues pour vous aider à respecter les règles applicables à votre activité (y compris, lorsque vous l'activez, la génération d'enregistrements de facturation vérifiables conformément à la réglementation espagnole), mais leur utilisation ne vous rend pas, à elle seule, conforme. Vous êtes l'émetteur de vos factures et le responsable de vos obligations comptables et fiscales : l'exactitude, l'exhaustivité et le dépôt dans les délais des factures, des livres et des déclarations restent de votre responsabilité. Les échéances et les informations de calendrier affichées dans la plateforme sont fournies à titre informatif et peuvent ne pas refléter toutes les règles applicables à votre situation ; vérifiez-les auprès des sources officielles ou de votre conseiller.

8. Traitement automatisé et fonctions d'IA

Certaines fonctions traitent vos documents ou textes automatiquement, par exemple l'extraction des champs d'une facture depuis un PDF importé ou la traduction de noms de catalogue et de contenus d'aide, en recourant à des fournisseurs d'IA tiers comme décrit dans la Politique de confidentialité. Un résultat automatisé peut être erroné ou incomplet. Il vous est toujours présenté pour vérification, et vous devez le contrôler avant de l'enregistrer, de l'émettre ou de vous y fier de quelque autre manière.

9. Utilisation acceptable

Vous vous engagez à ne pas faire un usage abusif du service et à veiller à ce que vos utilisateurs n'en fassent pas non plus. En particulier, vous ne devez pas :

• tenter d'accéder à des données auxquelles vous n'êtes pas autorisé à accéder, perturber le service ou procéder à sa rétro-ingénierie ;
• l'utiliser pour enfreindre une loi ou les droits de tiers ;
• connecter un profil de réseau social que vous n'êtes pas autorisé à gérer, ni y publier ou y répondre ;
• l'utiliser pour envoyer du spam, ni pour des messages, commentaires ou autres interactions automatisés ou en masse qui enfreignent les règles d'une plateforme ;
• publier ou envoyer un contenu trompeur, mensonger ou illicite ;
• tenter de contourner les limites et les règles appliquées par les plateformes, telles que les limites de requêtes et les exigences de contenu ou d'examen, ni les limites appliquées par Bentokai.

10. Vos données et votre vie privée

Notre traitement des données personnelles est décrit dans notre Politique de confidentialité, qui fait partie des présentes conditions. Lorsque nous traitons des données personnelles pour votre compte, la section 11 s'applique.

11. Traitement de données personnelles pour votre compte (accord de sous-traitance)

La présente section constitue le contrat exigé par l'article 28 du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et l'article 33 de la loi organique espagnole 3/2018. Elle s'applique chaque fois qu'Umai Media traite des données personnelles en qualité de sous-traitant pour le compte du client professionnel titulaire du compte Bentokai (« vous », en qualité de responsable du traitement). Elle couvre en particulier les données personnelles d'autres personnes que vous et vos utilisateurs stockez dans Bentokai, telles que vos contacts, les clients et fournisseurs figurant dans vos factures et autres enregistrements, et les contreparties des transactions bancaires que vous importez ; ainsi que les données personnelles d'autres personnes qui parviennent à Bentokai par l'intermédiaire de vos profils de réseaux sociaux connectés, telles que les noms et le contenu des commentaires, avis et messages ; ainsi que les données relatives aux personnes que vous servez au moyen de Bentokai : les visiteurs de vos sites web, les personnes qui y effectuent des recherches et les personnes qui s'abonnent à vos pages de statut ou utilisent vos portails d'assistance et de projets, telles que décrites à la section 2 de la Politique de confidentialité. Le traitement que nous effectuons en qualité de responsable du traitement est décrit dans la Politique de confidentialité. Pour le traitement couvert ici, la présente section prévaut sur toute autre disposition des présentes conditions.

• Objet et durée. Le traitement nécessaire à la fourniture des fonctionnalités de Bentokai que vous utilisez, aussi longtemps que vous utilisez le service, puis uniquement pour restituer ou supprimer les données comme indiqué ci-dessous.
• Nature et finalité. Héberger, stocker, organiser, afficher les données, effectuer des calculs à partir de celles-ci, les exporter et les supprimer, collecter et agréger les données que vos sites web et vos pages publiques envoient à Bentokai, et les transmettre aux plateformes et prestataires que vous connectez, dans le seul but de fournir les fonctionnalités que vous utilisez.
• Types de données personnelles. Données d'identification et de contact (telles que noms, adresses e-mail et postales, numéros de téléphone et numéros d'identification fiscale) ; données de facturation, de paiement et de transactions bancaires ; le contenu des notes, documents et messages que vous stockez ou recevez via Bentokai, y compris par vos portails d'assistance et de projets ; provenant des profils de réseaux sociaux connectés, les noms publics, noms d'utilisateur, photos de profil et le contenu des commentaires, avis et messages ; concernant les visiteurs de vos sites web, des codes de visiteur dérivés chaque jour de l'adresse IP et de l'agent utilisateur, les pages qu'ils consultent et la manière dont ils y sont arrivés, leur appareil, leur navigateur, leur langue et leur localisation approximative et, lorsque vous l'activez, les liens sur lesquels ils cliquent ; les termes recherchés sur vos sites web et les requêtes de la recherche Google par lesquelles ils sont trouvés ; et les adresses e-mail des abonnés à vos pages de statut. Bentokai n'est pas conçu pour traiter des catégories particulières de données personnelles ni des données relatives aux condamnations pénales, et vous ne devez pas l'utiliser à cette fin.
• Catégories de personnes concernées. Vos contacts ; vos clients et fournisseurs et leurs représentants ; les membres du public qui interagissent avec vos profils de réseaux sociaux connectés, par exemple en commentant, en laissant un avis ou en envoyant un message ; les visiteurs de vos sites web et les personnes qui y effectuent des recherches ; les personnes qui s'abonnent à vos pages de statut ou vous contactent par votre portail d'assistance ou les formulaires de votre site web, et les clients que vous invitez sur votre portail de projets ; et vos utilisateurs, dans la mesure où leurs données personnelles font partie du contenu que vous gérez dans Bentokai.
• Vos instructions. Nous ne traitons les données que sur vos instructions documentées, qui sont les présentes conditions et la manière dont vous et vos utilisateurs configurez et utilisez les fonctionnalités de Bentokai, y compris en ce qui concerne les transferts en dehors de l'Espace économique européen, à moins que le droit de l'Union ou le droit espagnol ne nous impose d'agir autrement ; dans ce cas, nous vous en informons avant le traitement, sauf si ce droit l'interdit. Nous vous informons sans délai si, selon nous, une instruction constitue une violation de la réglementation relative à la protection des données. En tant que responsable du traitement, vous êtes responsable de la licéité de vos instructions et de l'existence d'une base juridique pour le traitement.
• Confidentialité. Toutes les personnes que nous autorisons à traiter les données sont soumises à une obligation de confidentialité, contractuelle ou légale.
• Sécurité. Nous appliquons les mesures techniques et organisationnelles exigées par l'article 32 du RGPD, décrites à la section 10 de la Politique de confidentialité, et nous les réexaminons régulièrement.
• Sous-traitants ultérieurs. Vous nous accordez une autorisation écrite générale de recourir aux sous-traitants ultérieurs figurant à la section 6 de la Politique de confidentialité. Nous vous informerons de tout ajout ou remplacement envisagé en mettant à jour cette liste au moins 30 jours avant la prise d'effet du changement, et vous pouvez vous y opposer pour des motifs raisonnables liés à la protection des données en écrivant à privacy@bentokai.com dans ce délai. Si nous ne pouvons pas répondre à votre objection, vous pouvez cesser d'utiliser la fonctionnalité concernée ou mettre fin au service. Nous imposons par contrat à chaque sous-traitant ultérieur des obligations de protection des données équivalentes à celles de la présente section et restons responsables envers vous de leur exécution. Lorsqu'un sous-traitant ultérieur traite les données en dehors de l'Espace économique européen, les garanties décrites à la section 7 de la Politique de confidentialité s'appliquent. Les plateformes de réseaux sociaux que vous connectez ne sont pas nos sous-traitants ultérieurs : elles reçoivent le contenu que vous publiez ou avec lequel vous répondez sur vos instructions et le traitent selon leurs propres conditions. Les services publics et l'autorité fiscale décrits à la section 6 de la Politique de confidentialité ne sont pas non plus nos sous-traitants ultérieurs.
• Assistance. Compte tenu de la nature du traitement, nous vous aidons à répondre aux demandes des personnes qui exercent leurs droits en matière de protection des données, au moyen des fonctionnalités de Bentokai elles-mêmes (telles que la modification, l'export et la suppression d'enregistrements et la déconnexion de profils) et, pour le reste, sur demande ; si une telle demande nous parvient directement, nous vous la transmettons. Compte tenu des informations à notre disposition, nous vous aidons également à respecter vos obligations au titre des articles 32 à 36 du RGPD (sécurité, notification des violations, analyses d'impact relatives à la protection des données et consultation préalable).
• Violations de données personnelles. Nous vous notifions toute violation de données personnelles affectant ces données dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, avec les informations dont vous avez besoin pour remplir vos propres obligations de notification, au fur et à mesure qu'elles sont disponibles.
• Fin du service. À la fin du service, nous supprimons les données ou, si vous nous le demandez avant qu'il ne prenne fin, nous vous les restituons d'abord (les exports de Bentokai vous permettent aussi d'en obtenir une copie vous-même), puis nous supprimons les copies existantes, à moins que le droit de l'Union ou le droit espagnol n'exige leur conservation.
• Démonstration de la conformité et audits. Nous mettons à votre disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de la présente section, et permettons la réalisation d'audits, y compris d'inspections, par vous ou par un auditeur que vous mandatez, et y contribuons, moyennant un préavis raisonnable, pendant les heures ouvrables, sans perturbation déraisonnable de nos activités et sous réserve d'obligations de confidentialité. Les audits sont à votre charge, sauf s'ils révèlent que nous avons manqué de manière substantielle à la présente section, auquel cas nous en supportons les coûts raisonnables.

12. Propriété intellectuelle

La plateforme Bentokai (son logiciel, son design et sa marque) est et demeure la propriété d'Umai Media, S.L. Vous conservez la propriété du contenu et des données que vous apportez à la plateforme, et vous ne nous accordez que les droits nécessaires pour les héberger, les traiter et les afficher afin de vous fournir le service. Lorsque vous ou vos utilisateurs publiez une publication ou envoyez une réponse via Bentokai, vous nous accordez en outre les droits nécessaires pour la reproduire, l'adapter techniquement aux exigences de chaque plateforme (par exemple en convertissant ou en redimensionnant des images et des vidéos) et la transmettre aux plateformes que vous avez choisies. Une fois le contenu sur une plateforme, son utilisation sur celle-ci est régie par les conditions de cette plateforme, y compris la licence que vous lui accordez.

13. Disponibilité et modifications

Nous nous efforçons de maintenir le service disponible et fiable, mais ne garantissons pas un accès ininterrompu, et nous pouvons suspendre le service pour des raisons de maintenance ou de sécurité. Nous pouvons mettre à jour, ajouter ou supprimer des fonctionnalités et réviser les présentes conditions ; les modifications substantielles seront publiées ici. La poursuite de l'utilisation après des modifications vaut acceptation de celles-ci.

14. Avertissements

Le service est fourni « en l'état » et « selon disponibilité », sans garantie d'aucune sorte, expresse ou implicite, y compris d'adéquation à un usage particulier. Rien dans Bentokai ne constitue un conseil comptable, fiscal, juridique ou financier. Les informations financières affichées dans Bentokai sont importées de prestataires tiers et de vos banques, peuvent être différées, incomplètes ou inexactes, et sont fournies à titre purement informatif. Il en va de même des statistiques de réseaux sociaux et des autres données fournies par les plateformes, et c'est la plateforme concernée qui décide si, quand et comment une publication est publiée, affichée ou conservée. Les calculs, totaux, rapports, exports et documents générés sont produits à partir des données que vous saisissez ; vérifiez les chiffres importants au regard de vos propres registres avant de les utiliser.

15. Limitation de responsabilité

Dans la mesure maximale permise par la loi, Umai Media, S.L. n'est pas responsable des dommages indirects ou consécutifs ; des pertes de profits, d'activité ou de données ; des pénalités ou majorations imposées par l'administration fiscale ou d'autres autorités ; ni d'aucune perte résultant de décisions que vous prenez sur la base des informations affichées dans la plateforme, de données que vous n'avez pas vérifiées comme décrit à la section 4, de la disponibilité, de l'exactitude ou de l'actualité des données fournies par les banques ou les prestataires tiers, des actions, décisions ou interruptions des plateformes de réseaux sociaux (y compris les publications refusées, retardées ou retirées, les profils ou comptes restreints ou suspendus, les modifications ou le retrait de leurs API, les limites de requêtes et les données qu'elles fournissent en retard, de manière incomplète ou pas du tout), ou de la relance, sans vérification préalable du profil, d'une publication dont Bentokai a indiqué qu'il ne pouvait pas confirmer la publication. Dans la même mesure, la responsabilité totale cumulée d'Umai Media, S.L. au titre des présentes conditions est limitée aux montants que vous avez payés pour le service au cours des douze mois précédant le fait générateur de la réclamation. Rien dans les présentes conditions n'exclut une responsabilité qui ne peut être exclue en vertu du droit applicable.

16. Résiliation

Vous pouvez cesser d'utiliser le service et demander la suppression de votre compte à tout moment. Nous pouvons suspendre ou résilier l'accès en cas de manquement aux présentes conditions ou lorsque cela est nécessaire pour protéger le service ou respecter la loi. À la fin du service, les données personnelles que nous traitons pour votre compte sont restituées ou supprimées comme décrit à la section 11.

17. Droit applicable et juridiction

Les présentes conditions sont régies par le droit espagnol. Tout litige en découlant relève des tribunaux de la ville de Madrid, sans préjudice des droits impératifs en matière de consommation ou de protection des données dont vous pourriez bénéficier en vertu de votre droit local.

18. Contact

Questions concernant ces conditions : legal@bentokai.com.