Condiciones del Servicio

Estas Condiciones del Servicio regulan tu uso de este sitio web y de la plataforma Bentokai en app.bentokai.com. Al crear una cuenta o usar el servicio, aceptas estas condiciones.

1. Quién presta el servicio

Bentokai está operado por Umai Media, S.L. (NIF ESB26634485), Calle San Gerardo 50, 28035 Madrid, España («Umai Media», «nosotros»). Estas condiciones son un contrato entre tú y Umai Media, S.L.

2. El servicio

Bentokai es una plataforma de gestión empresarial para empresas y sus marcas. Según tu configuración, ofrece herramientas como la gestión de marcas, usuarios y permisos; un directorio de contactos; facturación (proformas, facturas, facturas rectificativas, series de numeración y seguimiento de cobros); funciones de contabilidad basadas en el Plan General Contable español; seguimiento de declaraciones fiscales y un calendario fiscal informativo; una función de Tesorería que te permite conectar tus propias cuentas bancarias para consultar saldos y transacciones; importación de documentos con extracción automática de datos; analítica de búsqueda y de rendimiento web; gestión de redes sociales, que te permite vincular a una marca páginas de Facebook, cuentas profesionales de Instagram, páginas de empresa de LinkedIn y ubicaciones de Perfil de Empresa de Google, redactar, aprobar internamente, programar y publicar publicaciones en ellas, consultar estadísticas e informes sobre el rendimiento de los perfiles y de sus publicaciones y, cuando esté disponible, responder a comentarios, reseñas y mensajes (véase la sección 6); paneles de control; un registro de actividad; y notificaciones en la aplicación y por correo. Las funciones pueden cambiar con el tiempo según se describe en la sección 13.

3. Elegibilidad y cuentas

Bentokai está destinado al uso profesional por parte de representantes autorizados de una empresa. Eres responsable de la exactitud de la información que facilitas, de mantener seguras tus credenciales y de la actividad que se realice bajo tu cuenta. Debes estar autorizado para conectar cualquier cuenta bancaria o perfil de redes sociales que vincules.

4. Tu responsabilidad de revisar los datos finales

Bentokai es una herramienta: calcula, da formato, almacena y transmite la información que tú y tu equipo introducís en ella, y tú sigues siendo el único responsable de esa información y de todo lo que produzcas con ella. En particular, eres responsable de revisar todos los datos finales antes de confiar en ellos o actuar en consecuencia: las facturas y rectificativas antes de emitirlas (los documentos emitidos son inmutables), los asientos e informes contables antes de presentarlos o compartirlos, los plazos antes de confiar en ellos, los datos importados o extraídos automáticamente antes de guardarlos, y cualquier cifra antes de tomar decisiones de negocio basadas en ella. Bentokai no revisa tus datos para comprobar su corrección ni su conformidad legal.

5. Conexiones bancarias y proveedores externos

Cuando conectas una cuenta bancaria, autorizas la conexión directamente con tu banco a través de un proveedor de servicios de información sobre cuentas autorizado (Enable Banking o, cuando corresponda, GoCardless Bank Account Data). Este acceso es de solo lectura: Bentokai obtiene saldos y transacciones para mostrártelos y no inicia pagos ni mueve fondos. Bentokai nunca ve ni almacena tus credenciales de banca electrónica. Puedes desconectar una cuenta vinculada en cualquier momento. La disponibilidad de bancos y datos concretos depende de esos proveedores y de tu banco.

6. Cuentas de redes sociales

La función Social te permite conectar perfiles de redes sociales a una marca a través de la propia pantalla de autorización de cada plataforma y actuar sobre ellos desde Bentokai. El tratamiento de los datos implicados se describe en la sección 4 de la Política de Privacidad.

Tu autorización. Al conectar un perfil, confirmas que tienes en la plataforma el rol necesario para gestionarlo y que el titular del perfil te ha autorizado a conectarlo a Bentokai y a publicar, programar, responder y consultar estadísticas en él a través de Bentokai. Si esa autorización termina, debes desconectar el perfil.

Tus instrucciones y tu contenido. Bentokai solo publica y responde en un perfil conectado siguiendo las instrucciones tuyas y de los usuarios a los que das acceso a la función Social: las publicaciones que ellos redactan, aprueban y programan, y las respuestas que escriben. Eres responsable de todo el contenido que tú o tus usuarios publiquéis, programéis, aprobéis o uséis para responder a través de Bentokai, y de disponer de todos los derechos, licencias y permisos que requiera, incluidos los relativos a cualquier texto, imagen, vídeo, música, marca y dato personal que contenga. El paso de aprobación es una herramienta para tu propia revisión interna: Bentokai no comprueba la exactitud ni la licitud del contenido, ni su conformidad con las normas de las plataformas.

Las condiciones de las plataformas. Las condiciones y políticas de cada plataforma se te aplican directamente y debes cumplirlas, entre ellas: para Facebook e Instagram, las Condiciones del servicio de Facebook, las Condiciones de uso de Instagram, las Condiciones comerciales de Meta y las Políticas de páginas, grupos y eventos de Meta; para LinkedIn, las Condiciones de uso (User Agreement) y las Condiciones de las páginas de LinkedIn (LinkedIn Pages Terms); y para el Perfil de Empresa de Google, los Términos del Servicio de Google, los Términos del Servicio Adicionales de Perfil de Empresa en Google y las políticas y directrices de Perfil de Empresa, incluidas las políticas para terceros cuando gestionas un perfil de una empresa que no es tuya. El acceso de Bentokai a las plataformas se rige por las Condiciones de la plataforma de Meta, las Condiciones de uso de la API de LinkedIn, los Términos del Servicio de las API de Google (Google APIs Terms of Service) y la Google API Services User Data Policy, y no debes usar Bentokai de un modo que nos haga incumplirlas.

Las plataformas controlan sus servicios. Cada plataforma decide por sí misma si acepta, muestra y conserva un contenido, cuándo y cómo. Una plataforma puede rechazar, retrasar, revisar, retirar o limitar el alcance de una publicación; modificar, restringir o retirar el acceso a su API; limitar el número de solicitudes que Bentokai puede hacer; o restringir, suspender o eliminar tus perfiles o cuentas. Por ello, las funciones que dependen de una plataforma pueden cambiar, verse limitadas o dejar de estar disponibles. Bentokai no controla estas decisiones y no puede garantizar que una publicación se publique a la hora programada, ni que llegue a publicarse, ni que permanezca publicada.

Programación, reintentos y resultados inciertos. Cuando una plataforma informa de un error temporal, Bentokai reintenta automáticamente durante un tiempo limitado. Si una publicación programada no puede enviarse en un plazo de varias horas desde su hora programada, Bentokai no la publica con retraso: la marca como perdida, lo notifica a los usuarios que la redactaron y aprobaron, y puedes volver a intentarlo. Si Bentokai no puede confirmar si una publicación se ha publicado (por ejemplo, porque la plataforma no respondió, o respondió con un error después de recibir la publicación), no la vuelve a publicar por su cuenta y te lo indica. Antes de volver a intentar esa publicación, comprueba el perfil en la plataforma: puede que la publicación ya esté visible, y un nuevo intento podría publicarla dos veces.

Archivos multimedia. Las imágenes y los vídeos que subes para publicar pueden convertirse o redimensionarse para cumplir los requisitos de cada plataforma. Algunas plataformas solo los aceptan obteniéndolos desde una dirección web; en esos casos, mientras se publica una publicación, Bentokai coloca una copia temporal del archivo en una dirección pública pero imposible de adivinar y la elimina en un plazo de 48 horas. El almacenamiento de archivos subidos está limitado por marca: cuando una marca alcanza su límite, se rechazan nuevas subidas hasta que se libera espacio o se amplía el límite.

Estadísticas e informes. Las estadísticas de los perfiles y de las publicaciones, y los informes elaborados a partir de ellas, incluidos los informes periódicos por correo electrónico, se basan en las cifras que facilita cada plataforma. Esas cifras pueden llegar con retraso, revisarse, estar incompletas o no estar disponibles para algunos periodos, métricas o publicaciones, y pueden diferir de las que muestran las herramientas de la propia plataforma.

Desconexión. Puedes desconectar un perfil en Bentokai en cualquier momento, y también puedes revocar el acceso de Bentokai en los ajustes de la propia plataforma, como se describe en la sección 4 de la Política de Privacidad. Una vez desconectado un perfil, Bentokai deja de actuar sobre él y cancela las publicaciones que estaban pendientes de publicarse en él. Bentokai no elimina las publicaciones ya publicadas: permanecen en la plataforma hasta que las elimines allí.

7. Facturación y cumplimiento fiscal

Las funciones de facturación, contabilidad e impuestos están diseñadas para ayudarte a cumplir las normas que se aplican a tu negocio (incluida, cuando la actives, la generación de registros de facturación verificables conforme a la normativa española), pero su uso no te hace por sí mismo estar en cumplimiento. Tú eres el emisor de tus facturas y el responsable de tus obligaciones contables y fiscales: la corrección, la integridad y la presentación puntual de facturas, libros y declaraciones siguen siendo responsabilidad tuya. Los plazos y la información de calendario que muestra la plataforma son informativos y pueden no reflejar todas las normas aplicables a tu caso; verifícalos con las fuentes oficiales o con tu asesor.

8. Procesamiento automático y funciones de IA

Algunas funciones procesan tus documentos o textos de forma automática, por ejemplo la extracción de los campos de una factura desde un PDF importado o la traducción de nombres de catálogo y contenido de ayuda, utilizando proveedores externos de IA como se describe en la Política de Privacidad. El resultado automático puede ser erróneo o incompleto. Siempre se presenta para que lo revises, y debes comprobarlo antes de guardarlo, emitirlo o confiar en él de cualquier otro modo.

9. Uso aceptable

Te comprometes a no hacer un uso indebido del servicio y a asegurarte de que tus usuarios tampoco lo hagan. En particular, no debes:

• intentar acceder a datos para los que no tienes autorización, interrumpir el servicio o aplicarle ingeniería inversa;
• utilizarlo para infringir cualquier ley o derecho de terceros;
• conectar un perfil de redes sociales que no estés autorizado a gestionar, ni publicar o responder en él;
• utilizarlo para enviar spam, ni para mensajes, comentarios u otras interacciones automatizados o masivos que incumplan las normas de una plataforma;
• publicar o enviar contenido engañoso, fraudulento o ilícito;
• intentar eludir los límites y las normas que aplican las plataformas, como los límites de solicitudes y los requisitos de contenido o de revisión, ni los límites que aplica Bentokai.

10. Tus datos y privacidad

El tratamiento de los datos personales se describe en nuestra Política de Privacidad, que forma parte de estas condiciones. Cuando tratamos datos personales por tu cuenta, se aplica la sección 11.

11. Tratamiento de datos personales por tu cuenta (contrato de encargo del tratamiento)

Esta sección es el contrato exigido por el artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y el artículo 33 de la Ley Orgánica 3/2018. Se aplica siempre que Umai Media trata datos personales como encargado del tratamiento por cuenta del cliente empresarial titular de la cuenta de Bentokai («tú», como responsable del tratamiento). En particular, abarca los datos personales de otras personas que tú y tus usuarios almacenáis en Bentokai, como tus contactos, los clientes y proveedores que figuran en tus facturas y otros registros, y las contrapartes de las transacciones bancarias que importas; y los datos personales de otras personas que llegan a Bentokai a través de tus perfiles de redes sociales conectados, como los nombres y el contenido de comentarios, reseñas y mensajes; y los datos de las personas a las que atiendes a través de Bentokai: los visitantes de tus sitios web, las personas que buscan en ellos y las personas que se suscriben a tus páginas de estado o usan tus portales de soporte y de proyectos, tal como se describe en la sección 2 de la Política de Privacidad. El tratamiento que realizamos como responsable se describe en la Política de Privacidad. Para el tratamiento aquí regulado, esta sección prevalece sobre cualquier otra disposición de estas condiciones.

• Objeto y duración. El tratamiento necesario para prestar las funciones de Bentokai que utilizas, mientras utilices el servicio, y después únicamente para devolver o suprimir los datos como se indica más abajo.
• Naturaleza y finalidad. Alojar, almacenar, organizar, mostrar, realizar cálculos con los datos, exportarlos y suprimirlos, recoger y agregar los datos que tus sitios web y páginas públicas envían a Bentokai, y transmitirlos a las plataformas y proveedores que conectas, con el único fin de prestar las funciones que utilizas.
• Tipos de datos personales. Datos identificativos y de contacto (como nombres, direcciones de correo electrónico y postales, números de teléfono y números de identificación fiscal); datos de facturación, de pago y de transacciones bancarias; el contenido de las notas, documentos y mensajes que almacenas o recibes a través de Bentokai, también a través de tus portales de soporte y de proyectos; de los perfiles de redes sociales conectados, nombres públicos, nombres de usuario, fotos de perfil y el contenido de comentarios, reseñas y mensajes; de los visitantes de tus sitios web, códigos de visitante obtenidos cada día a partir de la dirección IP y del agente de usuario, las páginas que ven y cómo llegaron a ellas, su dispositivo, navegador, idioma y ubicación aproximada y, cuando lo activas, los enlaces en los que hacen clic; los términos buscados en tus sitios web y las consultas de la Búsqueda de Google a través de las cuales se encuentran; y las direcciones de correo electrónico de los suscriptores de tus páginas de estado. Bentokai no está diseñado para tratar categorías especiales de datos personales ni datos relativos a condenas penales, y no debes usarlo para ello.
• Categorías de interesados. Tus contactos; tus clientes y proveedores y sus representantes; las personas del público que interactúan con tus perfiles de redes sociales conectados, por ejemplo al comentar, dejar una reseña o enviar un mensaje; los visitantes de tus sitios web y las personas que buscan en ellos; las personas que se suscriben a tus páginas de estado o se dirigen a ti a través de tu portal de soporte o de los formularios de tu sitio web, y los clientes a los que invitas a tu portal de proyectos; y tus usuarios, en la medida en que sus datos personales formen parte del contenido que gestionas en Bentokai.
• Tus instrucciones. Tratamos los datos únicamente siguiendo tus instrucciones documentadas, que son estas condiciones y la forma en que tú y tus usuarios configuráis y usáis las funciones de Bentokai, también en lo relativo a las transferencias fuera del Espacio Económico Europeo, salvo que el Derecho de la Unión o el Derecho español nos obligue a otra cosa; en ese caso te informaremos antes del tratamiento, salvo que ese Derecho lo prohíba. Te informaremos sin demora si, en nuestra opinión, una instrucción infringe la normativa de protección de datos. Como responsable, eres responsable de la licitud de tus instrucciones y de contar con una base jurídica para el tratamiento.
• Confidencialidad. Todas las personas a las que autorizamos a tratar los datos están sujetas a una obligación de confidencialidad, por contrato o por ley.
• Seguridad. Aplicamos las medidas técnicas y organizativas exigidas por el artículo 32 del RGPD, descritas en la sección 10 de la Política de Privacidad, y las revisamos periódicamente.
• Subencargados. Nos otorgas una autorización general por escrito para recurrir a los subencargados indicados en la sección 6 de la Política de Privacidad. Te informaremos de cualquier incorporación o sustitución prevista actualizando esa lista al menos 30 días antes de que el cambio surta efecto, y puedes oponerte a él por motivos razonables relacionados con la protección de datos escribiendo a privacy@bentokai.com dentro de ese plazo. Si no podemos resolver tu oposición, puedes dejar de usar la función afectada o poner fin al servicio. Imponemos por contrato a cada subencargado obligaciones de protección de datos equivalentes a las de esta sección y seguimos siendo responsables ante ti de su cumplimiento. Cuando un subencargado trata los datos fuera del Espacio Económico Europeo, se aplican las garantías descritas en la sección 7 de la Política de Privacidad. Las plataformas de redes sociales que conectas no son subencargados nuestros: reciben el contenido que publicas o con el que respondes siguiendo tus instrucciones y lo tratan conforme a sus propias condiciones. Tampoco lo son los servicios públicos ni la autoridad tributaria descritos en la sección 6 de la Política de Privacidad.
• Asistencia. Teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, te ayudamos a responder a las solicitudes de las personas que ejercen sus derechos de protección de datos, mediante las propias funciones de Bentokai (como editar, exportar y eliminar registros y desconectar perfiles) y, en lo demás, a petición tuya; si una de esas solicitudes nos llega directamente, te la trasladamos. Teniendo en cuenta la información de que disponemos, también te ayudamos a cumplir tus obligaciones de los artículos 32 a 36 del RGPD (seguridad, notificación de violaciones, evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos y consulta previa).
• Violaciones de la seguridad de los datos personales. Te notificamos sin dilación indebida, tras tener conocimiento de ella, cualquier violación de la seguridad que afecte a estos datos, con la información que necesitas para cumplir tus propias obligaciones de notificación, a medida que esa información esté disponible.
• Fin del servicio. Cuando termina el servicio, suprimimos los datos o, si nos lo pides antes de que termine, primero te los devolvemos (las exportaciones de Bentokai también te permiten obtener una copia por tu cuenta), y después suprimimos las copias existentes, salvo que el Derecho de la Unión o el Derecho español nos obligue a conservarlas.
• Demostración del cumplimiento y auditorías. Ponemos a tu disposición la información necesaria para demostrar el cumplimiento de esta sección, y permitimos y contribuimos a la realización de auditorías, incluidas inspecciones, por tu parte o por un auditor autorizado por ti, con un preaviso razonable, en horario laboral, sin perturbar de forma irrazonable nuestra actividad y con sujeción a obligaciones de confidencialidad. Las auditorías corren de tu cuenta, salvo que revelen que hemos incumplido de forma sustancial esta sección, en cuyo caso asumimos sus costes razonables.

12. Propiedad intelectual

La plataforma Bentokai (su software, su diseño y su marca) es y sigue siendo propiedad de Umai Media, S.L. Conservas la propiedad del contenido y los datos que incorporas a la plataforma, y nos concedes únicamente los derechos necesarios para alojarlos, tratarlos y mostrarlos con el fin de prestarte el servicio. Cuando tú o tus usuarios publicáis una publicación o enviáis una respuesta a través de Bentokai, nos concedes además los derechos necesarios para reproducirla, adaptarla técnicamente a los requisitos de cada plataforma (por ejemplo, convirtiendo o redimensionando imágenes y vídeos) y transmitirla a las plataformas que elegiste. Una vez que el contenido está en una plataforma, su uso en ella se rige por las condiciones de esa plataforma, incluida la licencia que concedes a la plataforma.

13. Disponibilidad y cambios

Procuramos que el servicio esté disponible y sea fiable, pero no garantizamos un acceso ininterrumpido, y podemos suspender el servicio por motivos de mantenimiento o seguridad. Podemos actualizar, añadir o eliminar funciones, y podemos revisar estas condiciones; los cambios sustanciales se publicarán aquí. El uso continuado tras los cambios significa que los aceptas.

14. Renuncias de responsabilidad

El servicio se presta «tal cual» y «según disponibilidad», sin garantías de ningún tipo, expresas o implícitas, incluida la idoneidad para un fin determinado. Nada en Bentokai constituye asesoramiento contable, fiscal, jurídico ni financiero. La información financiera mostrada en Bentokai se importa de proveedores externos y de tus bancos, puede estar retrasada, incompleta o ser inexacta, y tiene carácter meramente informativo. Lo mismo se aplica a las estadísticas de redes sociales y demás datos facilitados por las plataformas, y es la plataforma correspondiente la que decide si una publicación se publica, se muestra o se conserva, cuándo y cómo. Los cálculos, totales, informes, exportaciones y documentos generados se producen a partir de los datos que introduces; verifica las cifras importantes con tus propios registros antes de usarlas.

15. Limitación de responsabilidad

En la medida máxima permitida por la ley, Umai Media, S.L. no se responsabiliza de los daños indirectos o consecuentes; de la pérdida de beneficios, de negocio o de datos; de las sanciones o recargos impuestos por la administración tributaria u otras autoridades; ni de ninguna pérdida derivada de decisiones que tomes basándote en la información mostrada en la plataforma, de datos que no hayas revisado según se describe en la sección 4, de la disponibilidad, exactitud o actualidad de los datos facilitados por los bancos o proveedores externos, de las acciones, decisiones o interrupciones de las plataformas de redes sociales (incluidas las publicaciones rechazadas, retrasadas o retiradas, los perfiles o cuentas restringidos o suspendidos, los cambios o la retirada de sus API, los límites de solicitudes y los datos que faciliten con retraso, de forma incompleta o que no faciliten), o de volver a intentar, sin comprobar antes el perfil, una publicación de la que Bentokai indicó que no podía confirmar si se había publicado. En la misma medida, la responsabilidad total agregada de Umai Media, S.L. bajo estas condiciones se limita a los importes que hayas pagado por el servicio en los doce meses anteriores al hecho que origine la reclamación. Nada en estas condiciones excluye la responsabilidad que no pueda excluirse conforme a la ley aplicable.

16. Terminación

Puedes dejar de usar el servicio y solicitar la eliminación de tu cuenta en cualquier momento. Podemos suspender o cancelar el acceso si se incumplen estas condiciones o cuando sea necesario para proteger el servicio o cumplir con la ley. Cuando termina el servicio, los datos personales que tratamos por tu cuenta se devuelven o se suprimen como se describe en la sección 11.

17. Legislación aplicable y jurisdicción

Estas condiciones se rigen por las leyes de España. Cualquier controversia derivada de ellas se somete a los juzgados y tribunales de la ciudad de Madrid, sin perjuicio de los derechos imperativos de consumo o de protección de datos que puedas tener conforme a tu legislación local.

18. Contacto

Preguntas sobre estas condiciones: legal@bentokai.com.